Jelenleg nincs olyan vállalat a piacon akinek nem célja a költségek csökkentése, racionalizálása. A relocation (áttelepülés) egy olyan terület, ahol a költségcsökkentés sokszor lehetetlennek tűnik: általában a szolgáltatások minőségi romlása a kompromisszum, ami sokszor többe kerül a cégnek, mint amennyit megspórolt vele. Az ilyen költségmegszorításoknak általában egyenes következményei a dolgozói elégedetlenség és a hivatalok által kiszabott büntetések és ezekből adódóan a cég hírnevének lefelé ívelése is. Pedig a relokációs folyamat során több lehetőség is van a költségek megfogására, ráadásul úgy, hogy továbbra is magas szintű szolgáltatást kapjon a vállalat.
Első és legfontosabb lépésként elengedhetetlen egy vállalati "Relokációs szabályzat" is, az ún. "relocation policy” vagyis egy olyan szabályzat, amely az áttelepüléseket regulázza cégen belül. Amennyiben ez a szabálygyűjtemény jól van megírva, úgy kettős feladatot tud ellátni: egyrészt figyelembe veszi és támogatja a külföldi munkatársak igényeit, másrészt viszont szigorú kereteket is szab, amivel a költségek nagy részét redukálni lehet.
A legtöbb pénzkiadás az egyes kirendeltek extra kéréseiből származnak, ezért célszerű még az elején tisztázni a kiküldött munkavállalóval, hogy pl ne keressen olyan lakásokat, amelyek bérleti díja nem fér bele a lakhatási támogatás összegébe, vagy hogy normál körülmények között mennyi ideje, lehetősége van a lakások között válogatni. Az ilyen szigorításokkal pénzt lehet megspórolni anélkül, hogy az áttelepülési szolgáltatás színvonalából engednénk.
Áttelepülés időtartama
Ma már nemcsak a hosszútávú kiküldetések vannak divatban, hanem egyre több az alternatív kirendelési forma: ingázók, rövidtávú kiküldetések..stb. Ezek az alternatívák lehetővé teszik a vállalatnak a relokácós kiadások hatékonyabb felhasználását, hiszen egy rövidtávú kirendeléshez vagy egy ingázó státuszhoz tartozó költségkeret lényegesen alacsonyabb mint egy hosszútávú áttelepülés büdzséje.
Lakhatási költségek
A lakással kapcsolatos költségek racionalizálásának alapja egy jól megírt bérleti szerződés. A legtöbb cégnek van saját szerződése, de sokszor nem tartalmazzák azokat a „biztosítékokat”, amelyekkel megelőzhető lenne néhány felesleges pénzkiadás.
Ilyen például a bérleti díj felülbírálásának lehetősége bizonyos idő eltelte után, vagy a kaució visszautalással kapcsolatos határidők, de sok felesleges kiadás van olyan esetben is, amikor a lakó kárt okoz az ingatlanban, de a bérleti szerződés szerint a bérlő, azaz a cég viseli annak költségeit.
Kidobott pénz lehet néha a szállodai költség is. Amikor az újonnan érkező munkatárs hónapokig igénybe veszi a hotelt és közben nincs semmi jele annak, hogy a megfelelő lakás kiválasztásán fáradozna, akkor érdemes elgondolkozni.
Egyik régi ügyfelem érdekes "kísérletet” hajtott végre az újonnan érkező kollegáival. Akik már legalább 1 hónapja az 5 csillagos apartman hotelben tanyáztak és még a huszadik lakás megnézése után sem tudtak dönteni egy lakás mellett, azokat áthelyezte egy 2 csillagos apartmanházba. A színvonalkülönbség fájdalmas volt, ráadásul a cég megközelítése is nehezebb volt a másik helyről, és láss csodát: az összes ember 1 hét alatt megtalálta álmai otthonát!
Ez ugyan egy drasztikus megoldás volt, de nagyon hatékony. Sokan beleesnek ugyanis abba, hogy nem megfelelő elvárásokkal érkeznek Budapestre (pl.: kis kertesházat szeretne, tó parton a belvárosban) vagy nem tudják eldönteni, hogy milyen szempont szerint válasszanak (pl.: a gyerek budai iskolája, vagy a pesti munkahely legyen közelebb?). És amíg ők ezen gondolkoznak, addig a havi lakhatási támogatásuknak a többszörösét fizeti ki nekik a cég, akár hónapokon át.
