Az információtechnológia stratégiai szerepe a vállalatoknál

Vállalati informatikai tevékenységek

A legfontosabb informatikai stratégiai kérdések áttekinthetőek az ábra segítségével. A négy mező teljesen egyenrangú. Az elnevezések azokra a feladatokra utalnak, amelyek elvégzésére az adott vállalati szerep és erőforrás együttes általában elfogadott eszköz. A belső erőforrással történő szolgáltatatás, a hagyományos vállalati informatikai üzemeltetést jelenti ("tűzoltás", festékpatron csere, képernyővédő beállítás stb.). A külső erőforrással szolgáltatás a klasszikus kiszervezési (outsourcing) eljárást tükrözi. Rendszerek karbantartásához, felhasználói támogatás (support) jellegű feladatokhoz ideális megoldás lehet. Külső szakértők stratégiai tevékenysége a tanácsadás. Önmagában, belső stratégiai vízió nélkül zsákutcába torkolhat. Saját csapatunk stratégia szemléletű tevékenysége az információtechnológiai eszközök optimális vállalati alkalmazásának nélkülözhetetlen eszköze.

Ezek a summás összegzések végtelenül leegyszerűsítik az informatika vállalati alkalmazásával kapcsolatos bonyolult döntési folyamatokat. Az információtechnika és technológia jelenlegi fejlődési üteme mellett nehéz az egymásnak ellentmondó követelmények között (pl. korszerűség, megtérülés) optimális döntéseket hozni. A legrosszabb, amit tehetünk, ha nem hozzunk döntéseket.

Az információtechnológia a korszerű vállalat egyik legfontosabb eszközrendszere. Sikertényező, de nem "csodafegyver". Az informatikai projektek jelentős része még ma sem fejeződik be, illetve nem az eredeti célok megvalósulásával ér véget. A kockázat a vállalati informatikai kultúra növelésével csökkenthető. A vállalatok többnyire már ma is csak számítógépet kezelni tudó munkaerőt keresnek. Széchenyi a nemzet felemelkedéséhez "kiművelt emberfők sokaságát" tartotta szükségesnek. Ma információtechnológiát ismerő "emberfők sokasága" a vállalat versenyképességének egyik alapfeltétele.

Az informatikai rendszerekhez kötődő döntések gyakran sértenek hatalmi érdekeket. Az informatikusok sokszor kerülnek szembe a vállalati alaptevékenységeket képviselő szakemberek speciális eszközrendszer igényével. Az integrált rendszerek logikája szerint gondolkodó vezetők keserű tapasztalata, hogy elveszíthetik saját információtechnológiai rendszerük feletti kontrolljukat. A csoportérdekek logikája szerint megvalósított rendszerek pedig ritkán optimálisak az üzleti folyamatok mentén vizsgálva. A belső szolgáltató helyzetben működő informatikai osztályok aligha képesek hatalmi eszközökkel a vállalati alaptevékenység prominens képviselői által előterjesztett döntéseket befolyásolni. Amíg az informatika szervezetileg nem kerül a megfelelő szintre, addig nem marad más csak a vállalati informális diplomácia kényes eszközrendszere. Az informatikai vezetőknek ajánlott irodalom néhány a vállalatai szociológiával és a pszichológiával foglalkozó alapmű elolvasása.

Elsősorban a nagyobb vállalatok munkamegosztásában óhatatlanul felvetődik az informatikai tevékenység centralizáltságának kérdése is. Az informatika akkor képes megfelelni a vele szemben támasztott elvárásoknak, ha belesimul a vállalati hierarchiába. Ha egy vállalat döntési-mechanizmusa centralizált, akkor az informatikai szakterület, valamint az általa szabályozott üzleti folyamatok is legyenek ennek a centralizált hierarchiának megfelelőek. Egy decentralizáltan szerveződő cégnél valószínűleg az osztott informatikai szervezet jobban megfelel az elvárásoknak.

Az informatikai stratégia következő említésre érdemes eleme az adott iparág informatikai standardjai és elterjedésük mértéke. A korszerű informatikai rendszerek túlnőnek az adott vállalat intranetén, és a vállalatok közötti szabványos adatcsere által válnak igazán eredményessé. Ehhez azonban az adott vállalati környezetnek viszonylag együtt kell fejlődnie. Kézenfekvő példaként az autógyártásban elterjedt EDI rendszert lehetne említeni.

A stratégiai kérdések között nem szabad megfeledkezni néhány nehezen elfogadtatható speciálisan az informatikához kötődő vállalati kiváltság megteremtésének szükségességéről. Példaként tekintsük az oktatást vagy a bérezést. A vállalatok igencsak szűkmarkúan mérik az oktatásra szánt kereteket, akkor is sokszor arányos módon. Az informatikai tudás az internetes paradigmaváltás miatt gyorsan elavul. A hardverek, az alapszoftverek és a fejlesztő eszközök olyan elképesztő sebességgel változnak, hogy az informatikai szakma lételeme a folyamatos és drága pénzen megvásárolható tudáskonverzió.

A stratégia kulcstényezője az informatikai csapat. A csapat minden tagjának meg kell értenie szerepét és feladatát. Önállóan, mégis csapatban kell dolgozni általában valamilyen mátrixszerű belső szervezetben. Nem csoda, ha az informatikai csapat általában nehezen kezelhető. A piac mobilizálja a legjobbakat. Sok magasan kvalifikált specialista vagy interdiszciplináris tudományokkal rendelkező szakember dolgozik együtt. Ahhoz, hogy a szolgáltatói szerephez szokott informatikusok stratégiai szerepet kapjanak, először önmagukról kell új, pozitívabb képet sugározniuk. A csapatnak el kell hinnie magáról, hogy máris stratégiai helyzetben van. A csoport tagjai általában nem azonosan értékelik a csoport tevékenységét. Első és legfontosabb feladat a csapat megnyerése az új stratégiának. Az informatikai vezető ebben a szerepben marketing feladatokat lát el. A belső marketing nehezebb feladat, mint a külső. A csapatról alkotott arculat alakítása a csapat minden tagjának közös ügye. Nem elég a csapat egy részének új arculat szerint dolgozni, ha a többi kolléga szkeptikusan legyint. Átmenetileg be lehet csapni a környezetet, de ez gyors hitelrontáshoz vezet. Elegendő párszor félreinformálni a környezetet és legközelebb már nem hisznek nekünk. Az új helyzetbe való átmenet alapfeltétele a csapat által elfogadott, írásban rögzített informatikai stratégia. Ha a csapat nem bízik saját stratégiája sikerében, nem várható el a vállalati környezettől, hogy bízzon a csapatban.

Az informatika tárgyköréből kiragadott néhány példa az információtechnológia vállalati integráló és üzleti stratégiai szerepét illusztrálja. Az első lépést az informatikusoknak önmaguknak kell megtenniük. Meg kell fogalmazni, és saját csapatukkal el kell fogadtatni az új stratégiai szerepnek megfelelő tervet. Az informatika vállalati teljesítményét rengeteg felsőszintű döntés befolyásolja. A kitartó, következetes és tervszerű tevékenység biztosan meghozza eredményét. Nem szabad idő előtt feladni. Közismert magyar sajátosság a panaszkodás és mártíromság. Mások sikerét a szerencsének tulajdonítjuk, a saját eredménytelenségünket a körülményekkel magyarázzuk. Pedig a látszólag reménytelennek látszó helyzetekből is mindig van kiút. Helyesen kell felmérni a pillanatnyi helyzetet, és pontosan kell ismerni, hová akarunk eljutni.