Minden asztalon nyomtató, minden munkacsoportnak saját másoló. Elvileg ez növeli a produktivitást, s a gyártók szerint az egy lapra jutó költség is nagyon kedvező...
Gyakori tévhit, hogy a gyártók oldalra vetített költségadata minden elemet magába foglal. A beszerzők, mert általában ők felügyelik ezeket az eszközöket, azzal nem kalkulálnak, hogy az összes kellékanyagon, az amortizáción túl számos rejtett költség is jelentkezik. Hogy csak néhányat mondjak: az energiafogyasztás, a helyigény, az üzemeltetéshez szükséges élőmunka, az informatikai problémák elhárítása, mind-mind olyan ráfordítás, melyek nem egy helyen, egy költségvetésben jelennek meg a vállalatnál. Előfordulhat, hogy nem is nagyon követik őket. Tény, hogy ezek nem a legfontosabb költségelemek - de ahogy a mondás tartja, sok kicsi sokra megy. A lehetséges megtakarítás egy nagyobb hazai vállalatnál több tíz, akár száz milliókban mérhető - márpedig ki ne szeretne ekkora tételt megtakarítani?!
A HP képalkotási és nyomtatási üzletága elsősorban a berendezésekről ismert. Mit keresnek mégis ezen a területen?
Az a célunk, hogy felhívjuk a vállalatok figyelmét: ezzel érdemes foglalkozni! Hiszen sok pénz folyhat el, ha nem fordítanak kellő figyelmet a nyomtatók, másolók beszerzésére és üzemeltetésére. A problémát a teljes üzemeltetési költség szempontjából kell nézni. Ráadásul a magyar nagyvállalatok jelentős részénél a külföldi viszonyoknál is rosszabb a helyzet: az egy főre eső nyomtatók száma 1 és 1,5 között van, az eszközök terheltsége nagyon alacsony. Ennek megfelelően nem csak a beszerzés, de az üzemeltetés költsége is jelentős. Mondhatnánk: kidobott pénz, ami az általános működési költségben jelentős tétel lehet. Egy évi néhány százezer oldalt nyomtató vállalatnál már határozottan ajánlott utánanézni, hogyan csökkenthetjük a költségeket. Évi egymillió oldal felett én személy szerint kötelezővé tenném, és tanácsadó kollégáim pedig állnak rendelkezésre.
Önök mit tanácsolnak a vállalati vezetőknek?
Az alapvető irodai működést segítő nyomtatási infrastruktúráról beszélünk, aminek nagyon olajozottan kellene működnie. Alapvetően a munkafolyamatokat kell szolgálnia, a legjobb az, ha nincs vele semmi probléma, ha minden dolgozó jól érzi magát, ha kifogástalanul működik. Ilyen értelemben ez nem csupán egy takarékossági lehetőség. Találkoztunk olyan ügyféllel, aki azt mondta, azért nem szeretne ilyen típusú projekteket indítani, mert egy versenytársunktól hallotta: csak a vezérigazgató írásos utasításával indulhat egy ilyen megtakarítási program. Vagyis ha a mindenkit köteleznek a módosítások végrehajtására, tehát elveszik a személyi nyomtatókat, a folyosón helyezik el őket, mert az igazgatóság így döntött. El lehet képzelni, hogyan fogadnák az alkalmazottak ezt a megoldást.
A HP megközelítése teljesen más. A pénzügyi, beszerzési, informatikai vezetőkkel szeretnénk együttműködni, elmondani, hogyan lehet ésszerűen csökkenteni a nyomtató-másoló infrastruktúra költségeit úgy, hogy a munkafolyamatokban sem következik be zavar.
Hogyan kezdődik egy ilyen projekt?
Az első lépés a helyzet felmérése, a különböző osztályoknál, különböző költségvetésekben jelentkező költségek összesítése. Ismétlem, nem csak a kellékanyagok költségéről beszélünk. Mondjuk van egy vállalatunk, ami évi 1 millió oldalt nyomtat. Lehet, hogy csak a nyomtatási, másolási infrastruktúrával kapcsolatos szerződések, számlák kezelésére alkalmaznunk kell egy munkatársat. Még ha csak egy alacsony bérköltségű adminisztrátorról is van szó, ez minimum évi hárommillió forintba kerül a vállalatnak! Ez egyben azt is jelenti, hogy minden kinyomtatott oldalon jelentkezik ez a rejtett költség, oldalanként 3 forint.
A költségek összesítése után meg kell határozni az elvárt szolgáltatási szintet, az infrastruktúra céljait. Van olyan vállalat, ahol a nyomtató-másoló infrastruktúra mind időbelisége, mind rendelkezésre állása, mind minősége szempontjából kritikus rendszer. Lehet, hogy fontos az állandó rendelkezésre állás, de nem fontos a minőség. Olyan vállalat is van, ahol teljesen mindegy, az adott napon belül mikor, de létfontosságú, hogy kiváló minőségben, még a munkaidő vége előtt kinyomtatódjék a papír. Az üzleti elvárások ismeretében, a célok kitűzése után együtt kidolgozzuk az optimalizációs stratégiát, a legmegfelelőbb megoldást, a mérési és költségkövető rendszereket. Csak ezután kezdődhet a beszerzési projektet. A HP nagyon szívesen segíti a vállalatokat az első ötlettől a megvalósításig, de persze ez nem azt jelenti, hogy a saját eszközeinket, rendszereinket akarjuk ráerőltetni a megbízóra. Persze egyszerűbb, ha minden eszközt egy szállítótól rendeltünk meg, hiszen egyértelmű, kit lehet felelősségre vonni, de ez nálunk nem létszükséglet. Üzemeltetünk teljes erőforrás-kihelyezési projekt keretében olyan nyomtató-másoló infrastruktúrát is, ahol más szállítók eszközeit is a HP munkatársai szervizelik. A megbízó helyzete ilyenkor is egyszerű: a rendszer, a kimeneti közmű a mi felelősségünk, így ha problémája van, csak egyvalakit kell riasztania.
