A közvetlen munkatársi viszonyban a kommunikáció hatékonysága jelentősen befolyásolja az olyan területeket, mint a motiváció, a visszajelzés, a csapatszellem kialakítása, az értékek és a jövőkép kialakítása, de közvetett hatása van a munkavégzés hatékonyságára is. A kommunikáció egy olyan képesség, ami tanulható, és gyakorlás által fejleszthető. Alapvetően két dolgot kell megtanulni: hatékonyan beszélni és figyelmesen hallgatni.
A coaching abban tud segíteni, hogy az interperszonális kommunikáció alapszabályait elsajátítsa a vezető. A cél, hogy azok alkalmazásával még érthetőbb legyen, és még jobban használni tudja kapcsolati tőkéjét, aminek fontossága az üzleti élet világában már nem kérdőjeleződik meg.
A legtöbb probléma a nem megfelelő kommunikációból adódik. Lehet, hogy csak nem jól fogalmaztunk meg valamit? Vagy nem vettük észre, hogy beosztottunk bal lábbal kelt fel? Mit lehet ilyenkor tenni?
Alapvető szabályok:
- Fogalmazzunk egyszerűen, és ne legyünk mérgesek, ha elsőre nem értik meg, amit mondunk, hiszen mondandónknak az első alkalommal általában ötven százaléka érkezik el a befogadóhoz. Amikor egy vezető utasítást ad egy feladat elvégzésre, amellett, hogy rendelkeznie kell megfelelő szakmai tudással, ugyanolyan fontos az is, hogy miként kommunikál és milyenek a kapcsolatteremtési készségei.
- Tudjuk, hogy kinek címezzük üzenetünket, ugyanis azt a másik félhez kell „hangolni”. Tegyük fel magunknak a kérdést: figyel ránk a másik fél? Alkalmasak a körülmények, hogy a másik fél befogadja az üzenetet?
- Győződjünk meg arról, hogy az üzenet valóban eljutott-e a másik félhez, és az ért-e célba, amit valóban el akartunk juttatni!
Miben segíthet a coaching?
Coachinggal fejleszthető a vezetői kommunikáció, jelentős javulás érhető el az alábbi területeken: önbizalom, érzelmi intelligencia, társas intelligencia, empátia, saját energia szint - ez a motiválásban fontos-, dicsérni tudás, kritikaadás, figyelmi szintek, aktív figyelés, bizalom kiépítése, kérdezéstechnika, személyes kommunikáció, írásbeli (elektronikus) kommunikáció módja, telefonos kommunikáció.
A kommunikáció fejlesztésének folyamata:
1. Helyzetfelmérés
Először célszerű felmérni, hogy milyen az adott helyzet a vezetőnél: milyen a kommunikációja a munkatársaival, hogyan látja magát és hogyan látják őt. 360 fokos elemzések, mélyinterjú, shadow coaching: ezekkel a módszerekkel olyan finomságokat is megfigyelhetünk, hogy ránéz-e a vezető a beosztottra, amikor beszél vele, tartalmaz-e mást is a kommunikációjuk, mint pusztán egy feladat teljesítésének a megbeszélését.
Az első nagy lépés a kommunikáció fejlesztése terén, amikor beismeri valaki, hogy szüksége van fejlesztésre, és van még mit tanulnia, ami azt is jelenti, hogy a hibáival tisztába kell jönnie.
A megfigyelést végzik…
- minden irányban : hogyan kommunikál felettesével, vele egy szinten lévő kollegáival, illetve beosztottaival és a kívülállókkal (például beszállítókkal, ügyféllel).
- minden vertikumban: írásos anyagaiban (e-mailekben), telefonbeszélgetésekkor, személyes találkozásokkor.
- minden eszközét: verbálisakat és nem verbálisakat egyaránt.
2. Mi az, amit meg kell tanulnia egy vezetőnek?
- empátia, a dolgozók gondolatainak megértése,
- aktív hallgatás,
- a mondandó tartalmának kialakítása attól függően, hogy kinek mondja,
- non-verbális kommunikáció ismerete.
3. Végül, de nem utolsó sorban alkalmazni és gyakorolni kell a tanultakat és visszajelzést kell kérni a fejlődésről.
A shadow coaching előnyei
A shadow coachingot azért érdemes alkalmazni, mert ezzel kívülállóként nagyon jól meg lehet figyelni a vezető kommunikációját minden irányban. Egy vezető, aki ezt a módszert alkalmazta, például egyáltalán nem volt tudatában annak, hogy míg feletteseivel, kollegáival nagyon professzionálisan kommunikál, addig beosztottainál igencsak előjön cinikus, ironikus stílusa, aminek nem örülnek az alatta dolgozók.
A coach rákérdezett erre a vezetőnél, aki elgondolkozott és visszakérdezett: lehet, hogy ezért nem mernek őszinték lenni hozzám a beosztottjaim? Ha nem is varázsütésre, de a felismerést követően rövid időn belül tudatosan figyelt a vezető erre, és pár hét alatt változtatott rajta, így a coachingnak nem csak egy nyertese, a vezető lett, de az egész csapata hálás volt érte.
Oborni Katalin - Komócsin Laura
