Ezeket a lépcsőfokokat pedig a szakmai hozzáértés mellett viselkedésével és öltözködésével érheti el, nem mindegy például, hogy hogyan fog kezet vagy milyen öltönyt visel.
Lássuk, mi az üzleti etikett 5 legfontosabb szabálya!
5 alapvető üzleti etikett
Ma már nagyon sok cégnél jóval kevésbé merevek az irodai viselkedésre, öltözködésre vonatkozó előírások, mint korábban, ám ez a legkevésbé sem jelenti azt, hogy az üzleti etikettre is kevésbé kellene odafigyelni egy találkozó alkalmával. Egy kicsit olyan ez, mint egy randevú, ahol önmagunk helyett főként a céget kell képviselni.
1. A bemutatkozás
A bemutatkozásnál nagyon sok dolog eldőlhet, hiszen itt szerzi a másik fél az első benyomásokat. Mindig teljes névvel illik bemutatkozni, és jó, ha a jelenlévők közül mindenki keresztnevét megjegyzi az ember a későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében. Ha nehezen memorizál neveket, jó trükk, ha megismétli a találkozás során néhányszor, de nem olyan gyakran, hogy nyilvánvaló legyen, hogy éppen „csal”.
A kézfogás egy univerzális üzleti üdvözlési forma. A határozott kézfogás továbbra is pozitív tulajdonságnak számít, a gyenge inkább negatívumnak, azonban a túl erős szorítás kellemetlen lehet. Általában a magasabb rangú személy nyújtja először a kezét, fontos, hogy nézzen mindig a másik szemébe. Azokról, akik elfordítják a szemüket, úgy vélhetik, nem rendelkeznek önbizalommal és kellő őszinteséggel.
Lényeges, hogy az első találkozásnál minden jelenlévőt köszöntsön. Mivel soha nem tudhatja, kik lehetnek azok, akiket üdvözölt, fontos, hogy mindenkit ugyanolyan fokú kedvességgel köszöntsön. Ehhez elegendő lehet egy barátságos mosoly is. Amennyiben Önnel érkezik valaki, őt is mindenképpen mutassa be az illető titulusával együtt.
A bemutatkozást követően a beszélgetés beindulásáig kínos csendek lehetnek, így érdemes kezdeményezni. Jó ötlet lehet megdicsérni valamit, amit viselnek, beszélni a környezetről és nyitott kérdéseket feltenni –a jég pedig máris megtörik. Amikor valaki más beszél, fontos, hogy bólintson vagy mosolyogjon, ez azt mutatja, hogy aktívan figyel. Jelzi, hogy törődik azzal, amit mondanak és értékeli a gondolataikat. Ügyeljen arra, hogy soha senkit ne szakítson félbe. Ha beszélni szeretne, a szája kinyitásával nonverbális jelet küldhet, de udvarias megvárni, amíg befejezik. A témák kapcsán fontos, hogy ne húzza a magánéletét a szakmai berkekbe, törekedjen ebben minimális megnyilvánulásra. Ugyanakkor ha egyáltalán nem oszt meg semmit, sznobnak vagy távolságtartónak fog tűnni. Fontos, hogy tudja, mely témák alkalmasak a tárgyalás előtti „small talk” beszélgetésekbe, és melyek nem.
2. A pontosság nagyon fontos!
Legyen szó munkába érkezésről, megbeszélésről vagy határidő betartásáról, a pontosság kritikus fontosságú, hiszen az idő pénz, az üzleti világban pedig különösen. Ha kihagy egy határidőt, az az egész csapatot érintheti, a többiek arra számítanak, hogy mindenki eleget tesz a rábízott feladatoknak. Könnyű alábecsülni, hogy mennyi időre lesz szükség egy projekt befejezéséhez, így érdemes akár ehhez külön alkalmazást használni, hogy semmiképpen ne csússzon ki a határidőből.
Személyes találkozó esetén is igaz az, hogy a késés tiszteletlenség, hiszen figyelmen kívül hagyja a másik ember idejét és kötelezettségeit. Amennyiben mégis elkésne, mindenképpen jelezze még időben! A másik oldalt tekintve pedig a túl korai érkezés sem jó, a legideálisabb, ha a megbeszélt időpont előtt 5-10 perccel érkezik.
3. Öltözködés és higiénia
Az öltözködési szabályok sokkal lazábbak lettek az elmúlt évtizedekben, de attól még, hogy esetenként lehet kapucnis pulcsiban, melegítőnadrágban és papucsban megjelenni a munkahelyen, ez nem jelenti azt, hogy meg is kell tennie! Nem egy tanulmány mutatta már ki, hogy az első dolog, amit mások észrevesznek, az a megjelenés. Ez az első benyomás, ami kitörölhetetlen és nagyon lényeges.
Természetesen ez nem jelenti azt, hogy több százezres öltönybe kell befektetni a sikeres tárgyalás érdekében. Az alkalomhoz illő öltözködés azt mutatja, hogy erőfeszítéseket tett, és nagy valószínűséggel ugyanezzel a gondossággal viszonyul majd a közös munkához is.
Mindig szenteljen nagy figyelmet a higiéniájára! Fésülje meg a haját, vágja le a szakállát, tisztítsa meg a körmeit! Ügyeljen arra, hogy ruhái jó illatúak legyenek, így bárki szívesen ül majd Ön mellé, vagy hajol közel átnézni egy szerződést.
4. Egy üzleti ebéd vagy vacsora szabályai
Szintén igaz ebben az esetben, hogy próbáljon meg nem elkésni, nehogy felborítsa ügyfele napjának hátralevő részét. Ha olyan helyen van, ne ijedjen meg a több evőeszköz látványától, bátran haladjon fogásonként kívülről befelé! Amikor a tányér mellől elfogytak, akkor vegye kézbe a tányér fölöttit, mert az a desszerthez lesz szükséges. Az evőeszközöket mindig úgy tegye a tányérra, hogy ne érjenek az asztalhoz, ha befejezte az adott fogást, akkor egymás mellé helyezze őket, nagyjából 11 óra irányába.
Ilyen eseményeken egy-két pohár bornál többet nem illik fogyasztani, mert a hangsúly az üzleten van, mámoros fejjel pedig nem lehet dönteni a fontos kérdésekben. Mivel maga az étkezés csak formalitás, ezért mindenképpen egyszerűbb ételeket válasszon, az anyagiakat tekintve pedig maradjon a közepes árkategóriánál.
A széken egyenes háttal illik ülni úgy, hogy könyöke és kezei nem érhetnek az asztalhoz. Miután helyet foglalt, a szalvétát rögtön terítse az ölébe, és semmilyen tárgyat, még a telefont se helyezze a megterített asztalra.
5. Ha a saját iroda a találkozó helyszíne
Munkaterülete tükrözi az Ön és cége professzionalitását, ezért mindenképpen legyen tiszta. Amennyiben itt folyik a közös munka, mindenképpen mutasson tiszteletet a közös területek és tárgyak iránt. Az irodában végzett munka gyakran azt jelenti, hogy megosztja a helyet másokkal. Sok irodában van közös konyha vagy legalább egy céges hűtőszekrény az ebédek, harapnivalók és italok tárolására. Itt természetesen csak az az Öné, amit saját maga hozott. Ha céges nyomtatót, tűzőgépet vagy egyéb irodai kelléket használ, legyen tisztelettudó. Töltsön fel papírt és tűzőkapcsokat a következő személy számára, aki majd legközelebb használja azokat.
A fenti szabályokat betartva számos sikeres üzleti találkozó várhat Önre, ahol sok esetben már az első benyomással meggyőzi a másik felet!
