Az iratok rendezése gyakran okoz fejtörést, hiszen a cél az archiválás mellett a kereshetőség is. Hiába fűzünk le tehát dokumentumok iratrendezőbe, vagy tesszük őket függőmappákba, esetleg iratpapucsba, valamilyen rendező elvet ki kell alakítanunk. Ezek az irodai eszközök ugyanis remekül megőrzik a papírjainkat, de csak akkor lesznek hasznos segítőtársak, ha átgondoltan rendszerezzük a dokumentumokat.
Tehát mielőtt fognánk a papírjainkat, betennénk azokat egy genothermbe és lefűznénk egy iratrendezőbe, érdemes átgondolni, hogy mikor lehet ezekre szükség, és ha ismét kellenek, akkor milyen módon fogjuk őket a legkönnyebben megtalálni. Az egyik kedvelt módszer, ha ABC sorrend szerint rendezzük az iratokat. Néhány esetben, például személyi anyagoknál ez messze a legkézenfekvőbb módszer, ezeket a papírokat függőmappákban tárolva bármikor könnyen előkereshetőek az adott munkatárshoz tartozó dokumentumok.
Az alfabetikus rendezésnél a címkék nevein sem kell sokat gondolkodnunk, hiszen az ABC betűi adottak. Ezeket feltüntetjük a mappákon, gyorsfűzőkön, iratrendezőkön, így ha szükségünk van egy C betűs céghez, személyhez tartozó papírra, akkor leemeljük a polcról a megfelelő tárolót és gyorsan rá is lelhetünk a keresett anyagra.
Mik az előnyei az ilyen típusú rendszerezének?
- Könnyen megérthető, és könnyen kezelhető.
- Gazdaságos, mert nincs szükség külön indexálásra.
- Rugalmas és egyszerűen skálázható, hiszen bármikor nyithatunk egy új mappát, vagy éppen eltávolíthatjuk a feleslegessé vált darabot.
- Egyaránt alkalmas kis és nagy szervezetek.
- Azért is hasznos, mert minden típusú levélhez és dokumentumhoz alkalmazható.
Milyen hátrányai vannak?
- Azonos nevet viselő személy vagy szervezet esetén nehézséget okozhat az ilyen rendezés.
- Ha titkosan kell kezelni mappákat akkor sem ajánlott, hiszen az irattartókon, iratrendezőkön szerepel a név.
- Amennyiben nagyon nagy mennyiségű adatot kell gyorsan kezelni akadályokba ütközhetünk.
- Ha egy szervezet működése során a kronológiai nyilvántartás fontosabb, akkor sem javasolt ez a rendszerezés.
(x)
