A dokumentumok kezelésének tekintetében a két talán legfontosabb tényező az elérés és a költség. Ha a szervezetek megoldják, hogy irataikhoz bármikor költség hatékony módon hozzáférjenek, azzal lényegesen csökkenthetik a működési hiányosságokat. Szakonyi András, a világ legnagyobb irat- és adatkezelő társaságának, az Iron Mountain Central Europe-nak regionális ügyvezető igazgatója szerint a gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak, hiszen jelen helyzetben, amikor nagyon sok vállalatnál a költségcsökkentés került előtérbe a növekedéssel szemben, a vállalat- és cégvezetők többsége belátta, hogy ma már a dokumentummenedzsment is egy külön szakma, ugyanúgy, mint az adótanácsadás, vagy éppen a követeléskezelés, aminek megvannak a professzionális képviselői idehaza és külföldön egyaránt.
"Tapasztalataink szerint elsődlegesen három ok miatt fordulnak hozzánk a különböző vállalatok, köztük a kkv-k" – mondja Szakonyi András. "Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagy méretűnek tekinthető cég esetében is nagyon komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése. A második gyakran említett ok a klasszikus kiszervezést (outsourcing-ot) támogató érv, amely szerint hiába áldoz emberi erőforrást egy cég a dokumentumainak, iratainak menedzselésére, hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe, hogy végezzék ezt a tevékenységet, a legtöbb esetben elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően, ezt a tevékenységet nem tudják megoldani házon belül, mivel ez nem az adott cég főtevékenysége.
A fentieken kívül, amikor az is világossá válik a cég valamelyik vezető menedzserének, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze 25 százaléka a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor már nagyon kevesen vannak olyanok, akik ne gondolkodnának el nagyon komolyan a szolgáltatás igénybe vételén."
Természetesen ez a fajta kiszervezés vagy outsourcing megoldásokat biztosít a dokumentumkezelés talán legkényesebb problémáira, amikor vegyes tárolási környezetben papíralapú és elektronikus iratok is vannak, amikor keverednek az aktív és a passzív (ritkán hozzáfért) dokumentumok, illetve amikor az ügyfélnél és különböző külső szolgáltatóknál is tárolt anyagokhoz kapcsolódóan, egymással nem kompatibilis dokumentumkezelő rendszerek egyszerre működnek. Mint Szakonyi elmondta, az információkezelés folyamatának lényege, hogy a szolgáltató biztosítja a zavartalanul áramló integrált információk gyors és biztonságos elérését, bárhol és bármilyen formában is legyenek azok. Ennek köszönhetően a cégek, vállalatok jobban kihasználhatják meglévő eszközeiket (információikat), növelhetik termelékenységüket, csökkenthetik költségeiket, és ezzel felgyorsíthatják növekedésüket.
Az Iron Mountain egyesíti az aktív dokumentumok fizikai tárolását, azok intelligens átalakítását és digitális tárolását. A világcég dokumentumkezelési megoldásait a digitális iratközpontja (DRC) teszi teljessé, melynek segítségével minden egyes ügyfele egyrészt elérheti különböző dokumentumait, másrészt különböző műveleteket végezhet vele: szerkesztheti, megjegyzéssel láthatja el, vagy éppen e-mail üzenetben továbbíthatja azokat.
