Távmunka-kordinátor: a jövő munkaköre
Miután a távmunkaprogram kialakítása a vállalat szervezeti felépítésének átszervezéséhez kapcsolódik, sokakban a változás bármilyen formája a bizonytalanság érzetét keltheti. Célszerű a vállalati kommunikációban pozitívan megfogalmazni és kihangsúlyozni a távmunka program célját, és megerősíteni a távmunkásokat arról, hogy ők is a vállalat megbecsült munkatársai.
Javasolt egy távmunka-koordinátori pozíció kialakítása. Feladatai között szerepelhet a távmunkások rendszeres tájékoztatása. Hozzá futhatnak be a távmunkások kérdései, problémái, ő pedig továbbíthatja a megfelelő fórumok felé, és gondoskodhat arról, hogy a kérdésekre megérkezzenek a válaszok.
Vállalati kommunikáció
Erősíteni lehet a távmunkások egymás közti kommunikációját azáltal is, hogy belső intranetes oldalt (elektronikus faliújságot) alakítanak ki számukra. Továbbá javasolt egy elektronikus úton is elérhető "munkavállalói kézikönyv" kialakítása, ahol információkat találhatnak akár a költségek elszámolásáról, akár az idő-elszámolási rendszer használatáról.
Célszerű lehet kialakítani egy anonim kérdőív rendszert, amelynek keretein belül a vezetők visszacsatolást kaphatnak a távmunkásoktól a munkavégzéssel, munkakörülményekkel kapcsolatos problémákról, igényekről, és nem utolsó sorban a távmunkások motivációjának szintjéről. Miután a távmunkások ezeket a kérdőíveket a vezetőik felé nyújtják be, kiemelten hangsúlyozzuk ezek anonimitásának szükségességét.
Szükség lehet adott időközönként (2-3 hetente) rendszeres megbeszélések szervezésére, amely személyes fórum lehet a problémák megbeszélésére, ahol tájékoztatást kaphatnak a távmunkások a cég életének aktualitásairól.
Teljesítményértékelés
A távmunka esetében a munka értékelése nem a munkahelyen eltöltött idő, hanem valóban a teljesítmény függvénye kell legyen. Megfelelő elektronikus teljesítményértékelő rendszer segítségével mérhetővé válhat a dolgozók teljesítménye. Fontos kritérium azonban az, hogy a teljesítményértékelési rendszer mindenképpen konkrét, objektív és mérhető mutatókkal rendelkezzék. Célszerű a szubjektív elemeket kihagyni vagy lecsökkenteni a rendszerben, egyrészt, mert a személyes kapcsolat limitált a távmunkás és vezetője között, másrészt pedig így kiküszöbölhető a vezető pusztán szubjektív véleményre alapozott értékelése.
Kompenzációs rendszer
Célszerű lehet a távmunkához kapcsolódó juttatásokat egy cafeteria-rendszer keretén belül kompenzációs rendszerükbe beépíteni és kiterjeszteni az egész vállalatra. A flexibilis dolgozói juttatások (cafeteria-rendszerek) olyan javadalmazási rendszert képeznek, amely lehetővé teszi az alkalmazottak részére, hogy fizetésük és juttatásaik arányát maguk határozzák meg a rendelkezésükre álló választási lehetőségeken és költségkereten belül.
Munkaidő, szabadság
A távmunka esetében nélkülözhetetlen egy hatékony idő-elszámolási rendszer kialakítása. Az idő-elszámolási rendszerhez érdemes egy szabadság-nyilvántartási rendszert hozzákapcsolni. Célszerű a távmunkásoknak a szabadságigényüket vezetőjük számára elküldeni, aki (akár a távmunka-koordinátor segítségével) egy esetleges elérhetőségi illetve leterheltségi kimutatás alapján megfelelően szét tudja osztani a feladatokat a többi távmunkás között. Így nem fordulhat elő az, hogy annak küldi el a feladatot a vezető, aki szabadságon van, vagy már amúgy is elmaradt az addigi feladataival.
Forgács Tamás
Magyar Távmunka Szövetség
