Itt kell megemlíteni, hogy nem minden költségvetési intézmény rendelkezik megfelelő informatikai háttérrel. Ekkor a dolgozók úgy ítélhetik meg, hogy jelentősen megnövekszik az adminisztratív jellegű munkájuk a controlling hatására, illetve az adatgyűjtés pontossága és gyorsasága is hagyhat kívánnivalót maga után.
A felépített controlling struktúrának megfelelően a számvitelt is át kell alakítani, a könyveléssel foglalkozó dolgozóknak el kell fogadniuk a controlling szemléletet és a szükséges változtatásokat meg kell tenniük (pl.: számlakeret módosítása, kontírozási szabályok).
Gyakran előfordul, hogy a rendszer bevezetése után elvégzett próbaelszámolások eredményeivel szembesült dolgozók megkérdőjelezik ezek hihetőségét arra hivatkozva, hogy ez náluk nem lehet reális. Természetesen az első próbaelszámolások nem adhatnak messzemenő következtetésre és vezetői döntésekre alapot. Itt kell, hogy kitűnjenek a rendszeren, illetve az adatgyűjtés technikáján még finomítandó részletek. Arra azonban már ezen állapotában is alkalmas, hogy nagyságrendileg arányokat és súlypontokat mutasson. A rendszerben történő szükséges korrekciók elvégzésével az elszámolások pontosodnak és ezzel párhuzamosan az érintett dolgozók körében a controlling megítélése is pozitív irányba változik.
A fentiekből kitűnik, hogy a sikeresen működő controlling rendszer alapfeltétele, mint mindenhol az erős vezetői támogatottság, valamint az érintett dolgozók elégedettségének elérése, valamint megtartása.
Összegzés
A vezetés érvelő helyzetbe kerülhet a megfelelően működtetett controlling rendszer révén a költségvetési pénzek meghatározójánál minisztériumi szinten. A controlling hasznáról természetesen csak akkor beszélhetünk, ha a haszon a kifejlesztési és bevezetési költségeket felülmúlja.
A Diebold Vezetési és Technológiai Tanácsadó Kft. többéves tapasztalata bizonyítja, hogy a hatékonyan működtetett controlling rendszerek bevezetésekor felmerülő költségek néhány hónapon belül megtérülnek és eredményességük világosan látható.
A cikk szerzője a DIEBOLD Vezetési és Technológiai Tanácsadó Kft. munkatársa.
DIEBOLD Vezetési és Technológiai Tanácsadó Kft.
1016, Budapest, Krisztina krt. 99.
TEL.: 212-8951, 212-8952, FAX: 356-4458
Email: [email protected]
Controlling sajátosságai költségvetési intézményekben
A költségvetési pénzekből gazdálkodó intézmények vezetőinek is fontos, hogy tisztán lássák a gazdálkodásuk és napi tevékenységeik főbb mutatóit, ezért szükségük van arra, hogy rendszeresen tájékoztatást kapjanak az intézmény rendelkezésre álló bevételeiről, azok fajtáiról, illetve a működési és fenntartási költségekről.
