Az elmúlt év végétől a gazdaságban olyan hatások jelentkeznek és összegződnek, tetőznek, melyeket így válságként, a válság fokozódásaként élünk meg. Nincs kétség, hogy lényeges változások korát éljük, amelyek mindannyiunkat előbb vagy utóbb, többé-kevésbé, személyes és szervezeti, társadalmi és gazdasági szinten érinteni fognak. Válság vagy változási lehetőség – ez rajtunk múlik! Ha túl vagyunk az első meglepődésen, akkor ez a helyzet arra ösztönöz minket, hogy új módon reagáljunk. A megoldások keresésében valamennyien új szemléletet, új megközelítéseket, új együttműködési formákat gondolunk végig, mert előre kell nézni, de nem úgy, hogy a válság végét kémleljük, hanem úgy, hogy új esélyeket keresünk magunkban és a környezetünkben – magunknak és a cégünknek.
Vállalatvezetőként arra is figyelnünk kell, hogy a zavarodottságtól a bénult reményen át a cselekvésig tartó természetes folyamat a munkatársainknál is jelentkezik, méghozzá informáltsági szintjük szerint tőlünk és egymástól is különböző mértékű reakciókban. Vezetőként a munkatársakat is nekünk kell tovább lendíteni, hozzáértően aktivizálni.
"A vezetés cselekvést jelent, nem pozíciót!"
Ebbe a helyzetben nem elég aktívnak lenni, legyünk proaktívak! Ehhez a következő 7 lépést és módszert ajánljuk:
1. Nézd meg az esélyeket!
A jelenlegi helyzet a környezetünkben is különbözőképpen hat. Van ahol a kedvezőtlen tendenciák erősödnek fel, van, ahol az esélyek növekednek, s van, ahova a mi termékünk, szolgáltatásunk, együttműködésünk vihet új esélyeket. Érdemes tehát a helyzetre új módon ránézni: állítsunk fel egy „esélykockát” vagy „esélymátrixot”. Ez egy gyakorlatias, helyzethez illeszkedő vevőszegmentálás, ami a potenciális vevőkörünket osztályozza, és az igényeiket és a mi termékeinket összerendeli. Ha ez megvan, priorizálhatunk, s ezáltal fókuszálhatunk azokra, akiknél, vagy akikkel együtt a legnagyobb hasznot érhetjük el viszonylag a legkisebb ráfordítással.
2. Nézz rá a kockázataidra!
Az új helyzetben, az esélyek feltárásával párban célszerű időt szánni a kockázatelemzésre, kockázatértékelésre. A kockázatértékelés során a vállalatunkra, működésünkre jellemző kockázati csoportokban a kockázati tényezőket kell értékelni valószínűség és hatás szerint. A kockázati index alkalmas a kockázati tényezők rangsorba állítására, hogy a kockázatkezelés a legfontosabb kockázatokra irányuljon. A kockázatmenedzsment lényege a kockázatkezelési intézkedések meghozatala és végrehajtása. Váljon a kockázatmenedzsment rendszeres vezetői tevékenységgé.
3. Vizsgáld meg a tartalékaid!
Jó gazdasági helyzetben óhatatlanul csökken a figyelem a vállalati működés egyes elemei, tényezői felett, így azok gazdaságos felhasználása, kihasználása háttérbe kerül. Ezek egyrészt lehetnek bevételhozó javak és tényezők, pl. pénzeszközök, vevők, másrészt költségokozó javak, erőforrások, pl. elfekvő készletek, kihasználatlan eszközök. Áramlás-vizsgálatok, mozdulat-elemzés kihasználtság-vizsgálatok alapján készüljön ezekről egy lista, legyenek döntési alternatívák és legyen vezetői döntés a tartalékok felszámolásáról vagy hasznosításáról. Érdemes megvizsgálni azt is, hogy mikor, miért jöttek létre ezek a tartalékok – de ez már átvisz minket a következő teendőhöz…
4. Vedd észre a pénzt az "áramlásban"!
Változtak, változnak az elvárások, ehhez tudatosan vagy tudatosság nélkül alkalmazkodnak a működési folyamatok is és a szervezés, mozgatás is. Gyakori, hogy ez a változás nem a "legrövidebb utat" találja meg. A "legjobb gyakorlat" nem feltétlenül alakul ki magától. Érdemes auditálni a helyzetet: hol vannak elakadások, hurkok, lelassulások, működési bizonytalanságok. Az audit alapján célirányosan, folyamatorientáltan lehet fejleszteni a működést, szem előtt tartva a 4 kulcsszempontot:
- hozzáadott érték növelés,
- minőségjavítás, minőségirányítás,
- költségcsökkentés,
- gyorsaság.
5. Fizess célirányosan!
A költségcsökkentés nem határtalan lehetőség: van, amire költeni kell – de akkor költsünk rá értékorientáltan. Ez vonatkozik a beszállítókra: alkalmazzunk ár-érték számítást, beszállító értékelést. És vonatkozik a munkaerőre is: alkalmazzunk teljesítményorientált javadalmazási rendszert, motiváljuk a munkatársakat, mérjük és értékeljük a teljesítményt.
6. Itt az ideje a változásnak!
Az előző öt lépésben bebiztosítottuk magunkat: megvan az esélyünk arra, hogy hosszabb távon is átgondoljuk a lehetőségeket és új utakat keressünk. Miért is? Mert versenyelőnyt szerezhetünk új megoldások meghonosításával. Érdemes megfontolni olyan új, lassan terjedő irányokat, mint:
- "zöld technológiák" alkalmazása egyrészt az informatikában, informatikai üzemeltetésben, másrészt az infrastruktúrában, infrastrukturális üzemeltetésben;
- új finanszírozási források bevonása, mint pályázatok, visszaforgatható kifizetések, visszatérítések;
- ingyenes megoldások igénybevétele, mint szoftverletöltések, internetes telefonálás, ingyenes képzések és konferenciák;
- távmunka, mint új munkaszervezési forma, bevezetése és az ezt támogató technikák fejlesztése;
- új kompetenciák elsajátítása, mint a proaktivitás módszertára, belső tanácsadói működés, coaching;
- a felértékelődő kapcsolati háló újraértelmezése.
7. Készülj fel a hasonló helyzetekre!
A válság elmúlik, viszont a változás állandó. Érdemes tudatosítanunk, hogy milyen megközelítéssel, milyen módszerekkel hogyan sikerült megoldani a jelenlegi változási helyzetet, milyen értékek és tapasztalatok hasznosíthatók a más hasonló helyzetekben. Mindezeket érdemes rögzíteni, ezzel kialakítani a „válságkezelési tervet” és megújítani a változás-menedzsment gyakorlatunkat. Így a mostani nehézségek és sikerek egyaránt hozzájárulnak a jövőbeni rugalmasabb mőködéshez, sikeresebb változáshoz, fejlődéshez.
Kiss Zsuzsanna
MCS Kft. vezető szaktanácsadója
www.mcskft.hu
