<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1446330315732208&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
10p

A 2022. november 17-i 55. PM Műhely (időpont : 16:00-18.00, helyszín : Bp. XI. Magyar Tudósok krt 2. BME I.ép. B.110 terem) workshopja az egyre komplexebbé váló projektek menedzsment kérdéseit kívánja megbeszélni a nemzetközi- és Műhely résztvevőinek tapasztalatai alapján. Fontos megérteni a komplexitás jellemzőit, hogy ehhez alkalmazkodva alakulhasson ki a hagyományostól eltérő menedzsment módszertan. A feladatok megértéséhez és tervezéséhez nem elegendő a „best practice” ismerete, hanem nyílt gondolkozású adaptív gondolkodás szükséges, ami a szervezetek kultúrájának változását is igényli. Mind ezek a projektmenedzsment szemlélet és a projektmenedzseri kompetencia fejlesztését igénylik. A Műhely előadás-beszélgetés ehhez kíván hozzájárulni. A témát a Műhely résztvevői  választották ki, és a bevezető blog megírására illetve bevezető előadás megtartására Sárvári Mariannt kérték fel, aki jelentős hazai- és nemzetközi projektvezetői tapasztalattal, 2021-ben az ÉV PROJEKTMENEDZSERE díját nyerte el, 2022-ben az IPMA nemzetközi PM versenyében a rövid listára került (végső eredmény hirdetés 2022. nov. 12-én).

Sárvári Marianna: Komplex projektek menedzsmentje, dilemmák

Az elmúlt 6 évben nagyméretű projekteket, programokat vezettem, vezetek. Ahhoz, hogy megfelelő tudással rendelkezzem projektek vezetéshez, megszereztem a PMP és az IPMA B bizonyítványokat. Azt tapasztaltam, hogy önmagában a megszerzett szakmai ismeretek nem elégségesek a „jó” projektvezetéshez. Csak röviddel ezelőtt szembesültem azzal, hogy a projektjeim nem „egyszerű”, hanem „komplex” projektek, ahol a „hagyományos” projektvezetői szaktudás önmagában nem elégséges a sikerhez. Ez a felismerés keltette fel az érdeklődésemet a komplex projektek témája iránt.

A szakirodalom szerint is érdemes megkülönböztetni a hagyományos és a komplex projekteket azok kezelése tekintetében: „Mára világossá vált, hogy a hagyományos projektmenedzsment folyamataink nem megfelelőek a komplex projektek kezeléséhez. A PMI és mások kutatásokat folytatnak annak meghatározására, hogy mi teszi a projekteket összetetté, és feltárják, hogyan kell kezelni a projektek komplexitását.

A projektmenedzsment területén számos vezető alternatív megközelítéseket alkalmaz a komplex projektek kezelésére. Felismertük, hogy égető szükség van új megközelítésekre az összetett projektek irányításához a folyamatosan változó globális gazdasági környezetben.” (Kathleen B. Hass, PMP, A ‚Managing Complex Projects, A New Model’ könyv szerzője)

A komplex projektek témája csak nekem új. A projektek sikertényezői után ez a második legtöbbet kutatott, vitatott téma a projektmenedzsment szakirodalmában. Miért érdekes ez a téma ennyire? Míg a projektek sikere esetében az eredmények (előnyök, hasznok) megvalósításáról, eléréséről van szó, végső soron arról, hogy milyen mértékben és hogyan érünk el pozitív változásokat a projektek által. A projekt-komplexitás témaköre inkább az előttünk álló kihívás nagyságával, nehézségeivel és a változási folyamat kezelésével foglalkozik. A témakör legfontosabb kérdései a következők: el tudjuk-e érni a céljainkat, mit kell tennünk annak érdekében, hogy sikeresek legyünk, hogyan lehet felmérni a kihívás nehézségét, hogyan kell viselkednie a projekt szereplőinek egy ilyen környezetben.

Közhely, de igaz és mi magunk is tapasztaljuk, hogy a projektek egyre nagyobb szerepet töltenek be a szervezetek működésében és egyre komplexebbek lesznek.

A projekt-komplexitás meghatározására nincs egy egyértelműen elfogadott módszertan. Egy kutatás (Bakhshi et al, 2016) - mintegy 25 év idevonatkozó kutatásait tanulmányozva - 125 komplexitást meghatározó tényezőt azonosított (l. a lenti dia ábráján).

