Jelenleg már két típusú megoldással számolhatnak a vállalatok: a hagyományos, fixen bérelt irodákkal, és az úgynevezett instant irodákkal. Utóbbiak lehetnek szolgáltatott irodák, vagy virtuálisak.
A virtuális irodák esetében azt kell megfizetni, hogy az adott vállalat elmondhassa magáról, hogy például egy "A" kategóriás, exkluzív irodaházban található az irodája: ez szerepel a cégbírósági végzésen, a névjegykártyáján, és a beérkező hívások és postaküldemények is ide futnak be.
A titkárnő - aki egyszerre akár 15-20 cégnek is dolgozik - átkapcsolja a hívásokat az ügyfél mobiltelefonjára, de a hívó fél ezt nem tudja. Ha esetleg tárgyalásra kerülne sor, a tárgyalószobák bármelyike rövid időn belül kibérelhető, így az ügyfeleket nem kell a lakásunkban, a kevésbé reprezentatív irodánkban, vagy akár egy kávézóban fogadni. Kétségtelen, hogy másképp ítélnek meg az ügyfelek egy elegáns irodaházban működő céget.
Kérdés, hogyan reagálnának az ügyfelek, ha köztudottá válna, hogy partnerük csak virtuálisan bérel irodát az egyik legszebb irodaházban. Vajon csodálkozna-e Ön, ha a kapcsolás után a háttérben például a villamosvezető hangja lenne hallható, amint bemondja, melyik megálló következik?
Trükkös, de praktikus
Elsőre sokan vélik úgy, hogy van egy kis átverés íze a virtuális irodabérleteknek, külföldön azonban elfogadott ez a működési modell. Az ötlet mindenképpen praktikus, hiszen rengeteg olyan munkakör van, melyhez nem kell állandóan egy irodában ülni, miközben a megítélés szempontjából nem mindegy, hol fogadja a cég ügyfeleit. Potenciális virtuális irodabérlők a vidéken, vagy külföldön élő vállalkozók, akik csak havonta néhány napot töltenek Budapesten, esetleg az önállóan dolgozó informatikusok, ügynökök, fejvadászok, ügyvédek, grafikusok, akik vagy ügyfélhez mennek, vagy a munka nagy részét otthon is el tudják végezni.
A virtuális irodák árai – irodaháztól, és szolgáltatás-mennyiségtől függően – 25 000 forinttól 120 000 forintig terjednek. Minél nagyobb a presztízsértéke az irodaháznak, annál inkább meg kell fizetni azt. Erre az alapdíjra jön rá a tárgyaló bérleti díja, ami 2000–4000 forintba kerül átlagosan óránként, és a telefon-, faxforgalom után is fizetni kell. Ha sokan keresik a bérlőt, és gyakran kell külföldre kapcsolni a hívásokat, a telefonköltség a bérleti díj többszörösére is rúghat. Az elegánsabb helyeken a papír ára is aranyárban mérhető, de rövid távon még így is olcsóbban jövünk ki, mintha ugyanott évekre kellene lekötni magunkat.
Instant is bérelhető
Hasonló, de más konstrukcióban működnek a szolgáltatott irodák. Ebben az esetben a cégek valóban bérbe veszik az irodát, de általában csak átmeneti jelleggel. Előnyük a hagyományos irodaházakhoz képest, hogy akár 3 hónapra, és akár egy szobányi helyiségre is lehet szerződést kötni, még a bútorozással sem kell törődni, és az asszisztens munkabérét is megspóroljuk. A kész irodához tartozik egy bútorozott tárgyaló, ügyfélváró, konyha, közös helyiség, irodai felszerelések, telefon, fax, internet, recepció, és egy közös asszisztens is. Tehát, aki megfizeti az instant iroda bérleti díját, ezeket a költségeket takaríthatja meg. Hogy ez mennyire éri meg, attól függ, hogy hol, mekkora, milyen minőségű irodát választunk, mennyi időre kötjük le magunkat, és éppen milyen a center kihasználtsága.
