A projektmenedzsment kulcsfontosságú kihívásai a gyártó cégeknél
A gyártó cégek túlnyomó többsége rendelkezik piaci fejlesztési stratégiákkal. Leggyakrabban ezek a stratégiák új termékek fejlesztését, új technológiák és gyártási folyamatok bevezetését, valamint a logisztikai folyamatok optimalizálását és hatékonyságának növelését tartalmazzák. Az ilyen stratégiák végrehajtása több projektet igényel. A modern kutatások arra mutatnak rá, hogy a gyártó cégek által működtetett globális és versenyképes világban a legfontosabb a magas minőség és a stratégiai célok gyors elérése. A stratégiai célok eléréséhez a projekteket jól kell koordinálni és hatékonyan megtervezni, ami hatékony erőforrás-tervezést igényel a projekt végrehajtásához. Az erőforrás-tervezés azonban bonyolult, mivel a csapat a napi feladatokat összekapcsolja a projektmunkával. Jelentős kihívást jelent a konkrét projektek kiválasztása és azok összekapcsolása a stratégiai célokkal. A projektek kiválasztásánál gyakran szerepet játszik a szervezeti politika vagy más nem szakmai tényezők, ami azt jelenti, hogy a kiválasztott projektek nem biztos, hogy optimálisak. A sietség és az időnyomás általában a megalapozott üzleti tervek és projektvégrehajtási tervek kidolgozásának elhanyagolásához vezet. Mindez ahhoz vezet, hogy az embereknek a prioritásokra és a meglévő stratégiai célokhoz optimálisan kiválasztott projektekre kell összpontosítaniuk. Érdemes megemlíteni, hogy sok gyártó cég még mindig nem rendelkezik professzionális projekt- és portfóliómenedzsment eszközökkel. Ezek a cégek egyszerű, az MS Office-ban fejlesztett projektmenedzsment-támogatási eszközökkel dolgoznak. Ezek az egyszerű eszközök jelentősen növelik a projekt befejezési határidők késésének és a tervezett pénzügyi kiadások túllépésének kockázatát. A gyártó cégeknél végrehajtott projektek sokfélesége megköveteli a különböző projektmenedzsment módszertanok egyidejű alkalmazását. A fejlesztési projekteket gyakran a Stage-Gate módszertannal, míg az IT projekteket Agile módszertannal valósítják meg. Sok projekt esetében érdemes hibrid módszertant alkalmazni. Ehhez jól működő PMO-ra van szükség a cégben.
A projektmenedzsment eszközök fontossága a gyártó cégeknél
A gyártó cégeknél a projektmenedzsment során felmerülő, fent leírt kihívások azt mutatják, hogy a projektek magas hatékonyságú és eredményes megvalósítása lehetetlen egy professzionális projekt- és portfóliómenedzsment eszköz bevezetése nélkül. Ez különösen igaz a nagy gyártó cégekre, amelyek egyszerre sok összetett és jelentős projektet hajtanak végre a vállalat fejlesztése érdekében. A professzionális projektmenedzsment eszközök jelentősen javítják a projektmenedzsment következő területeit:
- Az optimális projektek kiválasztása a megvalósításhoz: Az ilyen eszközökben elérhető pontozási modellek lehetővé teszik a legjobb projektek objektív kiválasztását. A vállalat vezetősége által folytatott érdemi vita és a pontozási modell által generált eredmények megfelelő kombinációja jelentős hatással van a meghozott döntések minőségére.
- A stratégiai célok projektekhez kapcsolása lehetővé teszi, hogy minden stratégiai cél végrehajtását külön-külön megtervezzük és nyomon kövessük.
- Projektportfóliók kezelése: A projektek portfóliókba való csoportosítása jelentősen befolyásolja a stratégia végrehajtásának sikerét. Például, ha egy gyártó cég nagy hangsúlyt fektet az innovációra, létre kell hoznia egy „innovációs projektek” portfóliót. Ez lehetővé teszi a vezetés számára, hogy egy helyen követhesse nyomon a projektek előrehaladását, a kockázatokat és egyéb szempontokat. A projektportfóliók és programok kezelése professzionális IT eszköz nélkül általában nem hatékony.
- Erőforrás-menedzsment: A projektekhez szükséges erőforrások megfelelő kiosztása kulcsfontosságú folyamat, amely professzionális IT eszközt igényel. Az erőforráshiányos projektek elindításának következményei, mint például a kulcsemberek túlterhelése és a motiváció csökkenése, aláhúzzák az erőforrások megfelelő menedzsmentjének és a professzionális IT eszközök szerepének fontosságát ebben a folyamatban.
- Projektmunka tervezése és koordinálása: A sok ember közötti hatékony együttműködéshez hatékony kommunikációs és tervezési eszközökre van szükség. A jó IT eszközök lehetővé teszik az egyszerű ütemterv készítést, a felelősségek egyértelmű kijelölését és a csapaton belüli hatékony kommunikációt.
- Információátadás: Az információkat időben és jó minőségben kell átadni. Egy jó eszközzel ez kevesebb időt vesz igénybe.
Átfogó projektmenedzsment eszköz
Az egyik elérhető IT eszköz a piacon, amely hatékonyan támogatja a projekt- és portfóliómenedzsmentet egy gyártócégnél, a FlexiProject. Íme néhány kritikus különbségtétel, amelyek révén a FlexiProject a projektmenedzsmentet egy gyártócégnél magas szintre emeli:
- Átfogó és integrált eszköz – Ez azt jelenti, hogy lehetővé teszi a projektek hatékony kezelését mind operatív, mind stratégiai szinten.
