Gyulay Tibor : Projektmenedzsment és tudásmenedzsment több dimenziós kapcsolata
"Ugyanígy szúrtuk el a legutóbbi projektet is!", „Egyszer már jól ment, akkor most miért hibáztunk ekkorát?” – ezek és ehhez hasonló mondatok gyakran hangzanak el a projektekkel kapcsolatban. Az rendben van, hogy egy komplex, újszerű feladat megoldásánál nagyobb a hibázás lehetősége, mint a rutin tevékenységeknél, de az nem megengedhető, hogy az ilyen nagy téttel bíró ügyeknél olyan hibákat kövessünk el (rendszeresen), amelyek nagyobb tudással, több tapasztalattal kiküszöbölhetők lennének.
A projektmenedzsment az egyik olyan terület, ahol nagyon pontosan tetten érhetőek azok a következmények, amelyek a tudás nem megfelelő kezeléséből fakadnak. Az elvárt minőségtől való elmaradás, a határidő csúszás vagy a költségkeretek túllépése szinte mindig visszavezethető valamilyen „nem tudás” gyökerű problémára. Ezek lehetnek szakmai kompetencia hiányosságok vagy a projektmenedzser nem megfelelő felkészültsége. (Az egyszerűség kedvéért, most eltekintünk a motivációs problémáktól vagy a körülmények kedvezőtlen alakulásának hatásaitól.)
Az életem úgy alakult, hogy mind a projektmenedzsment (PM), mid a tudásmenedzsment (TM) terén igen komoly tapasztalatokra tettem szert. Több, mint 25 éve az első magyarországi PM trénerek egyike lehettem (a Szinergia egyik alapító tagjaként), és a TM tanácsadásban is kifejezetten úttörőnek számítunk a KM EXPERT keretében kifejtett tevékenységünkkel.
Az utóbbi időben újra több felkérést is kapok projektmenedzsment képzések megvalósítására, így kézenfekvő volt, hogy alaposabban megvizsgáljam a két témakör kapcsolódását.
A projektvezető tudásszerzési ciklusai (előzetes tanulás, tapasztalatok beépülése...)
Az alábbi területeken mindenképpen hasznosnak tartok egy elmélyültebb elemzést:
- Projekt tapasztalatok "visszaforgatása" a szervezeti PM tudásvagyonba és felhasználásuk az induló projektekben
- A projektek egyik sikertényezője: a TUDÁS! --> tudástervezés, tudásmenedzselés a projektekben
- Tudásmenedzsment fejlesztés PM szemlélettel és módszerekkel.
Tapasztalataim szerint, a PM nagyon sok módszert, technikát alkalmaz a tudás kezelésére, de még rengeteg tartalék van ezen tevékenységek tudatosságának, módszerességének növelésében, illetve a gondolkodásmód kiszélesítésében és a használt eszközök tárházának bővítésében.
Kezdjük a projektvezető kompetenciáival! Azt nem vitatja senki, hogy a projekt sikere döntően az emberi tényezőkön, ezen belül is a projektvezető felkészültségén, készségein múlik. Erre a szükségletre reagálva, nagyon széles a kínálat különböző PM képzésekből; az 1 napos „gyorstalpalóktól” a komoly, minősítést adó programokig. Így az ún. „előzetes tanulás” nagyjából rendben is lenne (még akkor is, ha még nagyon sokan vannak olyanok, akik mindenféle előképzettség nélkül kapnak projektvezetői feladatokat, bízva abban, hogy majd menet közben megszerzi a szükséges tapasztalatokat). Gyakorlati tapasztalatra, persze, a képzett projektvezetőnek is szüksége van, hiszen a hallgatólagos vagy tacit tudás csak ezen az úton szerezhető meg. A „munka közbeni tanulási” fázist is intenzívebbé lehet tenni, ha tapasztalatokat módszeresen feldolgozzuk, rögzítjük, így egyre több elem kerülhet át a „nem tudom, hogy tudom” területről a „tudom, hogy tudom” mezőbe. A tudás bővítésének fájdalom mentes (!) módja, ha mások tapasztalatait is beépítjük a tudásbázisunkba. Erre jó alkalmat kínálhatnak a különböző tudáscsere fórumok vagy tudásközösségek (konferenciák, fórumok és az évtizede működő, nyitott PM Műhely is).
Eldönthetetlen vita, hogy mennyire kell értenie a projektvezetőnek a projekt témájához? Azzal én is egyetértek, hogy teljesen kivülállóként nem lehet eredményesen irányítani egy folyamatot. Minél komplexebb azonban egy feladat, a team vezetőnek annál inkább a koordinációs, menedzseri képességeire lesz szükség a sikeres megvalósításhoz.
Már 30 éve is azt tanítottuk, hogy a projekt akkor tekinthető késznek, ha a lezárása is korrekt módon megtörténik. Ehhez képest nagyon gyakran tapasztaljuk, hogy elmarad a zárás (sőt, sokszor nem is derül ki, hogy a projekt még fut vagy már vége van). Ha a leszállítandók átadása meg is történik, nagyon ritkán kerül sor, a tapasztalatok kiértékelésére, a tanulságok levonására. Ennek pedig az a következménye, hogy a munka során megszerzett tudás elveszik azok számára is, akik részesei voltak a munkafolyamatoknak, de főleg azoknak, akik ebben a projektben nem vettek részt, de később találkoznak még hasonló feladattal. és akkor elkövetik ugyanezeket a hibákat. Érthető (?), hogy amikor „végre megszabadulhatunk egy projekttől”, és már nyakunkon a másik (vagy akár több), akkor nehezünkre esik megállni, visszatekinteni, és dolgozni a tanulságok levonásán, főleg mások számára. Ezzel azonban szervezeti szinten borzasztó pazarlást hajtunk végre; a projektjeink hatékonyságának növelésére rendelkezésre álló kézenfekvő erőforrást hagyunk elveszni, ami aztán a következő projekteknél érezteti hatását: célelérési problémákban, határidő- és költségtúllépésben.
