Kovács Kálán- Szalay Imre : Szervezeti projekt kultúra, projektmenedzsment érettség
Bevezetés
Mi az a projekt érettség? Mitől erős egy szervezetben a projekt kultúra? A projektek legtöbbször egy szervezeten belül működnek, nem függetlenül annak működésétől, más projektekkel való interferenciájától, piaci, üzleti hatásoktól. Így a szervezetekben a projektek, projektszemlélet elfogadása, annak szintje nagyban hatással van a projektek és projektvezetők működésére, sikerességére.
A projekt és vállalat közti kapcsolat fontosságának, kezelésének intézményesült formája a PMO, ezzel is erősítve a portfoliómenedzsment és az üzleti elemző módszertanok működtetését.
Az előadásban ennek a gondolatkörnek az áttekintése után a projektmenedzsment érettség mérésének pár módszerét, hazai szervezetekben való mérések eredményeit, ezek elemzését, tanulságait mutatjuk be.
Kifejtés
A szervezeti projekt kultúra fejlettségétől nagyban függ a projekt portfólióban lévő projektek sikere. Egy PMI-s felmérés szerint, ahol a Jól teljesítő szervezeteknek a legalább 80%-os projekt sikert, rosszul teljesítőknek pedig a legfeljebb 60%-os teljesítést definiálták az az eredmény mutatkozott, hogy a projektsikerek mögött szignifikánsabban fejletteb projekt kultúra van.
Ennek elemeiként szükséges kialakítani a projektjóváhagyási folyamatokat, a projektvezetők kompetenciáját fejlesztő PMO-val kell rendelkeznünk, a PMO-nak megfelelő felhatalmazással kell rendelkeznie a stratégiai projekt portfólió menedzseléséhez, valamint gazdája kell, hogy legyen az egész projektmenedzsment folyamat halmaznak. Ugyanakkor nem csak a szűken vett projektmenedzsment folyamatokat kell menedzselnie, hanem a vállalat egészében lévő összes projektet támogató folyamatra is hatással kell lennie, mint a képzés, beszerzés, kontrolling stb.
Hiszen a szervezetekben a projektek nem önmagukban futnak, hanem részei a vállalat, intézmény folyamatainak, működésének, s ezek a projektek életciklusát, környezetét, a támogatás illetve a támogatás elérésének milyenségét is meghatározzák. Így a projekt szakaszok önmagukban a környezetük hatásai nélkül nem értékelhetők. Hogy csak a legszokásosabb függőséget említsük: az erőforrásokhoz való hozzáférés problémáját, s akkor az érdekviszonyok hálójáról nem is beszéltünk.
Azt feltételezzük, hogy optimális esetben a vállalti projekt portfólió a vállalat stratégiájának megvalósítására szervezett akciók összessége, legfontosabb elemei. Ezen akciók, fejlesztések, változások menedzsmentje akkor hatásos, ha megfelelő figyelem, a projektek kezelése tudatos. Vagyis az ismert PMI-s vállalati ábrában valóban megvannak ezek a külön projekt irányítási (governance) struktúrák, aminek mozgatórugója a PMO lehet.
Tapasztalatink, s az irodalomban is a legkülönbözőbb PMO típusokkal találkozunk. A projekt kultúra fontos eleme, hogy a fogalmakat nem elnevezésük, hanem tartalmuk, működésük szerint értékeljük, s tudjuk milyen egységek, milyen szerepet látnak el a projekt életciklus folyamatokban. Példaként egy Gartner ábra a PMO elnevezés mögötti rendkívül színes és eltérő hatókörről.
A szervezeti projektmenedzsment tematikája megjelent a projektmenedzsment tudások között. Érdekes a PMI-nál a fejlődési ív, hogyan alakult ki már a témakör szabványa is:
- Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) Knowledge Foundation 2003
- Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) second edition
Knowledge Foundation – 2008
- Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®) 3rd edition
Knowledge Foundation – 2013
- Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide, 2014
- The Standard for Organizational Project Management (OPM), 2018
És persze más szervezetek, szerzők is megjelentek érettségi modellekkel és mutatókkal. Néhány gondolatot meg is osztunk róluk az előadásban.
Mi a modellek közül Americo Pinto PhD dolgozatában kidolgozott PMO Maturity Cube modellt választottuk a hazai mérésekhez. Egyrészt mert ez gyakorlatias módon közelített a problémához, s egy jól kidolgozott, de nem túlzottan sok elemű kérdéssorra épül, konkrét kérdőívvel, mértékekkel, másrészt evvel remélve összehasonlítást tenni más országokkal. A kitöltést túl nyomó részt személyes interjú keretében végeztük, hogy így viszonylag az egységes értelmezést és értékelést biztosítsuk.
Maga a kocka három dimenziója az alábbi értékeket vizsgálja:
Fontos megközelítési mód, hogy a projektiroda egy szolgáltatás, aminek pontosan az igényeket kell kielégítenie.
Az előadásban bemutatjuk a hazai tükörképet, s várjuk annak közös értelmezését.
Míg az előző felmérés egy vállalatok közti összehasonlítást mutat, addig, konkrét cégeknél végzett munkánk során az egyes szervezetek fejlesztéséhez is kidolgoztunk egy a fejlettséget vizualizációs modellt, amivel a vezetőknek bemutatható a projektkultúra fejlettségének helyzete és a szervezetnél fejlesztendő területek. Ezek nem a PMBOK szerinti tudásokról szólnak, ami alap és fontos területe a projektvezetők előre lépésének, hanem a szervezeti projekt környezet építéséről szólnak.
Üzeneteink, amit megvitatásra ajánlunk:
- A szervezeti megújítási célok megfelelő elérése a projektek sikere nagyban a projekt kultúra fejlettségétől függ.
- A projekt kultúra fejlettsége attól függ, hogy van-e tulajdonosa a projektmenedzsment folyamatnak és a tulajdonosnak milyen felhatalmazása és kompetenciái vannak a folyamat megfelelő működtetéséhez, fejlesztéséhez.
- A jól kialakított portfólió kezelő folyamat és projekt indítási governance a szervezet projekt kultúrájának fontos, de nem kizárólagos jellemzője.
- A projekt kultúrába beletartozik a projekt sikereket fontosnak tartó támogató vállalati légkör.
Összegzés
A Műhely célja, hogy bemutassa a projekt érettség összetevőit és mérésének lehetséges módszereit. Mindez hozzá kell járuljon a szervezeti projekt kultúra méréséhez és ezen keresztül a fejlesztéshez.
Az 53. PM Műhely megbeszélendő kérdései:
- Tapasztalatok, észrevételek a fenti üzentekkel kapcsolatban!
- Mik azok a szervezeti tényezők, amelyek jellemzően akadályozzák a projektek sikerességét?
- Mennyire van hatással a kontextus a projektek vitelére?
- Projekt tudatos szervezet
- Szervezet típusa
- Projekt környezete (Iparág, hatások)
- Példák érett projekt kultúrával rendelkező szervezetekre?
- Mi a döntő faktor a fejlődésben?
