Az eredményes költséggazdálkodás, a bevételek és a költségek folyamatos nyomon követése nélkül a cégek törvényszerűen csődre vannak ítélve. Ha viszont ezeket figyeljük, választ kaphatunk olyan kérdésekre, hogy
- Adott vagy megteremthető feltételek mellett mi a maximum, amit vállalkozásunkból kihozhatunk?
- Kihoztuk-e ténylegesen vállalkozásunkból azt, amit elterveztünk? Mik voltak a tényleges hozzájárulások az eredményhez, a teljesítményhez?
- Min kell változtatni, hogy jobb eredményt érjünk el?
Ez kis cégek esetében egy egyszerű excel-táblázat segítségével megvalósítható. Ilyenkor minden kiadási és bevételi tételt érdemes külön sorba feljegyezni. A költségekhez pedig hozzá kell rendelni egy költséghelyet. Így látszik, hogy mire megy el a pénz, és honnan is jön a bevétel. Ezek alapján külön csoportosíthatók például a bér-, az iroda- és a gépkocsiköltségek.
A kkv-k esetében ugyanakkor a cég teljes tevékenységét menedzselő integrált vállalatirányítási rendszert érdemes bevezetni. A mai üzletviteli szoftverek olyan modulcsomagok, amelyek az üzleti folyamatok ellenőrzését biztosítják. Különböző összetevőket tartalmaznak a pénzügyi információk, a fizetési kimutatások, a szállítói láncok, az emberi erőforrás, a raktárkészlet, a gyártási és terjesztési folyamat, valamint az ügyfélkapcsolatok kezelésére. Az egyes szoftvergyártók más-más vállalatok igényeit kielégítő speciális modulokat kínálnak.
A kisvállalkozások számára az ilyen típusú szoftverek megkönnyítik a vállalati folyamatok stabilizálását és összehangolását. Lehetővé teszik a vállalat működésének mélyebb szintű megértését, miközben növekszik a vállalat és annak szervezeti összetettsége. Fejlett pénzügyi és ügyfélkapcsolati (CRM-) alkalmazások állnak rendelkezésre, amelyek a kisebb vállalkozásokat segíthetik hozzá a versenyképes működéshez.
Sok kis cégnél felmerül problémaként, hogy a növekedés miatt mindig csak a tevékenység szempontjából éppen szükséges programot vásárolják meg, amelyek nem feltétlenül egységesek. Az egymástól függetlenül kiépülő és működő, úgynevezett „sziget-megoldásokat” használnak, amikor más-más program kezeli a raktárkészletet, a könyvelést és egyéb területeket. Ilyenkor gyakori a párhuzamos adatrögzítés (mivel nem integrált, egymással együttműködő rendszerek dolgoznak), például a megvásárolt árut a könyvelésbe és a raktárkészlet-nyilvántartásba külön- külön viszik be. A szakértők szerint egy növekvő cég esetében az ilyen szigetszerű megoldások állandó fejfájás forrásai lehetnek a jövőben, így a modulonként megvásárolható integrált ügyviteli rendszerek jelentik a hosszú távú megoldást.
Természetesen a vállalat tevékenységétől, terveitől függ elsősorban, hogy milyen üzletviteli megoldást érdemes választania, az alábbi tanácsokat azonban érdemes szem előtt tartani:
- Fókuszban a pénzügyi adatok. A legtöbb kisvállalkozásnál a pénzforgalom kezeléséből adódó problémák jelentkeznek először. A Yankee Group által végzett felmérés szerint a cégek több, mint egyharmada úgy találta, hogy a készpénzfolyamatok hosszú távú tervezése és kezelése az egyik legfőbb üzleti kihívás.
- Fordítson figyelmet arra, hogy a cég növekedése esetén a rendszer bővíthető legyen. Érdeklődjön, hogy van-e módja a felhasználók hozzáadásának abban az esetben, ha az alkalmazotti állomány megnő, illetve hogy a szoftver licence adott számú felhasználóra vonatkozik-e, és mennyibe kerül. Tisztában kell lennie azzal is, hogy a szoftver hány új felhasználó és tranzakció nyilvántartására képes, valamint hogy bővítéssel milyen mértékben növelhető a teljesítménye.
- Érdeklődjön a megoldás rugalmassága felől. Elképzelhető, hogy a megoldás olyan folyamatokba kényszeríti, amelyek később hátrányossá válhatnak? Számítson arra, hogy idővel megváltoznak az üzleti folyamatok, ezért a megoldásnak lehetőséget kell nyújtania a képernyőn megjelenített elemek kibővítésére, az összetettebb munkafolyamatokra, az adatmezők méretének növelésére és így tovább.
- Tudja meg, hogy milyen mértékben képesek az egyes modulok az együttműködésre egymással és más elterjedt alkalmazásokkal. Az üzletmenet során keletkező adatoknak egyszerűen hozzáférhetőknek kell lenniük más üzletviteli modulokból. Biztosítani kell, hogy minden adatot csak egyszer kelljen bevinni a rendszerbe, a lehető legkevesebb hibalehetőséggel. Ideális esetben ezek a modulok együttműködnek az elterjedt asztali megoldásokkal, például a Microsoft Word és Excel alkalmazásokkal.
- Számoljon az új rendszerre való áttérés és a testreszabás költségeivel. Ha a meglévő rendszer fontos üzleti adatokat tartalmaz, a szoftver eladójának tájékoztatni kell Önt az adatok új rendszerbe történő átvitelével kapcsolatos költségekről. Arra is fényt kell deríteni, hogy szükség lesz-e programkód-módosításra a meglévő és az új rendszer közötti együttműködés biztosításához.
- Tudja meg, hogy a megoldás tartalmaz-e kimutatási eszközöket. Az ideális megoldás egyszerűen használható és beállítható kimutatási eszközöket kínál az adatok szemléletes és interaktív ábrázolására.
