Az információs társadalom egyik legfőbb igénye, hogy az összegyűjtött, feldolgozott és rendszerezett információkhoz szüksége szerint hozzáférjen, valamint azokat biztonságban tudja. Szervezeti szinten ez az igény még erősebb, mivel egyre gyakoribb, hogy a termékek illetve a szolgáltatások adatok formájában jönnek létre, vagy jelentős adattartalom kapcsolódik hozzájuk.
Mennyi adatot tárolnak a vállalatoknál?Természetesen minél nagyobb egy vállalat, annál jelentősebb mennyiségű információt halmoznak fel benne, de a kisebb vállalkozások adatmennyiségének növekedése is nagy léptékű. A Technology Research News szakmai kiadvány kutatásaiból kiderül, hogy a kis- és középvállalkozások által használt adattömeg világszerte közel 30 százalékkal nő évente.
A nagy mennyiségű adat azonban nem feltétlenül jelent értékes információkat. A profitábilis működéshez szükséges információ megszerzése és az ahhoz való hozzáférés létszükséglet minden vállalat számára - függetlenül azok mennyiségétől. Így például nem biztos, hogy a kisebb adatmennyiség kisebb veszítenivalót is jelent egyben. Ugyanakkor minden információ más-más értékkel bír, eltérő kezelést igényel, ráadásul értéke időben is változik.
A folyamat legelső lépése, hogy a cégek pontosan felmérjék, mennyi adatot tárolnak. Ennek legegyszerűbb módja az, ha összegzik az egyes gépeken, szervereken található adatkapacitást. Az így kapott eredményben azonban olyan feleslegek is nagy arányban szerepelnek, mint a többszörösen mentett adatok, az adatbázisok által elfoglalt extra kapacitás vagy a több címzetthez érkezett azonos e-mailek.
Az adattárolás egyik alapproblémája, hogy nem önmagában a nagy mennyiség a legfontosabb zavaró tényező: sokkal nagyobb súllyal esnek a latba a rendszerben strukturálatlanul megjelenő információk. Egy átlagos vállalaton belül körülbelül 51 százalék a többszörösen tárolt adatok aránya, az összes adat 68 százaléka pedig három hónap jelentőségét veszti a cég számára. A stratégia kialakításának következő lépése tehát az adatok értékének ismeretében az adattárolás megfelelő struktúrájának kialakítása. Elég csak arra gondolni, hogy egy-egy email, naptárbejegyzés vagy feljegyzés hogyan degradálódik fontos vagy aktualitása miatt érdekes információból felesleges adattá.
A megfelelő kapacitás költséges
A meglévő adatok mennyiségének ismeretében meghatározható, hogy a tárolókapacitás konszolidálását mekkora méretekkel érdemes kezdeni. A szakemberek általában úgy gondolják, hogy az egyes gépeken található adatmennyiség összege fedje le a tároló rendszer kapacitásának 80 százalékát, a fennmaradó 20 százalék pedig megfelelő tartalékot képez a további növekedéshez.
Bár azt nem lehet tudni biztosan még ideális kihasználtság esetén sem, hogy meddig elég az adott tárolóhely, viszont a jól kialakított struktúrában tisztán látszanak a kapacitási trendek. Ezek ismeretében pedig meghatározható, hogy mekkora lesz a várható kapacitásbővülési igény. Az adattárolás hatékonysága még tovább optimalizálható olyan szoftverek segítségével, amelyek kiszűrik a duplikált adatokat.
Az adattárolás egyik alapszabálya, hogy minél értékesebb egy adat, annál drágább a megfelelő tárolása. Azt is tudni kell azonban, hogy nem költséghatékony a kevésbé értékes információkat a legértékesebb adatokkal együtt tárolni. Ezt a problémát úgy oldhatjuk meg, ha az adatokat értéküknek megfelelően más-más eszközön tároljuk. A legtöbbször ráadásul esetben ehhez csupán kétfajta eszköz szükséges: egy diszkes és egy szalagos tároló. Az adatok aktuális értékük szerinti folyamatos mozgatása egyik eszközről a másikra lehetővé teszi a legoptimálisabb kihasználtságot, ennek következtében pedig a költségek csökkenését is.
