10p

Megroggyanhat a Fidesz a Novák-botránytól? Kitört a belharc a pártban?
Mi lesz az uniós pénzekkel és a magyar gazdasággal?

Online Klasszis Klubtalálkozó élőben Lengyel Lászlóval -
vegyen részt és kérdezzen Ön is a Pénzügykutató Zrt. vezetőjétől!

2024. február 28. 15:30

A részvétel ingyenes,
regisztráljon itt!

A 2022. november 17-i 55. PM Műhely (időpont : 16:00-18.00, helyszín : Bp. XI. Magyar Tudósok krt 2. BME I.ép. B.110 terem) workshopja az egyre komplexebbé váló projektek menedzsment kérdéseit kívánja megbeszélni a nemzetközi- és Műhely résztvevőinek tapasztalatai alapján. Fontos megérteni a komplexitás jellemzőit, hogy ehhez alkalmazkodva alakulhasson ki a hagyományostól eltérő menedzsment módszertan. A feladatok megértéséhez és tervezéséhez nem elegendő a „best practice” ismerete, hanem nyílt gondolkozású adaptív gondolkodás szükséges, ami a szervezetek kultúrájának változását is igényli. Mind ezek a projektmenedzsment szemlélet és a projektmenedzseri kompetencia fejlesztését igénylik. A Műhely előadás-beszélgetés ehhez kíván hozzájárulni. A témát a Műhely résztvevői  választották ki, és a bevezető blog megírására illetve bevezető előadás megtartására Sárvári Mariannt kérték fel, aki jelentős hazai- és nemzetközi projektvezetői tapasztalattal, 2021-ben az ÉV PROJEKTMENEDZSERE díját nyerte el, 2022-ben az IPMA nemzetközi PM versenyében a rövid listára került (végső eredmény hirdetés 2022. nov. 12-én).

Sárvári Marianna: Komplex projektek menedzsmentje, dilemmák

Az elmúlt 6 évben nagyméretű projekteket, programokat vezettem, vezetek. Ahhoz, hogy megfelelő tudással rendelkezzem projektek vezetéshez, megszereztem a PMP és az IPMA B bizonyítványokat. Azt tapasztaltam, hogy önmagában a megszerzett szakmai ismeretek nem elégségesek a „jó” projektvezetéshez. Csak röviddel ezelőtt szembesültem azzal, hogy a projektjeim nem „egyszerű”, hanem „komplex” projektek, ahol a „hagyományos” projektvezetői szaktudás önmagában nem elégséges a sikerhez. Ez a felismerés keltette fel az érdeklődésemet a komplex projektek témája iránt.

A szakirodalom szerint is érdemes megkülönböztetni a hagyományos és a komplex projekteket azok kezelése tekintetében: „Mára világossá vált, hogy a hagyományos projektmenedzsment folyamataink nem megfelelőek a komplex projektek kezeléséhez. A PMI és mások kutatásokat folytatnak annak meghatározására, hogy mi teszi a projekteket összetetté, és feltárják, hogyan kell kezelni a projektek komplexitását.

A projektmenedzsment területén számos vezető alternatív megközelítéseket alkalmaz a komplex projektek kezelésére. Felismertük, hogy égető szükség van új megközelítésekre az összetett projektek irányításához a folyamatosan változó globális gazdasági környezetben.” (Kathleen B. Hass, PMP, A ‚Managing Complex Projects, A New Model’ könyv szerzője)

A komplex projektek témája csak nekem új. A projektek sikertényezői után ez a második legtöbbet kutatott, vitatott téma a projektmenedzsment szakirodalmában. Miért érdekes ez a téma ennyire? Míg a projektek sikere esetében az eredmények (előnyök, hasznok) megvalósításáról, eléréséről van szó, végső soron arról, hogy milyen mértékben és hogyan érünk el pozitív változásokat a projektek által. A projekt-komplexitás témaköre inkább az előttünk álló kihívás nagyságával, nehézségeivel és a változási folyamat kezelésével foglalkozik. A témakör legfontosabb kérdései a következők: el tudjuk-e érni a céljainkat, mit kell tennünk annak érdekében, hogy sikeresek legyünk, hogyan lehet felmérni a kihívás nehézségét, hogyan kell viselkednie a projekt szereplőinek egy ilyen környezetben.

Közhely, de igaz és mi magunk is tapasztaljuk, hogy a projektek egyre nagyobb szerepet töltenek be a szervezetek működésében és egyre komplexebbek lesznek.