Takarékos költözködés
Jelentős pénzt lehet megspórolni a költöztetéseken is. Sok vállalat azt az elvet követi, hogy 3 ún "előnyben részesített” költöztető cég közül választhat a munkavállaló és egy meghatározott költség keretén belül ezek közül bármelyikkel költözködhet. Ezzel eleve kizárják annak a lehetőségét, hogy egy jobb ár-érték arányú szolgáltatást vegyenek igénybe.
Sokkal előnyösebb mind a szolgáltatást, mind annak a költségeit tekintve egy relocation specialistát megbízni, aki az adott távolságra ki tudja választani a legjobb és legolcsóbb költöztető céget. Így nem az előre meghatározott büdzsé lesz az irányadó, hanem a legjobb ár-érték arány elve alapján történik a kiválasztás, amitől kialakul egy egészséges verseny a beszállítók között, a megbízó vállalat pedig tekintélyes összegeket spórolhat.
Demográfia
Talán elsőre furcsán hangzik, de az áttelepülők demográfiája is hatással lehet a kiadásokra:- a junior kiküldöttek sokszor kevesebbe kerülnek a cégnek mint a seniorok. Sok junior munkavállaló ugyanis könnyebben elfogadja a „helyi” státuszt, azaz a helyieknek járó juttatási csomagot, míg a senior munkarő képviselői jobban ragaszkodnak az „expat” stárusszal járó kiváltságokhoz. Ugyanakkor természetesen ez a szempont nem lehet abszolút döntő a költségek racionalizálása során, hiszen egy senior tapasztalattal rendelkező ember kevesebb rizikófaktort jelent a cégnek egy-egy adott projekt során, így az extra költségek még mindig kifizetődők lehetnek.
Profi szakember gárda és beilleszkedést segítő programokEgy elhibázott kirendelés a munkavállaló éves fizetésének az ötszörösébe is kerülhet egy cégnek. Egy profi relocation cég nemcsak ezt a pénzt tudja megspórolni a cégnek, de időt és energiát takarít meg azzal, hogy figyeli az aktuális jogszabályokat, a határidőket, figyelmezteti a teendőkre a vállalatot és megteszi helyette a szükséges lépéseket.
Egy jól megszervezett városbemutatás például segíthet abban, hogy a külföldi munkavállaló eldönthesse, be tudna e illeszkedni családjával az új helyre, vagy sem. Amennyiben a túra végén a munkavállaló úgy dönt, elfogadja a kiküldetést, úgy a következő látogatásakor már „ismerősként” jön a városba, reális elképzelésekkel, ami a lakáskeresését is felgyorsítja. Ezzel máris költséget csökkentettünk.
Amennyiben a túra végén arról van meggyőzve az ügyfél, hogy ez a hely nem neki való, akkor is megérte a fáradozást, mert megspóroltuk azt a többletkiadást, amit egy folyamatában félbeszakított áttelepülés jelent (hazaköltözési költségek, aktuális munka leállása, engedélyek, szerződések visszavonása, új ember keresése a pozícióra..stb).
Szintén a kirendelés megszakításának elkerülése érdekében érdemes egy kulturális tréningbe fektetnie a cégnek, hiszen a kolléga és a családja beilleszkedése és kényelme alapfeltétele a megfelelő munkahelyi teljesítménynek. A nyelvtanfolyam, vagy a házastársak támogatása szintén nem költséges befektetések ahhoz képest, hogy milyen óriási előnyökkel járnak a beilleszkedés során.
Végül, de nem utolsósorban nagyon fontos, hogy egy megbízható, hiteles cég intézze a bevándorlással kapcsolatos engedélyek beszerzését is. Egy magas színvonalú relocation szolgáltató egyben garancia is arra, hogy a cégnek nem kell munkaügyi bírságokat és egyéb büntetéseket kifizetnie, vagy egy ne adj isten illegálisan itt tartózkodó munkavállaló kitoloncolásával járó anyagi és erkölcsi kockázatokat vállalnia.
A relocation során ugyan nem lehet minden egyes költséget megvágni, ugyanakkor egy kiegyensúlyozott, praktikus megoldásokra épülő, színvonalas szolgáltatás csökkentheti a felesleges kiadásokat és új ötleteket adhat a takarékoskodáshoz, úgy, hogy közben a szolgáltatás is értékes marad.
Cziczárdi Györgyi
General Manager
Expat-Center Kft
www.expatcenter.hu
