38. PM Műhely - Szalay Imre: Komplexitás és projektmenedzsment

1.  Bevezetés

A projektmenedzsment módszertana a megnevezése óta eltelt 60 évben finomodott, gazdagodott, fejlődött, de igazán újdonsággal

• a projektportfolió kezelés, mint a projekt összefüggések, függőségek, szervezeti beágyazottság vizsgálata,

• illetve az agilitás, kevésbé, mint módszertan inkább, mint megközelítésmód, mint új gondolkodási séma szolgált.

Ha megnézzük a hazai PM összejövetelek, konferenciák programjait, ez a két témakör itthon is eléggé kurrens, gyakran tárgyalt, népszerű.

 

Van azonban egy harmadik, a szakirodalomban egyre inkább tárgyalt topik, a komplexitás kérdése, ami itthon még nem annyiszor szóba hozott téma, a Műhelyben most ezt próbáljuk körül járni.

 

2. A komplexitás fogalmáról

A téma fontosságát, megjelenését a projektmenedzsment területén jelzi a Project Management Institute (PMI) tanulmánya [1], majd az erre épülő Practice Guide [2] is, ami a felismert problémára javasol gyakorló projektmenedzserek számára praktikákat.

A komplexitás tudományos elemzése a rendszerelmélet és a komplexitás (káosz) elmélet keretében történik. A részletek mellőzésével itt most csak egy összefoglaló táblázatban adjuk meg az egyes megközelítések eltérő fogalmait, karakterisztikáját.

Ebből az áttekintésből is érzékelhető az elméleti kérdések megjelenése, „átszivárgása” a módszertanra (Pareto, skálázhatóság stb.).

A komplexitás elmélet mérnöki ágának képviselői tettek kísérletet a projektmenedzsment új komplexitást beépítő rendszerének kialakítására (például Saynisch, [3]), erre a PM körökben mérsékelten rezonáltak.

A rendszerek elméletéből viszont a Dan Snowden nevéhez kötött komplexitás definíció [4] terjedt el, számos komplex projektmenedzsment szövegnek ez a kiindulása:

Erre modellre épülve található erre számszerűsítést adó, javasló feldolgozások (lásd például: [7]), de álljon itt egy az összetettség vizsgálatának lehetséges fő szempontjait összefoglaló egyszerű táblázat.

3. Válogatott komplexitási kérdések

 

      3.1 A projekt, mint társas rendszer

 

Horizontok. Rendszer/környezet distinkció. Határ. Szelektivitás. A projektrendszer, mint redukált komplexitás. A projekt komplexitás temporalitása. [8] [9] [10]

 

         3.2 Vezetői reakciók

 

A technológiai fejlődés és a vezetési képességek fejlődése között [5] szerzője elágazást, széttartást érzékel.

Ennek okai lehetnek a vezetői működés problémái, amelyek kiéleződnek komplex környezetben:

• A komplexitással való találkozó, küzdelem lebénít, félelem a tovább lépéstől.

• Túl sokat dolgozik

Nem függetlenül a mikrómenedzsmenttől, az idő jó része nem fontos dolgokra megy el, hogy aztán a túlmunkában a fontos dolgok is megoldódjanak. S komplex ügyekben a bizonytalanság még inkább a világos ügyek megoldása felé orientál

• Kitalálósdi

Az a játék, ahol a vezetők és a beosztottak egymásra mutogatnak, várnak, hogy megoldják a problémát, feladatot. S bonyolult, határozatlan helyzetben ez a játék még inkább felerősödik, s játszódik.

