A tervezéstől a konkrét megvalósításig
Tervezés
A felmérés alapján a tervezés során meg kell határozni azt a távmunka modellt, amelyet a vállalat alkalmazni kíván. El kell dönteni, hogy az üzleti célokhoz legonkább az otthoni, mobil vagy távmunkaházban végzett távmunka a legalkalmasabb. Ezután a munkafolyamatok helyhez kötött erőforrásainak, valamint a kommunikációs szokások figyelembe vételével meg kell határozni, hogy alkalmi, rendszeres vagy állandó távmunka kialakítása lehetséges.
A tervezés során a szabályozási környezetet ki kell bővíteni a távmunkához kapcsolódó speciális szabályozásokkal. El kell készíteni a távmunkavégzésre vonakozó igénylési és jóváhagyási folyamatot, az otthoni munkakörnyezetre vonatkozó, munkavédelmi előírásoknak megfelelő szabályzást, a távmunkások elérhetőségére és ellenőrzésére vonaktozó iránymutatásokat.
Az infrastruktúra tervezése során biztosítani kell azokat a fizikai eszközöket, amelyek a távmunkavégzést lehetővé teszik. Meg kell tervezni, hogy az egyes szoftver, hardver és hálózati komponensek milyen átalakítást, cserét vagy bővítést igényelnek. A tervezés ki kell, hogy térjen a szükséges változtatások költségkalkulációjára is. Fontos tervezési szempont továbbá a megfelelő távoli menedzselhetőség lehetőségének biztosítása, amely további új eszközöket is igényelhet.
A távoli munkavégzés fokozott kommunikációs és kontroll igényeket támaszthat, emiatt meg kell vizsgálni az azonnali üzenetküldő alkalmazások, dokumentumkezelő és folyamatvezérlő szoftverek bevezetésének lehetőségét is. Fontos tervezési szempont a vállalati hálózat és a kliens számítógépek megfelelő védelme (vírusok, betörések).
A HR környezet kialakításakor biztosítani kell a távmunkások egyenlő bánásmódját, nem szabad hátrányos megkülönböztetésben részesíteni őket a karrierlehetőségek, écges események, juttatások és más területeken sem.
Bevezetés
A tervezés során kialakított működési környezet kialakítása során biztosítani kell, hogy a változtatások zökkenőmentesen történjenek. Ezt javasolt munkaszüneti napokon elvégezni, felkészülve az esetleges problémák kezelésére. Minden esetben javasolt visszaállítási tervet készíteni, amely a sikertelen bevezetés esetén szükséges lépéseket tartalmazza. Ez a lépés gyakorlatilag az infrastrukturális eszközök beszerzését, szabályzatok érvénybe helyezését, oktatási anyagok elkészítését foglalja magában.
A működési környezeten túl fontos szerep jut a kontrollkörnyezet kialakításának is. A távmunka révén a munkavállaló távolabb kerül a vezetőktől, ezáltal a közvetlen ellenőrzés már nem lesz lehetséges. Ezért olyan kontrollokat kell meghatároznia, amelyekkel biztosítható, hogy a munkafolyamatok az üzleti célokkal összhangban, a tervezettnek megfelelően zajlanak.
Emellett egy olyan mérőrendszert kell beállítani, amellyel mérhető mind a távmunkavégzést kiszolgáló infrastruktúra rendelkezésre állása és megfelelőssége, mind a munkavégzők által nyújtott teljesítmény és hatékonyság. Ezek olyan indikátorok, amelyeket az érintett vezetők definiálnak és rendszeres időközönként ellenőrzésre megkapnak.
Forgács Tamás
Magyar Távmunka Szövetség