A projekt-komplexitás meghatározására nincs egy egyértelműen elfogadott módszertan. Egy kutatás (Bakhshi et al, 2016) - mintegy 25 év idevonatkozó kutatásait tanulmányozva - 125 komplexitást meghatározó tényezőt azonosított (l. a lenti dia ábráján).

Számtalan modell létezik a komplex projektek sajátosságainak kategorizálására. Egy mértékadó példát mutat a lenti dia. Az International Centre For Complex Project Management (egy ausztráliai központú nemzetközi szervezet, a komplex projektek módszertanainak gondozására jött létre) öt témakör köré csoportosítja a komplexitás ismérveit: strukturális összetettség, technikai összetettség, időbeli tényezők, társadalmi-kulturális komplexitás, a szereplők irányultságbeli jellemzői.

A témát kutató szakértők arra a következtetésre szoktak jutni, hogy a komplex projektek valójában komplex adaptív rendszerek, amelyek a következő tulajdonságokkal bírnak:

  • A projekt részletei: jelentős a változók és interfészek száma; sok elemből (ágensből) épülnek fel, amelyek strukturált elrendeződésben vannak (pl. hálózatok, hierarchikus rendszerek)
  • Kétértelműség: az események nem feltétlenül állnak ok-okozati összefüggésben vagy az összefüggések nem ismeretesek (legfeljebb utólag állapíthatók meg); sokszor váratlan, előre nem látható extrém jelenségek következnek be
  • Bizonytalanság: a cselekvések eredménye előzetesen nem értékelhető
  • Kiszámíthatatlanság: nem tudható előre, hogy mi fog történni; bizonyos kialakuló, a rendszerben megjelenő jellemzők/tulajdonságok (emergence) nem megjósolhatóak a jelenlegi struktúra ismeretéből; - kiszámítható és kiszámíthatatlan jellemzők keveréke, ami miatt a rendszer modellezése szinte lehetetlen;
  • Dinamika: gyors változási sebesség; a rendszer elemei lokálisan hatnak egymásra, és a rendszerben ezek az elemek direkt vagy indirekt módon összeköttetésben állnak egymással
  • Szociális dimenziók: az interakciók száma és típusa jelentős, a célok is gyakran változhatnak; a komplex rendszerek dinamikusak, időben változnak, a változások nemlineárisok, a folyamatok időben nem visszafordíthatóak; - az ágensek hatnak egymásra, kapcsolatba kerülnek egymással, egyénileg (saját önérdeküknek alárendelve) alkalmazkodnak, illetve sikertelen adaptáció esetén kiszelektálódnak

A komplex projektek menedzsmentjét a szakértők a komplex rendszerek elméleteinek segítségével írják le. A társadalmakat, vállalatokat átszövő kapcsolati hálózatok, a gazdaságok, a pénzügyi rendszerek, a kulturális sokszínűség mind egymásba integrált komplex rendszerként írhatóak le, ahol az interakciók révén bontakoznak ki bizonyos rendszerszintű tulajdonságok. Ugyanez a dinamika érvényes a projektekre is mint szociális képződményekre. Már a múlt század közepén megjelentek a komplex rendszerek elemzésével foglalkozó tanulmányok, amelyek segítségével a komplex projektek működése is leírható.

A komplex projekteknek számos definíciója létezik, de nincs egyetlen, a szakma által elfogadott meghatározása. Számomra szimpatikus volt az egyik cikkben olvasott következő értékelés erről: „A zsűri még mindig nem hozta meg a döntését: A projekt komplexitásnak nincs olyan széles körben elfogadott definíciója, amely kutatáson alapulna, és ezért védhető lenne. Úgy tűnik, hogy a projektmenedzsment szakma azt az álláspontot képviseli, hogy „tudni fogod, ha szembe kerülsz vele."

Nem minden projekt komplex projekt. Fontos és hasznos annak megállapítása, hogy a projektünk egyszerű, komplikált, komplex vagy kaotikus (reméljük, hogy nem az utolsó), hiszen mindegyik típus másféle menedzsmentet igényel. A besorolásban jól használható az eredetileg az IBM-nél kifejlesztett Cynefin keretrendszer.

Jól használható a Stacey mátrix is, amelyhez elég jól hozzáigazítható az alkalmazandó projektmenedzsment módszertan is.

Az előadáson bemutatok két komplexitást értékelő mátrixot a saját gyakorlatomból.

A komplex projektek „tanuló”, adaptív rendszerek. A szponzornak és a projektmenedzsernek különös felelőssége van ennek a változó, folyamatosan alkalmazkodó szervezetnek a vezetésében, ami másféle gondolkodást, működési módot és képességeket igényel.

