A székhely biztosítására határozatlan idejű megbízási szerződést kell kötni a cégnek az ügyvédi irodával. A megbízás határozott idejű csak akkor lehet, ha maga a cég is határozott időre jött létre.
A szerződésbe bele kell foglalni azoknak a cégiratoknak a jegyzékét, amelyet az ügyvéd az irodájában őriz. A rendelet csak azokat az iratokat sorolja fel, amelyeket kötelező ott tartani. Ezek a cég alapító dokumentumai, hatósági engedélyei, az APEH bejelentés és az éves beszámolók.
A letett iratokról ezt követően az ügyvéd napra kész nyilvántartást vezet, és az egyéb iratoktól elkülönítetten kezeli azokat. Az elkülönítésnek két módja lehet: vagy külön helyiségben, vagy külön zárható szekrényben tárolja az iratokat. Amennyiben a hatóság kényszerintézkedést foganatosít az iratokkal kapcsolatosan, akkor az ügyvéd ezt nem akadályozhatja, de jogosult azonnal értesíteni az ügyfelét.
