A legtöbb cég december 14-15-e környékén tartja évbúcsúztató buliját, így ezekre a napokra már nyár közepén foglaltak a jobb helyszínek és a befutottabb fellépők. Kiemelt rendezvényekre célszerű már az év első harmadában helyet foglalni.
Heilig András, a Roxer Event and More Ügynökség rendezvényigazgatója a magyarországi, elsősorban budapesti helyszínek szűkös kínálatában látja a legnagyobb problémát. Kis létszámra még csak-csak találni megfelelő helyet, de kétszáz, háromszáz fő felett már behatároltak a lehetőségek.
Véleménye szerint körülbelül tíz olyan helyszín létezik Budapesten, ahol egy kétszáz fő feletti rendezvényt komoly kompromisszumok nélkül is meg lehet tartani. A legfőbb szempont például, hogy az egybefüggő teret ne keresztezzék oszlopok, elég nagy legyen a belmagasság, legyen megfelelő mennyiségű parkolóhely, és természetesen a vendéglátás színvonala, az ételek minősége is tökéletes legyen.
Egyre többen "karácsonyoznak" januárban
Miután a karácsonyi rendezvények a legtöbb helyen egy időpontba esnek, ilyenkor sokkal nehezebb és költségesebb megfelelő színvonalú helyszínt, fellépőt, cateringes céget találni. Arról nem is beszélve, hogy - amennyiben ügyfélpartiról van szó - a meghívottak köre is sokszor egybeesik. Ezért dönt úgy sok cég az utóbbi időben, hogy rendezvényét átteszi januárra, és nyugodtabb körülmények között - biztosan számítva a meghívottakra - látja vendégül partnereit egy évköszöntő parti keretén belül.
Az időpontok tekintetében a Gála Party Service és más ügynökségek megrendelései közt is látványos a különbség a tavalyi évhez képest: míg régebben a január számított az egyik legcsendesebb hónapnak rendezvény szempontból, mára már lassan utoléri a szezonbeli hónapokat.
Kitűnni a rendezvényzajból
A reklámvilágban elterjedt "reklámzaj" jelenség a rendezvények területén is tapasztalható, hívhatjuk "rendezvényzajnak". Lényege, hogy nagy a kínálat, sok az ötlet, és egyre nehezebb különlegeset alkotni.
A karácsonyi bulikra szánt büdzsék ugyan nem nőnek, az elvárások azonban igen. A Roxer Event and More Ügynökséghez érkezett briefekben egyre gyakrabban tapasztalható a "never seen like this before" meghatározás. Ennek oka - a cég imidzsének építése mellett - a behatárolt időpont is.
Sok megrendelő indul ki ugyanis abból, hogy ügyfele nem csak az ő karácsonyi partiján fog részt venni - egy prominensebb személy akár öt-tíz meghívót is kap erre az időszakra -, és egy átlagos rendezvény nem hagy maradandó nyomot benne. Márpedig a cél az, hogy a vállalat megkülönböztesse magát a többitől.
Üvegsátrak, katakombák
Ennek egyik módja a fényűzés fokozása. Ennél sokkal hatásosabb és az utóbbi időben elterjedt tendencia, hogy magában a produkcióban is megjelenik a cég. Ez lehet a vállalat terméke vagy logója, vagy bármi, ami a cégre utal. Például emlékezetes lehet, ha egy autókereskedő karácsonyi buliján stílusosan az adott márkából száll ki az előadó a színpadon, vagy élő formációban megjelenítik a márka logóját a műsor keretén belül. A lényeg, hogy a produkcióban szerepeljen egy-két rendhagyó elem is, mely bevésődik az emlékezetbe.
A díszletben is illik kirívót rendelni, ezért az ügynökségek ma már elsőként nem a virágkötőket hívják segítségül díszlettervezéshez, hanem inkább a színházi kelléktárakat és technikai gurukat. Egy magára sokat adó társaság karácsonyi partiját színházi kellékek vagy akár több méteres vízfalak díszítik.