Nem véletlen azonban, hogy nagyon kevés jól működő tapasztalatmegosztó rendszerrel találkozunk a PM gyakorlatban. Nem elég ugyanis a jószándék, a tanulságok levonása komoly módszertani jártasságot igényel. Az összegyűjtött tapasztalatok feldolgozása, tárolása, napra készen tartása is munkaigényes dolog, ahogy ennek a tudásanyagnak a „visszaforgatása” a projekt gyakorlatba szintén nem triviális ügy. Szerencsére egyre több jó példával is találkozunk. Vannak szervezetek, ahol komoly retrospektív tevékenység zajlik, és találkoztunk a projektek jó gyakorlatainak megosztásával, illetve a projektek során elkövetett hibák közzé tételével is.
A projektvezető kompetenciáival foglalkozó bekezdésben már kitértünk valamennyire a megvalósításhoz szükséges szakmai tudás kérdésére. Ha hiszünk abban, hogy a projekt sikerét befolyásolja a szükséges tudás rendelkezésre állása (akkor, amikor, szükség van rá, és olyan formában, ahogy fel tudjuk használni), akkor a tervezési fázisban érdemes egy projekt tudáskezelési tervet is készíteni. Könnyebb lesz a megvalósítás, ha tudjuk, a különböző szakaszokban milyen tudásra lesz szükségünk, és ezeket hogyan biztosítjuk. Érdemes ennek e tervnek a keretében kitérni a keletkezett tudáselemek rögzítésére, feldolgozására is. Egyik fontos sikertényező lehet, hogy hogyan tervezzük meg a projekt tudás átadását a majdani üzemeltető csapat számára? Ennek különös jelentősége lehet pl. a (gép)beruházási vagy a nagy felújítási projektekben.
A PM – TM kapcsolódás a tudásmenedzsment oldaláról is izgalmas lehet. Egy TM fejlesztés elég összetett kérdés; általában rengeteg változással jár, sok szakterületet érint, ezért érdemes projekt szemlélettel megvalósítani. Az elmúlt időszak nagyobb ügyfél projektjeinél nagy segítséget jelentett nekünk is a bevált PM módszertanok alkalmazása.
Szakirodalom ajánló
Bencsik Andrea (2009): A tudás menedzsment emberi oldala. Z-press Kiadò
Bencsik Andrea (2013): Best patrice a tudás menedzsment rendszer kiépítésében. Pearson Education Ltd.
Bencsik Andrea (2015): A tudásmenedzsment elméletben és gyakorlatban. Akadémia Kiadó
Chris J. Collison – Paul J. Corney – Patricia Lee Eng (2019): The KM Cookbook. Stories and strategies for organisations exploring Knowledge Management Standard ISO 3040. Facet Publishing
Davenport, H. Thomas - Prusak, Laurence (2001): Tudásmenedzsment. Kossuth Kiadó
Lorna, Uden - Szabó Lajos - Obermayer-Kovács Nóra (2010): Knowledge management in organizations. Roles and Challenges of Knowledge management in innovation for services And products.
Nonaka, I. - Takeuchi, H. (1995): The knowledge creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. In: Oxford University Press, New York
Nonaka, I. - Konno, N. (1998): The concept of “Ba”: Building a foundation for knowledge creation. In: California Review Management, Vol. 40., No. 3.
Noszkay, E. (2013): A rendszerszemléletű tudásmenedzsment. Pearson Kiadó, Harlow
Probst, G. J. B. (1998): Practical knowledge management: A model that works, Arthur D. Little, Pism. Second Quarter
ÖSSZEGZÉS
A Műhely célja, hogy felhívja a figyelmet a projekt tapasztalatokban megtalálható tudás feldolgozására, megőrzésére és későbbi felhasználására. A közös beszélgetés során a résztvevők meggyőződhetnek arról, hogy a tudásmenedzsment hatékony megoldásai nagymértékben hozzájárulhatnak szervezetek projektmenedzsment kultúra fejlesztéséhez, a siker és hatékonyság növeléséhez.
A 45. PM Műhely megbeszélendő kérdései :
1. Honnan szerezték/szerzik be a sikeres PM-hez szükséges tudásukat? (Képzés, könyv, saját tapasztalat, internet…???)
2. Mik a PM kulcstudások (tacit és explicit elemek)? Ezeket milyen módon lehet leghatékonyabban elsajátítani?
3. Feldolgozzák-e a projektek tapasztalatait? Milyen módon rögzítik a tanulságokat? Ezt hol, hogyan tárolják? Milyen módon kerülnek megosztásra ezek a tudáselemek?
4. A projekt tervezése során megtervezik-e a szükséges tudás megszerzésének, megosztásának módját?
5. Hogyan segíthetné a projekt menedzserek munkáját egy jól működő TM rendszer?
6. ??? (és ami még a helyszínen felmerül)
