Igényre szabott tudás
Ahogyan növekszik a gépek tudása, úgy csökken a számuk egy-egy irodában, és kevesebb gép egyre több feladatot lát el, és egyre több felhasználót szolgál ki. Felmerül a kérdés, hogy hogyan kerülhető el a dokumentumok összekeverése vagy illetéktelen kézbe kerülése. Tény, hogy minél bonyolultabb egy rendszer, annál pontosabb dokumentumkezelést tesz szükségessé. A dokumentumkövető szoftverek segítségével a felhasználó például meggyőződhet róla, hogy valóban kinyomtatta-e a gép az általa kért anyagot. A gépek pedig akkor nyomtatnak, amikor a felhasználó egy azonosítókártyával a gépnél közvetlenül megjelenik. Az pedig tetszőleges, hogy a számítógépről elküldött parancsot melyik nyomtató hajtja végre.
A vezető gyártók legújabb termékei alkalmasak a vállalati dokumentummenedzselésre is. Az ügyfelektől a megrendelések egyre gyakrabban elektronikusan érkeznek, de vannak, akik még mindig ragaszkodnak a papírdokumentációhoz. A többfunkciós gépek képesek az elektronikus dokumentumot fax formájában továbbítani, majd az anyavállalatnál elektronikus formában archiválni. Így papír valóban csak ott jelenik meg, ahol arra feltétlenül szükség van. És ez csak egy a legújabb funkciók közül.
Az igények azonban irodánként mások és mások. A megfizethetőség kedvéért a gyártók az alapgépeket úgy alakítják ki, hogy a különböző további alkalmazások modulrendszerben, testre szabva megvásárolhatók. Szakemberek szerint a jövőben már nemcsak papír-, hanem drótmentes irodákról is beszélhetünk. A technológia készen van, csak még drága. A ma kapható készülékekhez azonban már rendelhető a hálózat nélküli csatlakozást lehetővé tevő rendszer, igaz, ma még csak a felhasználók 1-2 százaléka igényli.
Megjelent a Piac és Profit üzleti magazin 2003. áprilisi számában.
Papír- és drótmentes irodák
Jó néhány évvel ezelőtt az irodatechnika még nem jelentett mást, mint különálló fénymásoló gépeket, faxokat, nyomtatókat, szkennereket és a használatukhoz kapcsolódó rengeteg papírt. A digitalizáció korában azonban ez a kifejezés is új értelmet kapott. Ma már többfunkciós irodagépek teszik könnyebbé a felhasználók munkáját, javítják a vállalat költséghatékony működését.
