A beérkező levelek elrendezése még csak az első lépés. Ahogy az e-mail szerepe növekszik a szervezeten belüli és a külvilággal való kommunikációban, úgy hordoznak egyre értékesebb információkat a PC-ken és szervereken tárolt e-mail milliók. Ahhoz, hogy ezek az információk a vállalati tudás részévé válhassanak, új tudásmenedzsment megoldásokra van szükség. Az e-mail szoftverek piacát jelenleg néhány nagy cég uralja. Az elektronikus levelek kategorizálására szakosodott kisebb cégeknek csak akkor van esélyük az áttörésre, ha velük sikerül megegyezniük.
Tévedés azt hinni, hogy az elektronikus levelek elmentése a számítógép merevlemezére azonos azok archiválásával. A lemez sérülése, vagy az adatok véletlen törlése esetén rendkívül értékes információk veszhetnek el. Valamivel jobb a helyzet ott, ahol írható CD-re, vagy streamer szalagra mentik az adatokat, de ezek kezelése, a korábbi levelek közötti keresés igen nehézkes. A különféle e-mail archiválásra szakosodott dokumentummenedzsment rendszerek az elektronikus leveleket indexelik, majd általában az egyéb irodai dokumentumokkal együtt tárolják.
A legtökéletesebb dokumentumkezelő rendszer sem ér semmit, ha a dolgozók nem használják azt. A cégeknek ki kell dolgozni (és be kell tartatni) azt az eljárási rendet, amely szabályozza az elektronikus levelek kezelését. Ennek ki kell terjednie a kiküldött levelek formájától a szerzői jogi és adatvédelmi szabályokon át egészen az adatmentés módjáig. Tudomásul kell venni azonban, hogy tökéletes rendszerek nincsenek. Az Enron-Andersen történet is jól példázza, - a két cég közti elektronikus levelezést "véletlenül" letörölték - hogy még a legprecízebben megírt szabályzat is megkerülhető.
Kordában tartott e-mailek
Miközben az e-mail hihetetlen gyorsasággal munkánk meghatározó részévé vált, az elektronikus levelek kezelésére vonatkozó technikai, jogi, üzleti szabályozása nem képes tartani a tempót.
