A hatékonyság gyilkosa: az irodai bratyizás
Bármilyen kellemetlenül is hangzik, a rövid irodai tereferék és a gyors magántelefonok az effektivitás kerrékkötői. Ami sokak számára kellemes felüdülés, az valójában gigantikus zavaró-faktor. Tudományos kutatások megállapították: akit három percre megszakítanak munkájában, annak minden alkalommal legalább két percre van szüksége ahhoz, hogy ismét el tudjon mélyedni feladatában. Ha a példát az egész munkaidőre alkalmazzuk, kiderül, hogy annak több mint 40 százalékát elpocsékoljuk.
Naponta egy órát levelezünk el a munkahelyen
A másik problémás tényező: az e-mailek. Senki nem képes ellenállni a kíváncsiságnak akkor, amikor a PC prüntyög egyet és a monitor sarkában megjelenik egy aprócska, sárga levél. "Vajon ki írt nekem?" Csupán maga a gondolat százezreket zökkent ki naponta a koncentrált munkavégzés folyamatából. A dolog persze nem marad ennyiben: reflexszerűen az egérhez nyúl és megnézi, mi van a postaládájában. Naponta akár 150-szer is.
A RoperASW piackutató intézet 600 munkavállaló bevonásával készült nemzetközi vizsgálata például megállapította, hogy a dolgozók 68 százaléka naponta egy órát pazarol el e-mailekre. Ez 60 terméketlen percet jelent, ennek a következménye pedig az elhúzódó munkanap és a túlóra.
Sőt, a helyzet a szakértők előrejelzése szerint rosszabbodni fog: 2006-ban a mostani 31 milliárd helyett már 60 milliárd elektronikus üzenetet indítanak majd útnak. Lothar Seiwert, Németország egyik legismertebb, időmenedzsmenttel foglalkozó szakembere tapasztalatból tudja, hogy egyes vezetők 150 e-mailt kezelnek naponta. Ez akár napi öt órába is belekerülhet.
Ritkábban, kevesebbet, gyorsabban!
A szakembereknek természetesen az e-mail-özönre is van megoldásuk: vegyünk igénybe technikai segítséget és állítsunk fel fontossági sorrendet. A stratégia mindig ugyanaz: az eddigieknél ritkábban kukkantsunk bele elektronikus levelesládánkba. Ha pedig megtesszük, akkor azonnal válaszoljunk, archiváljunk vagy töröljünk.
A munkahelyi fecsegés és mailezés megöli a hatékonyságot
Túl stresszes a munkahelye? Úgy érzi, semmire sincs ideje? Jó időbeosztással csökkenthető a nyomás és növelhető a munka hatékonysága. A kutatások alapján készült recept egyszerű, de fájdalmas: kevesebb elbeszélgetettidő, és az elektronikus levélforgalom mérséklése.
