A növekedés összetettséget is hoz
Kis csapatban működhet, hogy a kollégák szóban egyeztetnek, a vezető fejben tartja a határidőket, az adatokat pedig külön táblázatok kezelik. Ahogy nő a szervezet, több szereplő, kivétel és egymásra épülő feladat jelenik meg. A hiányos vagy késve átadott információ ilyenkor hibához, csúszáshoz és felesleges adminisztrációhoz vezethet.
A változás jele, ha ugyanannak az adatnak több változata él a cégnél; a vezetői kimutatások napok alatt készülnek el; nem világosak a felelősségek; a pénzügyi hatások csak utólag látszanak; az ügyfél eltérő válaszokat kap; vagy egy új telephely, üzletág, illetve nagyobb ügyfél aránytalan többletmunkát okoz. Ezek azt jelzik, hogy a vállalkozás kinőtte korábbi kereteit. Nem mindent kell egyszerre lecserélni: először a legnagyobb kockázatot és időveszteséget okozó pontokat érdemes feltárni.
Mit érdemes először újragondolni?
Elsőként a folyamatokat és a felelősségi köröket célszerű tisztázni: hogyan jut el egy igény a megrendeléstől a teljesítésig, hol kell jóváhagyás, és ki kezeli az eltéréseket. A cél nem a túlszabályozás, hanem a kiszámítható együttműködés.
A vezetésnek egységesen kell látnia az árbevételi, kintlévőségi, készlet- és fedezeti adatokat, valamint a várható bevételeket, kötelezettségeket és likviditási kockázatokat. A rendelés- és készletkezeléshez közös, naprakész és visszakereshető állapotkép kell, így az értékesítés, a beszerzés és a raktár ugyanabból az adatból dolgozhat.
Mikor időszerű az ERP?
Nem akkor, amikor már minden akadozik, hanem amikor látható, hogy a jelenlegi működés hamarosan szűk keresztmetszetté válik. Egy ERP rendszer kiválasztása előtt a következő két–öt év terveit is érdemes áttekinteni: várható-e létszámbővítés, új telephely, üzletág vagy értékesítési csatorna, több termék, bizonylat vagy vezetői riport?
A megfelelő megoldást nem a funkciólista hossza, hanem a működés érettsége és fejlődési iránya határozza meg. Egy kisebb cégnek a gyors bevezetés és az egyszerű használat, egy összetettebb középvállalatnak pedig a bővíthetőség lehet döntő.
A technológia önmagában nem elég
Egy jól megválasztott ERP közös adatforrást és követhető folyamatokat biztosíthat, valamint gyorsíthatja a vezetői döntéseket, de a rossz működést nem javítja meg automatikusan. Tartós eredményhez egyszerűbb folyamatok, egyértelmű felelősségek, hasznos mérőszámok, felkészített munkatársak és vezetői elkötelezettség szükséges.
A PROGEN megoldásai között a Nagy Machinátor a kisebb és fejlődő magyar vállalkozások igényeihez állhat közelebb, míg a sERPa az összetettebb működésű, növekvő középvállalatok számára készült. Ha szeretné átgondolni, hogy jelenlegi működéséhez és fejlődési terveihez melyik megoldás állhat közelebb, töltse ki a Melyik ERP illik hozzám? kérdőívet.
(x)
