Mihelyt kitűztük a céljainkat és meghatároztuk a résztvevőket, hasznos néhány alapszabály rögzítése:
1. Készítsünk egy napirendet. Még ha csak egy tétel is szerepel a napirenden, vagy ha a meeting szabályszerűen van beütemezve, akkor is írjuk le, és adjunk másolatokat a résztvevőknek. Ezzel tartozunk nekik.
2. Érkezzünk korán. Ellenőrizzük, hogy a terem tiszta-e és, hogy a szükséges eszközök rendelkezésre állnak-e. Általában néhány dolgot meg kell még csinálni, hogy a helyszínt felkészítsük.
3. Kezdődjön pontosan, érjen véget pontosan. Nem fair azokra nézve, akik időben ott vannak, hogy a későkre kell várni. Ütemezzük úgy a gyűlést, hogy tartsa az ígért napirendet és időbeosztást. A résztvevők más munkát is terveznek arra az időre.
4. Ne legyenek megszakítások. Ne engedjük a külső félbeszakításokat, vagy, hogy a résztvevők egymást szakítsák félbe. Ha jelen vannak, fontos a véleményük.
5. Legyünk jó résztvevők. A résztvevők megérdemelnek egy jól szervezett és működő meetinget. Ne toleráljuk a rossz meetingeket. Elvárják Öntől, hogy közreműködjön a sikeres gyűlésben.
6. Legyünk jó levezetők. Ha Ön a meeting elősegítője, állítsa fel a gyűlés céljait és a tárgyait, tartsa napirenden és vonjon be mindenkit az eljárásba.
7. Összegezzünk és ellenőrizzünk. Mindig vizsgáljuk meg az eredményeket, és készítsünk egy ellenőrző tervet, hogy biztosítsuk az előre megállapított eseményeket végrehajtását.
Egy rendszeresen ülésező, állandó bizottság felállításánál legyen különösen figyelmes. Ilyen gyűléseket látogatása szokássá válik, és a szokásokat nehéz megtörni. Ezek a meetingek a vállalatkultúrájának részeivé válhatnak, és nehéz gazdaságilag kifogásolni egy ilyen alapokon nyugvó gyűlést. De bátorságra van szükség, hogy harcoljunk a meetingek ellen, és nem szabad félni felhagyni egy idejétmúlt gyakorlattal.
Az egyik fegyver a haszontalan gyűlések ellen a mini-meetingek lehetnek. Lehetne tartani több nem hivatalos, rövid találkozót a nap folyamán, amelyeken több dolgot is el lehetne intézni, mint a hivatalos, előre tervezett gyűléseken.
Valaki egyszer azt mondta: Le kell győznünk a háborút, különben a háború győz le minket. Ezt érzem a meetingekkel kapcsolatban is.
Hadüzenet a meetingeknek
Üzenjünk hadat a meetingeknek - az időpocsékoló, szegényes lefolyású, szükségtelen gyűléseknek, melyeket egyikünk sem érez szükségesnek munkánkhoz.