Számtalan modell létezik a komplex projektek sajátosságainak kategorizálására. Egy mértékadó példát mutat a lenti dia. Az International Centre For Complex Project Management (egy ausztráliai központú nemzetközi szervezet, a komplex projektek módszertanainak gondozására jött létre) öt témakör köré csoportosítja a komplexitás ismérveit: strukturális összetettség, technikai összetettség, időbeli tényezők, társadalmi-kulturális komplexitás, a szereplők irányultságbeli jellemzői.

A témát kutató szakértők arra a következtetésre szoktak jutni, hogy a komplex projektek valójában komplex adaptív rendszerek, amelyek a következő tulajdonságokkal bírnak:

  • A projekt részletei: jelentős a változók és interfészek száma; sok elemből (ágensből) épülnek fel, amelyek strukturált elrendeződésben vannak (pl. hálózatok, hierarchikus rendszerek)
  • Kétértelműség: az események nem feltétlenül állnak ok-okozati összefüggésben vagy az összefüggések nem ismeretesek (legfeljebb utólag állapíthatók meg); sokszor váratlan, előre nem látható extrém jelenségek következnek be
  • Bizonytalanság: a cselekvések eredménye előzetesen nem értékelhető
  • Kiszámíthatatlanság: nem tudható előre, hogy mi fog történni; bizonyos kialakuló, a rendszerben megjelenő jellemzők/tulajdonságok (emergence) nem megjósolhatóak a jelenlegi struktúra ismeretéből; - kiszámítható és kiszámíthatatlan jellemzők keveréke, ami miatt a rendszer modellezése szinte lehetetlen;
  • Dinamika: gyors változási sebesség; a rendszer elemei lokálisan hatnak egymásra, és a rendszerben ezek az elemek direkt vagy indirekt módon összeköttetésben állnak egymással
  • Szociális dimenziók: az interakciók száma és típusa jelentős, a célok is gyakran változhatnak; a komplex rendszerek dinamikusak, időben változnak, a változások nemlineárisok, a folyamatok időben nem visszafordíthatóak; - az ágensek hatnak egymásra, kapcsolatba kerülnek egymással, egyénileg (saját önérdeküknek alárendelve) alkalmazkodnak, illetve sikertelen adaptáció esetén kiszelektálódnak

A komplex projektek menedzsmentjét a szakértők a komplex rendszerek elméleteinek segítségével írják le. A társadalmakat, vállalatokat átszövő kapcsolati hálózatok, a gazdaságok, a pénzügyi rendszerek, a kulturális sokszínűség mind egymásba integrált komplex rendszerként írhatóak le, ahol az interakciók révén bontakoznak ki bizonyos rendszerszintű tulajdonságok. Ugyanez a dinamika érvényes a projektekre is mint szociális képződményekre. Már a múlt század közepén megjelentek a komplex rendszerek elemzésével foglalkozó tanulmányok, amelyek segítségével a komplex projektek működése is leírható.

A komplex projekteknek számos definíciója létezik, de nincs egyetlen, a szakma által elfogadott meghatározása. Számomra szimpatikus volt az egyik cikkben olvasott következő értékelés erről: „A zsűri még mindig nem hozta meg a döntését: A projekt komplexitásnak nincs olyan széles körben elfogadott definíciója, amely kutatáson alapulna, és ezért védhető lenne. Úgy tűnik, hogy a projektmenedzsment szakma azt az álláspontot képviseli, hogy „tudni fogod, ha szembe kerülsz vele."

Nem minden projekt komplex projekt. Fontos és hasznos annak megállapítása, hogy a projektünk egyszerű, komplikált, komplex vagy kaotikus (reméljük, hogy nem az utolsó), hiszen mindegyik típus másféle menedzsmentet igényel. A besorolásban jól használható az eredetileg az IBM-nél kifejlesztett Cynefin keretrendszer.

Jól használható a Stacey mátrix is, amelyhez elég jól hozzáigazítható az alkalmazandó projektmenedzsment módszertan is.

Az előadáson bemutatok két komplexitást értékelő mátrixot a saját gyakorlatomból.

A komplex projektek „tanuló”, adaptív rendszerek. A szponzornak és a projektmenedzsernek különös felelőssége van ennek a változó, folyamatosan alkalmazkodó szervezetnek a vezetésében, ami másféle gondolkodást, működési módot és képességeket igényel.

