Pontosan milyen feladatokra kell segítség?
A „kisegítő munkatárs” megnevezés önmagában kevés támpontot ad a jelentkezőknek. A munkakört érdemes konkrét tevékenységekre bontani: árufeltöltés, rendelés-összekészítés, adatellenőrzés vagy ügyfelek fogadása. Így hamarabb kiderül, milyen készségek szükségesek, és melyek tanulhatók meg rövid betanítás során. Egy irodai adatrögzítő pozíciónál például fontos lehet az Excel ismerete, míg rendezvényes feladatoknál inkább a pontos érkezés és a megfelelő kommunikáció számít.
A létszám mellett az időzítést is érdemes megtervezni
Más szervezést igényel egy kétnapos leltár és egy teljes nyári szezon. A szükséges létszámot, a műszakok hosszát és a kezdés időpontját célszerű együtt meghatározni. Diákok esetében az iskolai elfoglaltságok is befolyásolják a rendelkezésre állást, ezért a tanév közbeni délutáni és hétvégi munkák más beosztást kívánhatnak, mint a szünidei feladatok. Ahol a forgalom napról napra változik, ott különösen fontos az előzetes egyeztetés a módosítható műszakokról.
Kevesebb szervezés külső partnerrel
A hirdetések kezelése, a jelentkezőkkel való kapcsolatfelvétel és a beléptetés előkészítése jelentős belső kapacitást köthet le. Egy diákmunka közvetítő bevonásával a toborzás és az adminisztratív feladatok egy része átadható szakosodott partnernek. Az Y Diák például a toborzás mellett a szerződéskötéshez és az elszámoláshoz kapcsolódó folyamatokban is közreműködik, így a vállalati csapat a munkavégzés megszervezésére koncentrálhat.
A feladatok megosztását ugyanakkor már az együttműködés elején tisztázni kell. Ki hagyja jóvá a beosztást, ki igazolja a ledolgozott órákat, és kihez érkeznek a változások? Ha ezekre előre megszületik a válasz, kisebb az esélye a párhuzamos egyeztetéseknek és az elmaradt információknak.
A gyors betanítás a toborzás része
Az újonnan érkező diákok gyakran rövid idő alatt kapcsolódnak be a napi munkába. A belépésük akkor a legegyszerűbb, ha az első műszakra világos feladatlista és kijelölt kapcsolattartó várja őket. Egy raktárban például rövid helyszíni bemutatóval tisztázható az árukezelés menete, egy üzletben pedig az, mely kérdésekkel kell a tapasztalt kollégákhoz fordulni. Az alapvető munkavédelmi oktatásról természetesen ilyenkor sem lehet lemondani.
A következő igényre is érdemes felkészülni
A szezon végén hasznos áttekinteni, mely műszakok feltöltése okozott nehézséget, és mely feladatokhoz kellett több betanítás. A tapasztalatok alapján pontosítható a következő munkaerőigény, így egy későbbi kampány vagy forgalmas időszak előtt már gyorsabban elindítható a keresés. Ha rendszeresen szükség van fiatal munkatársakra, egy diákmunka közvetítő bevonása kiszámíthatóbbá teheti az előkészítést. Az ehhez szükséges toborzási és foglalkoztatási együttműködésben az Y Diák is partner lehet.
