Rendezvényterv és kockázatelemzés
Ha azt szeretnénk, hogy a rendezvényünkön minden zökkenőmentesen menjen, először is tisztában kell lennünk azzal, hogy pontosan milyen veszélyek merülhetnek fel. Ezt a célt szolgálja a kockázatfelmérés, ami választ ad arra, hogy mik okozhatnak gondot. Ilyen lehet például a túl szűkös hely, az időjárás, a potenciális rendzavarók és így tovább. Ezek ismeretében tudjuk meghatározni azokat a lépéseket és eljárásrendet, amivel elkerülhetjük a veszélyhelyzeteket.
A rendezvényterv úgy tökéletes, ha minden felmerülő helyzetre világos és könnyen kivitelezhető megoldási stratégiát tartalmaz. Érdemes a legrosszabb forgatókönyvekkel számolni, hiszen az ördög sosem alszik. Inkább biztosítsuk túl a rendezvényt, minthogy jelentős hiányosságok legyenek ezen a téren.
Helyszíni biztonság
Minden rendezvény alfája és ómegája a helyszín, ami alapvetően meghatározza a biztonsági kérdéseket és lépéseket is. Amikor helyszínt keresünk, a befogadóképesség legyen a fő szempontunk. Sajnos sok olyan baleset történt a közelmúltban idehaza és külföldön is, amikor a szűkre szabott tér miatt sérültek meg a résztvevők. Azt is vegyük figyelembe, hogy vészhelyzet esetén a vendégek egyszerre akarnak majd kijutni. Erre csak akkor lesz módjuk, ha elegendő kijárat és persze vészkijárat áll a rendelkezésükre.
Hogy még véletlenül se alakuljon ki káosz, muszáj menekülési útvonalakat létrehoznunk, és kiképeznünk a személyzetet arra, hogy miként segítsék az embereket. A helyszíni biztonsághoz tartozik az is, hogy olyan beléptetési rendszert alakítunk ki, ami kiszűri a rendbontókat, és ami meggátolja, hogy tiltott eszközök, tárgyak kerüljenek a rendezvény területére.
Tömegkezelési stratégia
Egy nagy eseményen több ezer vagy tízezer ember is részt vehet. Egy ekkora tömeg kezelése a rendezvénybiztosítás egyik legnagyobb kihívása. Átgondolt stratégia nélkül könnyen káosz alakulhat ki, és a balesetveszély is jelentősen nő. Hogy ezt megakadályozzuk, előre tudnunk kell, hogy miként fog a tömeg haladni, és irányítanunk kell az embereket. Bevett megoldásnak számít a különféle zónák kialakítása például a beléptetésnél, hogy ne egy helyen torlódjon fel az összes vendég.
Egy nagyobb rendezvényen nem ritka, hogy maga a vonulás is a program része, azaz a tömeg el kell, hogy jusson egyik pontból a másikba. Ilyenkor az útvonalat előre meg kell határoznunk, és akár a hatóságokkal együttműködve biztosítanunk.
Biztonsági személyzet
Ha a helyszínre azt mondtuk, hogy a rendezvény alfája és ómegája, akkor ez bizony a biztonsági személyzetre is igaz. Mégiscsak ők lesznek azok, akik közvetlenül kapcsolatba lépnek az emberekkel, iránymutatást adnak, kezelik a konfliktusokat és elsőként lépnek egy veszélyhelyzet esetén. Sok múlik tehát azon, hogy a biztonságiak milyen minőségben végzik a dolgukat.
Ha kimagasló színvonalat szeretnénk, akkor mindenképp profikkal kell dolgoznunk. A rendezvénybiztosítás egy külön szakma, ami hosszú évek tapasztalatát igényli. Arról nem is beszélve, hogy csakis egy erre szakosodott cég képes biztosítani a megfelelő létszámot, elegendő biztonsági embert.
Elsősegély
Egy tömegrendezvényen számos egészségügyi probléma ütheti fel a fejét akár a fellépők, akár a vendégek körében. Ilyenkor a segítség nem tűr halasztást, de azt csak akkor tudjuk biztosítani, ha elsősegélynyújtó pontokat alakítottunk ki, ahol felkészült orvosok várják a segítségre szorulókat. Különösen fontos mindez, ha a rendezvényünk valamilyen szempontból magas kockázatúnak számít. Ilyen lehet, ha rekkenő hőségben tartjuk, vagy ha elsősorban idős emberek vesznek részt rajta.
Az egészségügyi rendezvénybiztosítást ráadásul törvény is előírja bizonyos létszám felett. 1000 és 5000 fő között például egy esetkocsi kötelező, illetve annyi mentőautó, hogy a rendezvény bármely pontjára tíz percen belül odaérjenek. Zárt helyen tartott, zenés rendezvényen további előírás, hogy 300 és 1000 résztvevő között egy fő gyalogőrség is legyen.
Kommunikáció
Aligha kell ecsetelni, hogy mi vár a rendezvényünkre, ha nem gördülékeny a kommunikáció. És most nem csak arra gondolunk, hogy az esemény napján vagy napjain mi történik, hanem már a korábbi fázisokban. A biztonsági előírásokat, menekítési terveket mindenkinek ismernie kell, aki a rendezvényen dolgozik. Sőt, ezekről a vendégeket is tájékoztatnunk szükséges, lehetőleg már akkor, amikor belépőt váltanak.
A rendezvény folyamán olyan megoldásokat kell alkalmaznunk, amivel a tömeget azonnal tájékoztathatjuk egy esetleges vészhelyzetről. Ez helyszíntől függően lehet hangosbemondón vagy a színpadi hangosításon, sőt akár telefonos értesítés által is.
Kezdjük el időben a felkészülést!
Egy nagy rendezvény tökéletesen biztonságossá tétele nem párnapos feladat. Könnyen lehet, hogy hónapokkal, vagy egy évvel korábban neki kell látnunk a feladatnak – lehetőleg tapasztalt szakemberek iránymutatása mellett.
