A „TeamSpirit” avagy a csapatszellem online meetingekkel is fenntartható
A személyes meetingek nagy előnye az információk többszintű átadása, a közös ötletelés és problémamegoldás. Ha megfelelően van vezetve, számos előnnyel jár, és a kollégák között is tovább erősödik a küzdőszellem a közös célokért. A felkészülés, a megfelelő guide (vezérfonal) valamint a meeting utóéletének megfelelő adminisztrációja az online térben sem ugorható át, sőt, a helyes eszközválasztás még fontosabb. Ha a távmunka megkönnyítése, a belső kommunikáció fejlesztése vagy a csapatmunka javítása a cél, akkor – az egyébként most 6 hónapig ingyenes próbaverzióval elérhető - Microsoft Teams a legjobb választás - első lépésként, gyors megoldást keresve mindenképpen, hiszen a gyakorlati problémákra egészében választ képes adni.
Videókonferencia megoldás
A Teams-en belül elérhető telefon és böngésző segítségével is egyszerűen becsatlakozhat bármelyik dolgozó az értekezletbe. A felek jól látják, jól hallják egymást, a szoftver bárki számára könnyen kezelhető és pillanatok alatt telepíthető.
Privát és csoport chat megoldás
A chat funkció által a gyors, azonnal megválaszolható kérdésekre is válasz kérhető. Emellett alkalmi munkacsoportokat is létrehozhatunk, akár egyes projektekhez, divíziókhoz hozzárendelve. A közös chat szoba lényege tulajdonképpen ugyanaz, mintha az irodában a mellettünk lévő asztalnál dolgozóhoz szólnánk pár szót. (Elküldted ezt az e-mailt, vagy küldjem én? Hívod Te, vagy hívom én a partnert? Melyik mappában van az a szerződés?)
A biztonság érdekében: Pendrive helyett felhő
Mivel a cég nagy része online fogja szervezni a dokumentációt, törvényszerű, hogy előbb-utóbb összekeverednek a szerződések, ajánlatok és egyéb fontos adminisztrációs kellékek. Emellett azt is nehéz lesz követni, hogy az adott dokumentumot éppen ki szerkesztette, hol jár a folyamatban. A legjobb megoldás erre az, ha mindenki kompatibilis szoftvereket használ egy olyan rendszerben, ahol akár valós időben is egyszerre többen hozzáférhetnek egy fájlhoz. Word, Excel és más Office formátumokban készült fájlokat például bármikor megoszthatunk más Microsoft-fiókokkal, szerkeszthetjük azokat a böngészőben is, folyamatosan látva, valós időben, hogy ki mit gépel, mit módosít, miközben mi is dolgozhatunk benne anélkül, hogy bárkinek a munkáját felülírnánk. A fájlokat ezért nem a saját merevlemezen, vagy a dolgozók részére kiosztott pendrive-on, hanem egy mindenki számára egyszerűen és biztonságosan elérhető OneDrive-on célszerű tárolni.
A projektek átláthatóságáért: Planner
A projektek követéséhez, a távmunkások munkaidejének hatékony beosztásához egy egyszerű szoftvert ajánlunk: a Microsoft Plannerben az egyes feladatokhoz checklistet rendelhetünk, az egyes kisebb lépéseket átláthatóbbá téve, az elvégzett feladatot megjelölve. Így a részfeladatok sem sikkadnak el a többi között és pontosan követhető, egy-egy feladat végrehajtásával hol járunk. A felelős hozzárendelésével a delegáció/feladatkiosztás is egyszerűen követhető, a csapat vezetője könnyedén átláthatja, hogy ki min dolgozik éppen, hol akad szabad kapacitás, hol kell esetleg segítség. A különböző témákról, feladatokról az alkalmazás automatikusan naptárat készít, átláthatóvá téve, mikor és mivel kell foglalkozni, így lehetővé teszi, hogy előre tervezzünk. A feladatok státuszáról, készültségi szintjéről esztétikus és könnyedén átlátható grafikon készül, az egyének teljesítménye ezzel könnyedén követhető, a csapat vezetője látni fogja, mi készült el, ki csúszik esetleg a feladataival, ki az, aki jobban terhelhető. És mindez akkor is kiválóan működik, ha valaki éppen otthonról végzi munkáját.
Ha most bejön, a jó gyakorlatot hosszútávon is érdemes megtartani
Fontos leszögezni: a technológia önmagában azonban nem fog csodát tenni semmilyen méretű cégnél. A létező gyakorlatot jobbá, hatékonyabbá képes tenni - ha viszont ez a gyakorlat önmagában elavult, akkor nem fogja hirtelen megmenteni a kollégák munkaidejét. A koronavírus ebben talán még pozitív változást is hozhat: mivel rá vagyunk kényszerítve a belső folyamatok felülvizsgálatára és újratervezésére, az is előfordulhat, hogy a válsághelyzet lecsengése után egy sokkal hatékonyabb, az időmenedzsment és együttműködés szempontjából a következő szintre lépett cégbe térnek majd vissza a dolgozók.
