Papírmentes iroda

A maradandó értékkel bíró dokumentumok (mikrofilm, tervrajz, térkép, fotó, plakát) digitalizálásával lehetővé válik az eredeti dokumentumok védelme, épségének megőrzése, ugyanakkor a bennük rejlő információ - hála az elektronikus változatnak - mindenki számára hozzáférhetővé válhat. A könyvtárak, levéltárak és múzeumok esetében nagyon fontos szempont az állományvédelem: egyrészt azoknak a műveknek a digitalizálása, amelyekre a fokozott érdeklődés miatt van szükség, és amelyek külső elérése nagy segítséget jelentene a diákok és a kutatók számára, másrészt azoknak a féltett dokumentumoknak a számítógépes hordozóra való átvitele, amelyeknek az eredeti példányait már nem adják kézbe. Az sem elhanyagolható szempont, hogy a Föld bármely pontjáról és bármely időpontban egy hálózatba kapcsolt számítógéppel lehívható bármilyen digitalizált dokumentum, amelyek teljes tartalmukban azonnal a felhasználó rendelkezésére állnak. Továbbá a digitalizálált másolatokkal kivédhető lenne a földhivatali dokumentumokért való sorban állás és az állampolgárok egyszerűbben, és gyorsabban hozzájuthatnának a levéltárakban őrzött fontosabb iratokhoz.

Hogy csinálják az EU-ban?

Az Európai Unió kormányzati kötelezettségként fogalmazza meg, hogy mindenki számára demokratikus hozzáférést kell biztosítani a nem hagyományos módon tárolt tudáshoz. Ennek érdekében elektronikus médiatárakat kell létesítenie és fenntartania valamennyi uniós tagország kormányzatának. Az Európai Unió természetesen nemcsak a tartalomszolgáltatást teszi kötelezővé, hanem a következőket is előírja: "Az oktatásügyben, a szakképzésben, a tovább- és felnőttképzésben számolni kell az új szükségletekkel. Az iskolákat, nevelőotthonokat és könyvtárakat a világhálózatra kell csatolni." Így a hagyományos iratkezelés mellett a jövő mindenképpen az elektronikus adattárolásé, még akkor is, ha az teljes egészében, valószínűleg soha nem fogja átvenni a papír alapú dokumentáció szerepét.