További szabályok
- Az elektronikus üzenetek fontosságát, sürgősségét lehet, indokolt esetben érdemes is jelölni. (A levelező programok beállításaiban lehet ezeket a funkciókat kezelni.) Ugyancsak lehetséges, hogy üzenetünk olvasásáról visszaigazolást kérjünk, illetve egyes levelező kliensek képesek az elküldött (vagy kapott) üzenetekkel kapcsolatos határidők, tennivalók nyomonkövetésére.
- Ne feledkezzünk meg arról, hogy a címzett kultúrája, nyelve, érdeklődési köre, humora eltérhet a mienktől. Dátumformátumok, mértékegységek, idiómák sem mindenütt ugyanazok.
- Üzeneteinkhez gyakran tartozik valamilyen melléklet vagy csatolmány. Ez leggyakrabban önéletrajzunk vagy referenciáink, bizonyítványaink másolata. Figyeljünk arra, hogy a mellékleteket valóban csatoltuk-e az elküldött üzenethez, mert utólag kínos lehet magyarázkodni a hiányos tartalom miatt.
- Érdemes figyelmet fordítani annak ellenőrzésére is, hogy partnerünk biztosan el tudja olvasni az általunk küldött üzeneteket. A levelező programok úgynevezett „kódlapokat” használnak, az eltérő kódlapok esetleg eltérő módon jeleníthetik meg a betűket, jeleket, amelyeket leírtunk. Egyszerű szövegformában (txt) ez a hiba nem fordulhat elő. Lehetőleg kerüljük el az úgynevezett „unicode” formák használatát.
Csatolmányok küldésekor érdemes arra is gondolni, hogy partnerünk rendelkezik-e olyan programmal, amellyel el tudja olvasni a melléklet tartalmát. A „pdf” vagy az „rtf” formátumokat gyakorlatilag minden rendszer egységesen tudja értelmezni. Figyeljünk a csatolmány méretére is: vannak olyan szolgáltatók, amelyeknél a küldött vagy fogadott küldemény mérete nem haladhatja meg a két megabájtot.
- Ne küldjünk nagy mennyiségű vagy kéretlen információt (spam) – ezt jogszabály is tiltja. Az interneten történő levelezés alapvetően biztonságos, ennek ellenére ne írjunk semmi olyan dolgot elektronikus üzenetünkbe, amit hagyományos nyílt levelezőlapon nem küldenénk el.
- Levelünk lezárásakor ügyeljünk az elköszönés (üdvözlés) formáira. Akár a hagyományos levelezésben, használhatjuk a „köszönettel” vagy „tisztelettel” szófordulatokat. Ne feledkezzünk meg a dátumról és nevünk aláírásáról sem.
Déri Tamás
Foglalkoztatási és képzési szaktanácsadó