Még egyszer hadd mutassak rá arra, hogy mi különbözteti meg a stabil és az alkalmazkodó projektmenedzsmentet.

A komplexitás kezeléséhez másféle képességeinket kell mozgósítani. A bonyolult helyzetek érzékelésének képessége, az érzelmi intelligencia magas szintje a stakeholderek megfelelő vezetéséhez, a rugalmasság a folyamatos igazodáshoz elengedhetetlen.

Az általam megismert szakirodalomban számos helyen írnak arról, hogy a komplexitás jó kezelésében nagy szerepe van a „jobb agyféltekés” gondolkodásnak, az intuíciónak, a vizuális kommunikációnak, az érzelmi intelligenciának, az ismeretlen minták folyamatos feltárásának.

Természetesen a bal agyfélteke sem „hagyható otthon”, hiszen a projektvezetőnek a hagyományos módszereket is használnia kell. A kérdés, hogy hogyan tud a bal és jobb skálán mindig az adott helyzetnek megfelelően „mozogni” és a helyzethez illő módszert alkalmazni.

Számos nagyon hasznos eszköz, módszer létezik, amely kifejezetten jól használható a komplex projektek világában. Ilyen módszerek pl. a Design Thinking.

Kiváló tréningek léteznek, ahol komplex projektek menedzsmentjét tanítják. Ezen tréningek fókuszában a komplex problémák megoldási módszerei („wicked problem solving”), a design thinking, a projekt vizualizációja, az intuíció, a projekt tagokkal történő „igazodás”, a projekt értelmének a meghatározása áll. (A lenti minta az IDEO Design vállalat tréning menetrendjét mutatja, amellyel azt szeretném illusztrálni, hogy a komplex tréningekre szabott programjukban kizárólag a „jobb agyféltekés” képességek fejlesztésére fókuszálnak.)

Számomra kifejezetten szimpatikus az az álláspont, hogy minden projektnek van egy távlatosabb értelme, amely segíti a résztvevők azonosulását a távlatos céllal, a projekt értelmével. Hiszem azt is, hogy jó munkát csakis bizalmi légkörben, biztonságos közegben lehet végezni. Ezért közel áll hozzám az itt felsorolt néhány „jobb agyféltekés” projektmenedzsment javaslat Mike Aucoin-tól.

  1. Találd meg a projekt vonzó célját – az érzelmi azonosulás és motiváció mozgósítása;
  2. A projekt értelmezése – annak feltárása, hogy miről szóljon a projekt;
  3. Kísérletezz és alkalmazkodj – alkalmazkodás a tanultakhoz;
  4. Egy új valóság létrehozása – új és hasznos minták azonosítása;
  5. Bizalmi légkör kialakítása - olyan döntések meghozatala, amelyek elősegítik a jó vezetői minták kialakítását;
  6. Az adódó helyzetek kihasználása - improvizáció a projekt keretein belül; és
  7. Hagyj örökséget a projekt után–maradandó jövőkép kialakítása és beteljesítése

(Right-Brain Project Management: A Complementary Approach, Mike Aucoin)

 

Az 55. PM Műhely megbeszélendő kérdései:

  1. Ti is jelentős különbséget tapasztaltok-e a komplex és kevésbé komplex (egyszerű) projektek működése között? Kinek milyen élményei vannak komplex projektekről?
  2. Máshogyan kezeli-e a szervezetetek a komplex projekteket?
  3. Milyen eszközöket használtok (a hagyományos módszertanok mellett) a komplex projektek kezelésére?
  4. Hogyan működnek ezek az eszközök a komplex (esetleg nem komplex) projektek esetében?
  5. Milyen képességekkel, tudással kell bírnia a komplex projektet vezető projektvezetőnek?
  6. Fejleszthetők-e ezek a képességek, ha igen, hogyan, milyen módon?

Jól jönne 1,5 millió forint?

A Bank360.hu és az Mfor kalkulátora alapján az alábbi induló törlesztőkre számíthatsz a THM-plafon végéig, ha 1,5 millió forintra van szükséged 60 hónapra: a Raiffeisen Bank személyi kölcsöne 30 379 forintos törlesztőrészlettel lehet a tiéd. Az Erste Banknál 32 831 forint, a Cetelemnél pedig 33 556 forint a törlesztőrészlet. Más kölcsönt keresel? Ezzel a kalkulátorral összehasonlíthatod a bankok ajánlatait.