Ha a díszlet nem is, a helyszín mindenképp különleges kell, hogy legyen: ilyen lehet például egy 1800 négyzetméteres üvegsátor vagy egy föld alatt elterülő katakomba.
Négyszáz fős házibuli Budán
A szervezett műsor után általában a dolgozók vagy akár az ügyfelek produkciója következik. Nincs parti manapság kaszinó és jóslás nélkül - ezek a programok mindig nagy érdeklődésre számíthatnak. Izgalmas alternatív akció sok helyen a "Ki mit tud?", vagy a megmérettetés egyéb formája, például a karaoke és a táncverseny.
A megkérdezett cégek legtöbbje egy téma köré építi estjét, és a dolgozóknak ennek megfelelően kell beöltözni. A Deloitte Zrt. alkalmazottai például ördögök vagy angyalok lesznek idén. Más karácsonyozók számára kötelező lesz a fehérben vagy feketében való megjelenés, de ismerünk olyan telekommunikációs vállalatot, amely egy négyszáz fős "házibulira" várja dolgozóit egy budai villában. A bevállalósabb cégek akár még fürdőruhába is kényszeríthetik munkatársaikat, ha a buli témája a tűz és víz, a helyszín pedig egy uszoda.
A multinacionális vállalatok közül néhány évente más-más helyszínen tartja évbúcsúztató partiját, attól függően, melyik leányvállalat van soron. De még az állandó multi-ünnepléseken is rengeteg a külföldi, így a műsorszerkesztésnél a nyelvi nehézségekre is külön ügyelni kell.
Az E-ON Földgáz Zrt. éppen ezért zenés, táncos, nyelv-független műsort szervez. Partnerek nélkül várják a kollégákat, mert véleményük szerint így egyfajta csapatépítésként is szolgálhat az este, jobban megismerhetik egymást a munkatársak. Az öltözet meghatározása a "business casual", de éjfél után már lekerülnek a nyakkendők.
Személyre szabott partizás
Polonkai Emese, az AAM Vezetői Informatikai Tanácsadó Zrt. marketingvezetője úgy véli, már nem érdemes beállni az ünneplők sorába, mivel egyre nehezebb kiugró partit szervezni. Az ügyfelek egyszerre több meghívást is kapnak ugyanarra az időpontra, így az AAM inkább a személyesebb megoldások híve. Filozófiája, hogy fontos legalább egyszer egy évben kötetlen módon is találkozni az ügyféllel.
Minél szűkebb a kör, annál jobban meg tudják ismerni egymást a felek. Így az AAM ügyfélre szabott rendezvényeket szervez, melyeken egyszerre csak az adott partnervállalat munkatársai és a meghívottak vesznek részt. A szűk körű rendezvények másik előnye, hogy mindenkinek testhez álló programmal lehet a kedvében járni, úgymint például balatoni vitorlázás, borkóstolás vagy éppen jelmezes filmforgatás.
Van, ahol szavaznak
A T-Mobile biztosra megy: a karácsonyi ünnepség szervezése előtt az alkalmazottak véleményére is kíváncsi volt. Egy előzetes szavazás során igyekezett kideríteni, milyen bulira vágyik a nagy többség.
A kérdések az ünneplés módjára irányultak: választani lehetett a programok műfaja, az öltözködési stílusok és az étkezés módja között. Sőt, még arra is rákérdezett a munkáltató, hogy egyedül vagy partnerrel kívánnak-e részt venni az estén.
A felmérés eredménye szerint a dolgozók legszívesebben partnerükkel együtt, egy könnyedebb programon, ám elegánsan, alkalmi öltözetben szeretnének szórakozni. Ami az étkezést illeti, svédasztalos állófogadás lesz a Kongresszusi Központban. A T-Mobile - sok más céghez hasonlóan - ezen az estén osztja ki a dolgozói díjakat, és köszöni meg mindenkinek az egész éves munkát.
Gábor Fanni
Menedzsment Fórum