Tény, hogy a hagyományos irodaházakat nem lehet egy-két évre, vagy akár néhány hónapra bérelni, és a kis létszámú cégek felé sem túl nagy a kínálat, de a virtuális és szolgáltatott irodák mellett gyakran még olyan dolgokat is érvként sorolnak fel, melyek egy hagyományos irodaházban is magától értetődően megtalálhatóak, úgymint például lift, közös helyiség, légkondicionáló.
Aki hosszú távon gondolkozik, annak nem éri meg
A hagyományos irodaházak méltányosabbnak tartják saját áraikat, és úgy gondolják, hogy egy komoly cég büdzséjébe belefér egy irodabérlet, ráadásul így saját maguk alakíthatják ki környezetüket, nem pedig készen kapják azt. De nem érdemes összehasonlítani a kettőt, hiszen más a két bérlemény célja és célcsoportja. Aki hosszú távon gondolkozik, és biztos az üzleti sikerében, annak nyilvánvalóan nem éri meg szolgáltatott irodát bérelnie, aki pedig egyelőre csak ki szeretné próbálni magát, inkább választja ezt a megoldást.
Kezdőknek ajánlott
A szolgáltatott irodák ügyfelei főként olyan külföldi és - kisebb részben – magyar vállalatok, (gyakran úgynevezetett start-up cégek), melyek újonnan léptek a piacra, vagy a fejlődés útjára, befektetésnek szánják a reprezentatív irodai környezetet, és rugalmasan kezelik a létszámot. Sok az olyan multinacionális cég, melyek még csak próbálgatják a magyar piacot, és néhány hónap alatt igyekeznek felmérni, hogy érdemes-e maradni, befektetni irodába, alkalmazottakba. Gyakran kezdik magyarországi pályafutásukat 2-10 emberrel, mely létszám néhány hónapon belül akár megduplázódhat, de akár a felére is csökkenhet az üzleti sikerektől függően, ebben az esetben viszont rugalmasan alakítható a szobák száma egy szolgáltatott irodában, és a bérleti szerződés is bármikor meghosszabbítható akár csak egy hónappal is. Szintén ideális megoldás a szolgáltatott iroda a projekt munkákra. Ilyenkor 50-100 ember is betelepülhet egy irodába néhány hónap erejéig.
A szolgáltatott és virtuális irodák piaca gyerekcipőben jár még hazánkban, nem nagy a kínálat, így az árak is magasak egyelőre. A két legnagyobb versenytárs a magyar piacon a holland-magyar DBH Group, és a Regus Kft. Előbbi november 30-án nyitott 3500 m2-en, több mint 230 munkaállomással irodákat Budapesten és Debrecenben. "Szolgáltatásunk lényege a testreszabott megoldásokon alapul. Az adminisztratív és kiegészítő irodai vagy tanácsadói szolgáltatásainkkal célunk, hogy hozzásegítsük partnereinket saját üzleti tevékenységük hatékonyságának javításához. Legyen szó akár alapvető adminisztrációról, postázásról, telefonok kezeléséről vagy nagyobb rendezvények megszervezéséről, bérszámfejtésről, üzleti tanácsadásról, minden esetben partnereink igényei és elvárásai állnak tevékenységünk középpontjában" - mondta Kovács Szabolcs, a DBH Serviced Office értékesítési igazgatója.
A virtuális irodákat sokszor hasonlítják egyfajta cégeknek szóló szállodához, ahová előzetes bejelentkezés útján bármikor érkezhet, és bármeddig maradhat az ügyfél. Éppen ezért Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban az irodák nagy része ugyan a belvárosi üzleti negyedben található, de egyre gyakrabban építenek irodaházakat repülőterek mellé is, hogy még a városba jutás se okozzon időkiesést, ha valaki csak egy tárgyalás kedvéért érkezik az adott országba. Összességében megállapítható, hogy mind a szolgáltatott, mind a virtuális irodák nagy előnye a szakértők szerint, hogy segítenek megnyitni az utat a külföldi tőke előtt.
Gábor Fanni