- Pontozási modellek – A program lehetővé teszi pontozási modellek létrehozását a legjobb projektek kiválasztásának támogatására. Külön pontozási modellt hozhat létre új projektfejlesztéshez és beruházási projektekhez.
- A FlexiProject rugalmassága forradalmi változást hoz. Lehetővé teszi, hogy tetszőleges számú projektportfóliót hozzon létre, így teljes kontroll alatt tarthatja projektjeit. Minden portfólióval nyomon követheti a folyamatban lévő projektek előrehaladását és a költségvetés végrehajtását, lehetővé téve a megalapozott döntések meghozatalát.
- Stratégia: Ez a modul lehetővé teszi, hogy a projekteket könnyen összekapcsolja a vállalat stratégiai céljaival, és egyedi KPI-készletet dolgozzon ki minden egyes célhoz.
- Projektkártya – A programban saját projektkártya formátumot fejleszthet ki. A marketingprojektekhez lehet egy másik projektokmány, a beruházási projektekhez egy másik, és az IT projektekhez egy másik.
- Erőforrás-tervezés és a tényleges munkaidő rögzítése – A FlexiProject lehetővé teszi az erőforrások pontos kiosztását a projektekhez. A vállalat vezetősége magabiztosan figyelheti a kulcsfontosságú erőforrások elkötelezettségét az idő múlásával, kiegészítve a tényleges munkaidő rögzítésének előnyével.
- Szabványok kialakítása – Ez hasznos funkció a PMO szempontjából. A program lehetővé teszi sablonok létrehozását az ismétlődő projektek végrehajtásához.
- Hibrid projektmenedzsment – A FlexiProject lehetővé teszi a hagyományos projektmenedzsment és az agilis módszertanok kombinálását.
- Jelentéskészítés – A program egyedülálló előnye az egyedi jelentések létrehozása. Az „automatikus projektértékelések” modul hatékonyan támogatja az időszakos projektértékeléseket.
- Projektmenedzser és projektcsapat támogatása – A FlexiProject egy fejlett modult tartalmaz, amely erős támogatást nyújt a projektmenedzsereknek és csapatoknak. Lehetővé teszi ütemterv készítését és a csapatmunka koordinálását, biztosítva, hogy projektjei jó kezekben legyenek.
A FlexiProject sokkal több funkcióval rendelkezik, mint az itt felsoroltak. Ez a program már számos gyártó cégnél bizonyította hatékonyságát.
Projekt ütemterv a FlexiProject
Gyakorlati tippek gyártó cégek számára
A projektmenedzsment egy gyártó cégnél nem kell, hogy bonyolult legyen. Íme néhány elem, amelyeket érdemes megvalósítani, hogy a projektmenedzsment magas szintre emelkedjen:
- Hozzon létre projektportfóliókat minden jelentős projektkategóriához. Ez jelentősen növeli a projektek stratégiai szintű kezelésének hatékonyságát. A projektportfólió előnye, hogy lehetővé teszi egy ütemterv megfigyelését, amely időben mutatja be a projektek prioritását és azok végrehajtásának előrehaladását a jóváhagyott tervhez képest.
- Hozzon létre irányítási szabványokat az ismétlődő projektekhez—például az új termékfejlesztési projektekhez kidolgozhat egy úgynevezett mestert, vagyis cél, optimális folyamatot, és ugyanez érvényes az beruházási projektekre is (természetesen ilyen sablonokat lehet készíteni marketing, HR vagy IT projektekhez is).
- Minden projektet megfelelően tervezzen meg, és figyelje az eltéréseket a végrehajtás során. A terv hiánya gyakran káoszhoz és a csapat motivációjának csökkenéséhez vezet. Ez a demotiváció, amely jelentősen befolyásolhatja a termelékenységet, világosan mutatja a probléma sürgősségét. A vállalat igazgatótanácsa vagy a vezetőség általánosságban véve nem rendelkezik olyan referenciaponttal, amely alapján ellenőrizhetné, hogy a projektek hatékonyan zajlanak-e. Egy jó projektterv kidolgozása az első lépés kell, hogy legyen a projektterv elkészítésében.
- A gyártó cég igazgatótanácsának és vezetőségének rendszeresen figyelemmel kell kísérnie a folyamatban lévő projektek előrehaladását. Korábban egy nagyon nagy gyártó cégnél dolgoztam, ahol havonta egyszer megtartották az úgynevezett Stratégiai Projektfelülvizsgálatot. Az igazgatótanács és a kulcsfontosságú vezetők találkoztak, és meghallgatták a stratégiai projektekért felelős projektmenedzserek jelentéseit. E tekintetben a FlexiProject automatikus projektfelülvizsgálati modulja jelentős segítséget nyújt a gyártó cégek vezetésének.
Professzionális eszközök, mint a siker kulcsa
A hatékony projektmenedzsment egyrészt befolyásolja a stratégiák végrehajtásának hatékonyságát, másrészt a projektcsapatok magas motivációját. A gyártó cégeknél a projektek kezelésének számos aspektusát össze kell hangolni. Megfelelően ki kell választani a megvalósítandó projekteket, megfelelően kell megtervezni és végrehajtani őket, tervezni kell az erőforrások felhasználását, és tudni kell, hogyan kell használni a különböző projektmenedzsment módszertanokat. Ezt hatékonyan megvalósítani dedikált projektmenedzsment eszköz nélkül nehéz.
