6. Integrálhatóság
Minden rendszer használatában eljön az idő, amikor integrálni kell más alkalmazásokkal, például bérszámfejtő szoftverrel vagy az SAP-val. Érdemes olyan rendszert választani, melyben biztosított a külső adatbázisokkal való kommunikáció. Itt előrelátónak kell lenni, hiszen egy több éve használt rendszert nem költséghatékony lecserélni azért, mert nem integrálható más szoftverrel.
7. Több szabvány kezelése
A cégek általában a 9000-es szabványsorozattal kezdenek, de nem ritka, hogy ezután jön a környezetirányítás vagy a HACCP. Az új szabványokra nem érdemes új rendszereket bevezetni. Fontos, hogy a legelőször bevezetett rendszerben legyen biztosított a több szabványkezelés, mert így az bármikor bővíthető lesz.
8. Testreszabhatóság
Két egyforma cég és két egyforma működési modell nem létezik, ezért szerencsés olyan szoftvermegoldást választani, melyben biztosított a továbbfejlesztés lehetősége.
Azon cégek, amelyek ezeket a szempontokat figyelembe veszik, hosszú távú megoldást szeretnének, nem pedig átmeneti szigetrendszert. Ilyen szintű komplett megoldás a magyar piacon is létezik.
A tapasztalatok szerint sok cég csak az audit miatt tart fenn két rendszert, egy papíralapút és egy elektronikusat. Ennek hátterében az áll, hogy az auditor - bár megdicséri az elektronikus dokumentum-nyilvántartást - mégis áttér a papír alapú auditálásra, hiszen a feljegyzések, formanyomtatványok, mérési eredmények már papíron vannak kinyomtatva.
Erre a problémára megoldást jelent, hogy már léteznek olyan ISO-rendszermegoldások, amelyek egységes felépítésében az auditorok kiválasztják a kívánt dokumentumokat, és a rendszer máris elkészíti számukra azt egy egységes Word-sablonba, megkímélvén őket a papírhalmazokban való keresgéléstől.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy az ISO-rendszerek kialakítása mellett fontos a hatékonyság növelése, hiszen egy gondosan kiválasztott ISO-menedzselő szoftver segítségével időt nyerhetünk, és a gyors reagálásnak köszönhetően biztosított a piaci versenyelőny is.
Szemerszky Zsolt
Green Hope Bt
ISO-rendszer papírmentesen
Az uniós verseny miatt ma már elengedhetetlen a cégek ISO minősítése. Nem ritka, hogy az ISO a vállalatok számára sokszor egyenlő a felesleges plusz dokumentálási feladatokkal. Ez rossz hozzáállás, hiszen léteznek olyan szoftverek, melyek leveszik ezt a terhet a cégek válláról.
