A kérdőív használata leghatékonyabb abban az esetben, ha azt az intézmény minden dolgozója kitölti. Használható eredményeket rögzíthetünk "minimális" esetben is, ha a kérdőívet az intézmény dolgozóinak legalább 30%-a tölti ki. Utóbbi esetben gondoskodni kell arról, hogy a kitöltő személyek jól reprezentálják a szervezet egészét.
Használhatjuk a kérdőívet a szervezet egy alegységének (pl. tantestület, gondnokság, tanszék, ügyosztály) részletes vizsgálatához is. A kitöltendő személyekre vonatkozó javaslat megegyezik az előzőekben leírtakkal. A kérdőív használata rendszeresen, évente egy alkalommal indokolt és hatásos. Gondos felkészüléssel, "ráhangolódással" a kérdőív kitöltése egyénenként nem több 30-40 percnél. A felkészülés, az előzetes szervezés intézményenként eltérő lehet. Javaslatunk a következő:
Beszéljük meg s jelöljük ki a kérdőívet kitöltő munkatársakat. A kitöltők gondosan tanulmányozzák, olvassák el a portálon az azonosítást nem igénylő, megnyitható menüpontokat (Mi ez?, Célkitűzések az alkalmazásban stb.)
Minden kitöltő nyomtassa ki magának (vagy másolja le) és készítse elő a saját gondolatai lejegyzésére is alkalmas Kitöltési útmutatót, amit menet közben használ, amibe jegyzetelhet.
Lépjünk be a kérdőív kitöltése menübe s a regisztrálás után kezdjük el a kitöltést. Az első kérdéseket az Útmutató szerint tekintsük át "próbaképpen" (egy-két perc múlva, a kritériumon belül maradva, módosíthatjuk a választásainkat) és "hangolódjunk" rá a kérdőívre. Első pillantásra, minden kérdés nagyon összetettnek tűnik, a megfelelő válasz megtalálása mégis egyszerű. A már kitöltők elmesélhetik az élményüket: nincs másról szó, minden kérdésnél, minthogy képzeljük el magunkat tanárként, mintha dolgozatot javítanánk. A sok példa ellenőrzése után, a jó és rossz eredményeket mérlegelve a végén adunk egy osztályzatot. Ennyi az egész.
Akkor sincs baj, ha egy kérdésnél úgy érezzük, hogy alaposabban kellene tájékozódnunk, esetleg utána kellene nézni néhány adatnak, hogy pontosabban válaszolhassunk. Az sem gond, ha történetesen a kérdőív kitöltése közben megzavarnak bennünket. A kitöltés megszakítható. Az egyedi azonosítónkat (s az intézményünk kódját) használva, bármikor folytathatjuk. A program ott folytatódik, ahol abbahagytuk.
Fontos megnyugtatni minden kitöltő munkatársunkat, hogy érdemes objektíven értékelnie, őszintén válaszolnia a kérdésekre, hiszen a kitöltés lényegében anonim. Azon kívül, hogy az összesítőben a neve szerepel a kitöltők között, semmiképpen nem mutatható ki, hogy az egyes kérdésekre személy szerint mit válaszolt.
Kapcsolódó anyag
Az EU-CAF önértékelési rendszere
Minőségirányítás a közoktatásban
Az utóbbi években az európai uniós csatlakozás közeledtével megnőtt az oktatási intézmények és a pedagógiai szolgáltatással foglalkozó szervezetek minőségügy iránti érdeklődése. A szakemberek felismerték, hogy csak a minőségi közoktatás biztosíthatja a gazdaság munkaerő szükségleteit. Ennek megfelelően már ebben a szakaszban is érdemes alkalmazni a minőségirányítási rendszereket.