Még egyszer hadd mutassak rá arra, hogy mi különbözteti meg a stabil és az alkalmazkodó projektmenedzsmentet.

A komplexitás kezeléséhez másféle képességeinket kell mozgósítani. A bonyolult helyzetek érzékelésének képessége, az érzelmi intelligencia magas szintje a stakeholderek megfelelő vezetéséhez, a rugalmasság a folyamatos igazodáshoz elengedhetetlen.

Az általam megismert szakirodalomban számos helyen írnak arról, hogy a komplexitás jó kezelésében nagy szerepe van a „jobb agyféltekés” gondolkodásnak, az intuíciónak, a vizuális kommunikációnak, az érzelmi intelligenciának, az ismeretlen minták folyamatos feltárásának.

Természetesen a bal agyfélteke sem „hagyható otthon”, hiszen a projektvezetőnek a hagyományos módszereket is használnia kell. A kérdés, hogy hogyan tud a bal és jobb skálán mindig az adott helyzetnek megfelelően „mozogni” és a helyzethez illő módszert alkalmazni.

Számos nagyon hasznos eszköz, módszer létezik, amely kifejezetten jól használható a komplex projektek világában. Ilyen módszerek pl. a Design Thinking.

Kiváló tréningek léteznek, ahol komplex projektek menedzsmentjét tanítják. Ezen tréningek fókuszában a komplex problémák megoldási módszerei („wicked problem solving”), a design thinking, a projekt vizualizációja, az intuíció, a projekt tagokkal történő „igazodás”, a projekt értelmének a meghatározása áll. (A lenti minta az IDEO Design vállalat tréning menetrendjét mutatja, amellyel azt szeretném illusztrálni, hogy a komplex tréningekre szabott programjukban kizárólag a „jobb agyféltekés” képességek fejlesztésére fókuszálnak.)

Számomra kifejezetten szimpatikus az az álláspont, hogy minden projektnek van egy távlatosabb értelme, amely segíti a résztvevők azonosulását a távlatos céllal, a projekt értelmével. Hiszem azt is, hogy jó munkát csakis bizalmi légkörben, biztonságos közegben lehet végezni. Ezért közel áll hozzám az itt felsorolt néhány „jobb agyféltekés” projektmenedzsment javaslat Mike Aucoin-tól.

  1. Találd meg a projekt vonzó célját – az érzelmi azonosulás és motiváció mozgósítása;
  2. A projekt értelmezése – annak feltárása, hogy miről szóljon a projekt;
  3. Kísérletezz és alkalmazkodj – alkalmazkodás a tanultakhoz;
  4. Egy új valóság létrehozása – új és hasznos minták azonosítása;
  5. Bizalmi légkör kialakítása - olyan döntések meghozatala, amelyek elősegítik a jó vezetői minták kialakítását;
  6. Az adódó helyzetek kihasználása - improvizáció a projekt keretein belül; és
  7. Hagyj örökséget a projekt után–maradandó jövőkép kialakítása és beteljesítése

(Right-Brain Project Management: A Complementary Approach, Mike Aucoin)

 

Az 55. PM Műhely megbeszélendő kérdései:

  1. Ti is jelentős különbséget tapasztaltok-e a komplex és kevésbé komplex (egyszerű) projektek működése között? Kinek milyen élményei vannak komplex projektekről?
  2. Máshogyan kezeli-e a szervezetetek a komplex projekteket?
  3. Milyen eszközöket használtok (a hagyományos módszertanok mellett) a komplex projektek kezelésére?
  4. Hogyan működnek ezek az eszközök a komplex (esetleg nem komplex) projektek esetében?
  5. Milyen képességekkel, tudással kell bírnia a komplex projektet vezető projektvezetőnek?
  6. Fejleszthetők-e ezek a képességek, ha igen, hogyan, milyen módon?

LEGYEN ÖN IS ELŐFIZETŐNK!

Szerkesztőségünkben mindig azon dolgozunk, hogy higgadt hangvételű, tárgyilagos és magas szakmai színvonalú írásokat nyújtsunk Olvasóink számára.
Előfizetőink máshol nem olvasott, minőségi tartalomhoz jutnak hozzá havonta már 1490 forintért.
Előfizetésünk egyszerre nyújt korlátlan hozzáférést az Mfor.hu és a Privátbankár.hu tartalmaihoz, a Klub csomag pedig egyebek között a Piac és Profit magazin teljes tartalmához hozzáférést és hirdetés nélküli olvasási lehetőséget is tartalmaz.


Mi nap mint nap bizonyítani fogunk! Legyen Ön is előfizetőnk!