A nyilvántartásokból elsősorban azok juthatnak adatokhoz, akiknek érdekeltsége fűződik azokhoz. Az érdekeltséget igazolni, de legalább is valószínűsíteni kell. A közérdekű adatok viszont korlátozás nélkül kiadhatók. Személyes adatot ekkor is csak az érintett hozzájárulásával adhat ki a hatóság - ha csak törvény másképp nem rendelkezik.
Az elsőfokú építésügyi hatóság (ebből több száz van az országban) tartja nyilván a helyi építési szabályzatot, a helyi védelem alatt álló épületeket, a lakásokat, a felvonókat, valamint a hatósági eljárás során kiszabott bírságokat. Az elsőfokú építésfelügyeleti hatóság (ez a közigazgatási hivatalokban működik) tartja nyilván a felügyeleti ellenőrzések jegyzőkönyveit, valamint a kiszabott bírságokat és azok behajtását.
A Magyar Építész Kamara területi kamarái vezetik a tervezői, míg a Magyar Mérnöki Kamara területi szervezetei a műszaki szakértői névjegyzéket vezetik. Ez utóbbiak rögzítik a műszaki ellenőrök és a felelős műszaki vezetők neveit is. Az új szabályokat 2008. első napjától kell alkalmazni. Akkortól veszti hatályát az 1997-ben hozott korábbi jogszabály.
