Mikor jó egy értekezlet?
Akkor jöhetünk ki elégedetten egy értekezletről, ha az csakis a témához szükséges időre szorítkozott, és megfelelő megoldást találtunk a felvetett problémára. Ezenkívül a megfelelő döntések és a konszenzus érdekében fontos, hogy a résztvevők ki tudjanak bontakozni, véleményükkel hozzájárulhassanak az eredményhez, amelynek a gyakorlatban történő megvalósulására is megfelelő figyelmet kell fordítanunk.
Az értekezlet során felhasználható eszközök
Egy megbeszélés folyamán a kommunikáció minden eszközét felhasználhatjuk.
A résztvevők meggyőzése során segítségül hívhatjuk a verbális kommunikáció – gesztusok, mimika, testtartás, hangsúly – összes fajtáját. Ugyanakkor az észérveket írásos anyagokkal – diagramm, jelentések – támaszthatjuk alá. Fontos, hogy az eszközök kiválasztásánál ne essünk felesleges túlzásokba.
Ha konszenzus elérése a cél, először az érzelmekre hassunk, mivel az emocionális elkötelezettség után nem állnak szkeptikusan a racionális indokok elé. A jövőben várhatóan az egyes személyiségtípusoknak megfelelően fogják megválasztani a kommunikáció eszközét, hiszen nem ugyanazok a technikák győznek meg egy melankolikus és egy szangvinikus egyént.
Problémás emberek az értekezleten
Gyakran találkozhatunk a résztvevők között olyanokkal, akik megakasztják az értekezlet lefolyását és hátráltatják az eredmény megszületését. Ezt természetesen több módon érhetik el, például keresetlen kommentárokkal szakítják meg az értekezletet, kérdésekbe burkoltan kiselőadást tartanak, és kiélik szereplési vágyukat. Gyakran előfordul, hogy egyszerre több kérdést vagy provokatív kérdéseket tesznek fel, de az sem ritka, hogy magánvita felé terelik a beszélgetést. Ezekre azonban előzetesen felkészülhetünk, így megfelelően kezelhetjük őket.
A jövő értekezlete
Mivel napjainkban a munkavégzés során a csoportos döntés és a konszenzus iránti igény egyre nő, az értekezletek tartása elengedhetetlen lesz egy vállalat életében. Ez azonban rengeteg időt vesz igénybe, amit a számítástechnika nyújtotta lehetőségekkel ellensúlyozhatunk.
Vállalati levelezőrendszeren, belső e-mailek segítségével tarthatjuk meg az értekezletet, ahol mindenki a saját számítógépe előtt ülve szól hozzá a témához, illetve a többiek észrevételeit is elolvashatja. Hosszú távon pedig a videokonferencia segítségével egymástól távol levő emberek vehetnek részt ugyanazon az értekezleten, és így használhatják a verbális kommunikáció eszközeit is.
Ismérvek a jó értekezlethez
Manapság divat meetingelni - egy hosszú és unalmas értekezlet azonban frusztrálja a résztvevőket, időpocsékolásként élik meg. Nem mindegy azonban, hogy hatékony értekezletet sikerül tartani, vagy valóban csak az időnket töltjük.
