A legegyszerűebb módszer
Több naptár megtekintése
Az Outlook 2003 alkalmazásban saját naptára mellett több másik naptárt is megtekinthet egyszerre. Ha egy értekezlethez szeretne időpontot találni, megtekintheti a résztvevők naptárait. A naptárak színkódoltak, és címkékkel vannak ellátva, hogy gyorsan meg lehessen találni bennük a már ütemezett értekezleteket, ünnepnapokat és szabadságolásokat. Mások megnyitott naptárait egyszerűen megjelenítheti és elrejtheti ismét.
Értekezlet-munkaterületek
Az Outlook 2003 egyik új szolgáltatása, az értekezlet-munkaterületek lehetővé teszi az értekezletek előkészítését és szervezését, a napirend, a bemutatóanyagok, a dokumentumhivatkozások, a részvételi lista egy helyen való tárolásával. Megosztásával. Az Outlook 2003 alkalmazásban az értekezlet-munkaterületek automatikusan is létrehozhatók egy-egy értekezlet-összehívás elküldésével. (E szolgáltatáshoz Microsoft Small Business Server 2003 rendszeren futó Windows SharePoint Services alkalmazás is szükséges.)
Online foglaltságellenőrzés
Az Office 2003 lehetőséget ad értekezletek szervezésére olyan Outlook-felhasználókkal is, akiknek nincs módjuk egy Microsoft Exchange kiszolgáló révén megosztaniuk foglaltsági adataikat az interneten. Ez egy járható útja az olyan értekezletek egyeztetésének, melyen távmunkások, illetve más cégek olyan alkalmazottai vesznek részt, akikkel rendszeresen találkozik. A szervezés első lépései:
- Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és kattintson a Naptár gombra.
- Kattintson a Műveletek menüre.
- Kattintson az Értekezlet tervezése parancsra.
- Vegye fel a résztvevőket - kattintson a További résztvevők gombra, és jelölje ki a résztvevőket a címjegyzékből, vagy a rendelkezésre álló mezőbe írja be a résztvevők nevét és e-mail címét.
- Résztvevő hozzáadása esetén megjelenik egy párbeszédpanel, mely lehetőséget kínál a Microsoft Office internetes foglaltságjelző szolgáltatáshoz való csatlakozásra. Kattintson a Csatlakozás gombra, és kövesse a weblapon megjelenő információkat a foglaltsági adatok beállításához.
- Adja meg az értekezlettel kapcsolatos további információkat. Azok az értekezlet-összehívást megkapó személyek, akik még nem csatlakoztak a foglaltságjelző szolgáltatáshoz, az értekezlet-összehívás érkezésekor csatlakozhatnak.
Az Outlook a foglaltságjelző szolgáltatással együttműködve jeleníti meg a résztvevők foglaltsági adatait az Outlook értekezlet-összehívásaiban, de lehetőség van ezek megtekintésére a weben is. A szolgáltatás adatvédelmi okokból az alábbi korlátozásokat alkalmazza:
- A szolgáltatás nem gyűjt információt az egyes személyek földrajzi elhelyezkedéséről és tevékenységéről.
- Csak a szolgáltatás tagjai lehetnek résztvevők.
- Csak azok érhetik el foglaltsági adatait, akiket erre felhatalmaz.
Az üzleti életben fontos szerepet játszanak az értekezletek. A jól szervezett ütemezés pedig növeli a hatékonyságot.
