A hasznosítás definiálása
Senki sem dolgozik szívesen úgy, hogy nem látja a munkája hasznát. A tudásmenedzsment esetében ez azonban könnyen előfordulhat. Megvan a veszélye annak, hogy nagy mennyiségű tudást gyűjtünk be és elveszítjük fonalat. Ezért mindig meg kell kérdeznünk, hogy bizonyos tudást hogyan alkalmazhatunk, és ez kinek, illetve mely projektnek hasznosul. Ennek a tudásnak nem kell mindig közvetlenül alkalmazhatónak lennie. Az a tudás, amely nem csak indirekt módon áll kapcsolatban valamely projekttel, azt eredményezheti, hogy a problémákat új perspektívából analizálhatjuk.
Szövetségesek keresése
Aki a vállalatnál be akarja vezetni a tudásmenedzsmentet, annak szövetségesekre van szüksége. Nemcsak a saját osztályáról, hanem más területekről is. A tudásmenedzsmentnek az a feladata, hogy a vállalat ismereteit átlátszóvá tegye. Így nem őrizheti meg féltékenyen magának az ismereteit. A számítógépes rendszer jelentősen megkönnyíti az átláthatóságot, azonban nem helyettesíti mindig a közvetlen beszélgetést. Sokat segíthet, ha más osztályok vagy akár más szervezeti egységek tapasztalati csoportjaival is beszélgetünk. Az is előnyös lehet, ha különböző osztályokhoz tartozó munkatársakkal tanuló teamet alakítunk egy meghatározott témához. Elengedhetetlen természetesen a topmenedzsment támogatásának megnyerése. Amennyiben a vállalat vezetése szkeptikus, akkor a leghelyesebb, ha a tudásmenedzsment konkrét hasznával argumentálunk, ahol kiszámíthatóak a pénzügyi előnyök is.
Szükség esetén: a tudást kint kell keresni
Nem mindig találhatók meg házon belül a szükséges információk. Ilyen esetben házon kívül kell ezeket beszerezni. Számos lehetőségünk adódik erre, pl. specialisták felkérése, tanfolyamok, könyvtárak, az internet stb. Említettük már, hogy az üzleti partnerek, ügyfelek, beszállítók, sőt a konkurensek is értékes információkat adhatnak.
Ellenőrzés
Ahhoz, hogy tudjuk, elértük-e az eredményeket, szükség van a begyűjtött tudás lehetőleg rendszeres ellenőrzésére. Eközben arra a kérdésre keresünk választ, hogy hatékonyan alkalmazhatók-e az információk, és hogy hoznak-e konkrét hasznot. Ilyenkor lehet törölni a fölösleges és gyorsan elavuló információkat. Az is fontos, hogy a megfelelő személyek gyorsan hozzáférhessenek ahhoz a tudáshoz, amelyre szükségük van. Másfelől védeni kell az információkat az illetéktelen hozzáféréstől. Alkalmazzuk az adatvédelmi lehetőségeket! Végül, mindig lehet javító lehetőségeket keresni.
A tudásmenedzsment megszervezése
A tudásmenedzsmentről sokan beszélnek, ellenben jelenleg még viszonylag kevesen alkalmazzák. Ennek oka, hogy a hatékony alkalmazáshoz meg kell szervezni a rendszert. A hogyanra próbálunk az alábbiakban választ adni.
