Mi jellemzi a távmunka jó eszközeit?
Az elmúlt 5 évben a távmunkában dolgozók száma 44%-kal nőtt. Ez jelentős változásokat kényszerített a saját és a csapatmunka szervezésében. Melyek a legjobb eszközök a távmunkához? Minden az iparágtól, egy adott vállalat jellegétől vagy akár egy adott alkalmazott szokásaitól függ. Mindazonáltal lehetővé teszi a kommunikáció javítását, az idő és a feladatok ütemezését, nyomon követését, együttműködését és következtetések levonását.
A Google Workspace csomag - távoli munkára szabott
Ha távoli eszközökről van szó, nehéz figyelmen kívül hagyni a Google Workspace szolgáltatáscsomagot. Mindenképpen használhatjuk a Google szolgáltatásait nemcsak magán, hanem üzleti célokra is. A Google Workspace-en belül megtalálhatjuk többek között a Gmail, a Naptár, a Drive, a Dokumentumok, a Meet, a Csevegés és még sokan mások. A csomag a felhőben érhető el, így nem igényel telepítést a vállalati berendezésekre.
Gmail
A Google egyik legnépszerűbb szolgáltatása a Gmail. A vállalatoknak szóló verzióban lehetővé teszi a saját üzleti domain használatát, és nem tartalmaz hirdetést. Nem kell senkinek elmagyarázni a levelezés szükségességét távolról történő munkavégzés közben - a kapcsolattartás a cégen belül és kívül egyaránt sokkal nehezebb lenne anélkül. A Gmailt a böngészőben vagy mobilalkalmazás formájában is használhatjuk.
Google Drive
A Google Virtual Drive (Google Drive) egy másik távoli munka eszköze, amely megkönnyíti az együttműködést A Drive-ban vállalati adatokat tárolhatunk: fájlokat, fényképeket vagy szöveges dokumentumokat, amelyekhez nem szükséges külön helyet kiosztanunk külön eszközökön. Minden alkalmazott, vagy az igénytől függően meghatározott részlegek vagy csapatok hozzáférhetnek a Drive-hoz. Bármilyen eszközről kinyithatjuk őket, és megoszthatjuk a vállalaton kívüli partnerekkel.
Google Chat és Meet
Nehéz elképzelni a hatékony távmunkát folyamatos beszélgetések és rendszeres találkozók nélkül. A Google Chat ideális az első feladatokhoz, azaz egy egyszerű messenger, amelyen külön-külön és csoportosan is beszélgethetünk. A Google Workspace teljes integrációja lehetővé teszi számunkra, hogy kényelmesen megoszthassuk a Drive-ból származó fájlokat a csevegésben, egyszerűen együttműködhessünk a Dokumentumok szolgáltatásban vagy ütemezhessünk megbeszéléseket a Naptárban.
Néha a csevegés nem elég - akkor érdemes használni a Google Meet szolgáltatást. Az értekezletek biztonságát titkosítási és visszaélés-ellenes funkciók biztosítják. Csatlakozhat a beszélgetéshez közvetlenüla linkre kattintva, a Naptárból vagy a meghívót tartalmazó e-mailből. Az egyszerű felület lehetővé teszi, hogy a beszélgetésre összpontosítson, és az Android vagy iOS alkalmazáson keresztül történő beszélgetés lehetősége azt jelenti, hogy sehol sem fogunk lemaradni a találkozóról. Nagyon fontos azt is, hogy a Meet integrálva van a külső szolgáltatásokkal, ami lehetővé teszi, hogy kapcsolatba léphessen a csapaton kívüli emberekkel is, akik nem használják a Google Workspace platformot.
Dokumentumok
A továbbfejlesztett dokumentumok nemcsak a szabadúszók, hanem az egyetlen feladatot megosztó teljes csapatok számára is tökéletes eszköz. Például egy cikk, egy film forgatókönyve vagy kérdések egy webináriumhoz - mindezen dolgozhat együtt kollégáival, figyelheti mások módosításait, megjegyzéseket fűzhet és megvitathatja a projektet a beépített csevegésben. A dokumentumok elérhetőek a felhasználók számára offline, valamint iPhone, iPad és Android eszközökön is.
A Google Workspace csomag maximális kihasználása érdekében érdemes felvenni a kapcsolatot egy Google partnerrel. Nem csak megfelelő szolgáltatást vagy annak csomagját valósítja meg a vállalatban, és megfelelő képzést tart az alkalmazottak körében - 30 napos Google Workspace próbaidőt is kínálhat, és kedvező kedvezményeket adhat.
Asana a feladatkezeléshez
Ha világos, könnyen használható feladatkezelő eszközt keres, nézze meg az Asanát. A barátságos felület a megoldás egyik előnye. A preferenciáinktól függően megtekinthetjük a projekteket lista, táblák vagy idővonalak formájában, és a naptár nézetben is rendezhetjük őket. Az Asana kiváló megoldás, amely egyéni és csapatmunkában egyaránt működik. Távoli alkalmazotti felügyelet esetén ebben az eszközben meg tudjuk tervezni és kiosztani a feladatokat, ellenőrizni azok állapotát és hozzáférési jelentéseket.
Toggl azaz az időőr
Az alkalmazottai nehezen tudják meghatározni, mennyi időbe telik egy adott feladat elvégzése? Vagy esetleg optimalizálni szeretné a munkáját, és ellenőriznie kell, hogy mely projektek tartanak túl sokáig? A Toggl, egy időfigyelő eszköz, ami tökéletes ilyen esetekben. A Toggl-ban projekteket hozhatunk létre, és meghatározott munkatársakat vagy egész csapatokat rendelhetünk hozzájuk. A tiszta jelentések segítségével fekete-fehéren láthatja, hogyan oszlik meg az egyes projektek munkája.
