Mivel a rendszergazda elvileg bármikor láthatja a levelezést, a legtöbben nem a munkahelyi e-mailjüket használják új álláskeresésre vagy privát életük megvitatására. Hazai bírósági gyakorlat még nincsen, ahogy egyértelmű szabályozás sem született az elektronikus postafiók használatának feltételeiről.
Legjobb, ha munkaszerződésben egyezik meg a két fél, hiszen a munkáltató biztosítja a számítógépet, az internet-kapcsolatot és a postafiókot. A munkát érintő levelezésbe is joga van belenézni, noha a személyes adatokat, titkokat nem ismerheti meg. Ez utóbbi kivitelezése a gyakorlatban nehezebb.
Az e-mail-használatra egy adatvédelmi biztosi ajánlás van ugyan, ám ezt csak figyelembe kell venni, törvényereje nincsen. Ha nincs a vállalatnál e-mail-policy, akkor a munkáltató abban az esetben jogosult a személyes címre érkező levél megismerésére, ha ehhez az érintett is hozzájárul, olvasható a Napi Gazdaságban.
