Árképzés
A flottakezelő szoftvert kínáló cégek közül azok számítanak igazán profinak – és az ügyfelek számára leginkább költséghatékonynak –, amelyek a kezelendő járművek száma és a szükséges funkciók alapján szabják meg áraikat. A szolgáltatók honlapjain gyakran találhatók árkalkulátorok is, amelyek segítségével kiszámolhatók az egyénre szabott csomagok havidíjai.
Alapdíj
Abban az esetben, ha a szoftver és az ahhoz kapcsolódó adatbázisok a megrendelő szervereire kerülnek telepítésre, a szolgáltatás díjának alapját a program használatának licenszdíja képezi, amely fizethető egyszeri vagy havidíjas formában is. Felhőalapú szolgáltatás esetén annyi a különbség, hogy a havidíj kiegészül egy minimális üzemeltetési díjjal, de ezért a felárért cserébe mindig a program legfrissebb verziója áll cége rendelkezésére, ráadásul a vírusvédelelmről és az adatmentésről sem kell gondoskodnia.
Funkciókhoz kapcsolódó árazás
A legtöbb szoftver az egészen kisméretű flottáktól kezdve akár a nagyvállalatok teljes járműparkjának kezelésére is alkalmas. A szolgáltatások is eszerint kerültek kialakításra, így tartalmaznak olyan nélkülözhetetlen alapfunkciókat, amelyek a flották kezelésének alapját képezik, illetve az egyedi igényekhez igazodó opcionálisan választható funkciókat is.
Alapfunkciók: ezek közé tartozik a járművek azonosító és műszaki adatainak nyilvántartása, valamint a hozzájuk tartozó ügyintézéssel és szervizeléssel kapcsolatos funkciók. Vagyis minden, ami nélkül a flottamenedzsment elképzelhetetlen.
Választható funkciók: ez a kör tartalmazza az autókhoz kapcsolódó bérletek, engedélyek és jogosultságok kezelését. De ide tartoznak a járművek költségeinek nyilvántartását, elszámolását segítő funkciók, valamint a szabálysértések, káresemények kezelésével összefüggő modulok. Opcionálisan választhatók továbbá a magánhasználatot és a kulcsos autók kezelését könnyítő rendszerelemek, illetve az útnyilvántartással és riportok lekérdezésével kapcsolatos funkciók.
Bérbeadással és lízinggel kapcsolatos funkciók: természetesen tartalmazzák az alap és választható elemeket, de ezen felül igazodnak a speciális igényekhez is. Ezek a modulelemek segítenek a megrendelések és szerződések kezelésében, az ajánlatok összeállításában és összehasonlításában, valamint a felmerülő költségek, valamint a hasznonrés kalkulálásában. Érdemes még megemlíteni, hogy a szoftveres támogatással a számlázással kapcsolatos nyilvántartások és teendők is jelentősen leegyszerűsödnek.