         3.3 Internetre költözött világ

Gyakori tárgya a projektjeink komplexitásának a megosztott, nem egy helyen, sőt a világban távoli helyeken dolgozó projekt csapat. Az erről való diszkurzusokat kitágítva ez a komplexitási faktor a világ változásából is fakad, az internetre költözött társadalom [6] és a projektek megközelítése közti megoldandó kérdéseket foglaltuk össze ebben a táblázatban:

          4. Projektmenedzsment megoldások komplex problémakörben

 

                4.1 A komplexitás foka

A PMI Navigating Complexity: A Practice Guide [2] a projekt komplexitás tényezőit három csoportra osztja, s azon belül az alábbi elemeket vizsgálja:

A gyakorlati projektmenedzsereket úgy segíti, hogy egy 47 kérdésből álló kérdőív alapján próbálja meghatározni egy adott projekt komplexitásának fokát, majd konkrét projekttípusokra, komplexitás szintekhez ad szcenáriókat, hogyan is lehet lépni, haladni az adott esetben.

 

​​​​​​​            4.2 Új vezetői megközelítés (post-heoric leadership)

Inkább coach, mint szakértő, inkább mentor, mint tanító, inkább motivál, mint evangelizál. Jellemzők:

Tudatosság

• kontextusok felismerése, figyelembevétele

• változások értelmezése és nem egysíkú kezelése a koncepciók és a stratégiai gondolkodás képességére építve

• nyitottság, kíváncsiság

Érzelmi intelligencia

• érzékenység a különböző kultúrák, generációk, nemek eltéréseire

• integritást, őszinteséget kell sugározni

• megalkuvás nélkül üzleti etikát kell követni

• bizonytalanság iránti nagy fokú tűrőképesség szükséges

Viselkedés

• bizalmi és nyílt csapat kultúra építése

• együttműködés a mindekori jelszó: funkcionális, vállalati, személyes és generációs kötődéseken, határokon túl

 

2. Hivatkozások

 

[1]https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/navigating-complexity.pdf

[2] https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/practice-guides/complexity

[3] Saynisch, Manfred, 2010. Mastering complexity and changes in projects, economy, and society via project management second order (PM-2). Project Management Journal, 41(5), 4–20.

 

[4] C. F. Kurtz & D. J. Snowden, 2003. The new dynamics of strategy: Sense-making in a complex and complicated world IBM SYSTEMS JOURNAL, VOL 42, NO 3.

[5] Obolensky, Nick, 2007. Chaos Leadership and Polyarchy – countering leadership stress?. Exeter university of Centre for Leadership Studies. EXTENDED ESSAY SERIES

[6] Csepeli György – Prazsák Gergő, 2010. Örök visszatérés? Társadalom az információs korban. Jószöveg Műhely

[7] //www.kathleenhass.com/Whitepapers/Managing_Project_Complexity.pdf

[8] Luhmann, Niklas, 2009, Szociális rendszerek, Gondolat Kiadó

[9] S. Pryke, H. Smyth, 2006, Wiley-Blackwell

[10] Klein, Louis: Mastering Complex Project by radical Rethinking of PM.Designing Social Complexity -Towards a next practice of complex project management based on a comprehensive Theory of Social Systems

https://iccpm.com/sites/default/files/kcfinder/files/Mastering%20Complex%20Projects%20LKlein.pdf

 

Összegzés

A Műhely célja a projektekben megjelenő komplexitás kritikus kérdéseinek áttekintése és annak megvitatása, hogy ez a projektek sikerét befolyásoló feladat hogyan oldható meg sikeresen és hatékonyan. A közös beszélgetés, gondolkozás elősegítheti a projektmenedzsment szakma fejlődését, az elméleti eredmények gyakorlatba ültetését.

 

A 38. PM Műhely (2018. szeptember 20. 16:00-18:00, BME Infopark I. B. 110) témáához kapcsolódó, megbeszélendő kérdések:

1. A világ összetettségének vagy a világról való tudásunk, a róla való információ mennyiségének növekedése járul hozzá inkább a komplexitással való foglalkozás aktuálissá válásához?

2. A projektmenedzsment eleve az egyedi, kockázatos, összetett feladatok megoldására jött létre. Tudnak a módszertanhoz hozzáadni a komplexitásról szóló elméleti meggondolások?

3. A napi gyakorlatban érződik-e a technikai fejlődés és a vezetői tudás képesség növekedésének eltérő volta?

4. Milyen nagy komplexitású projektekben vettetek részt? Mi volt a komplexitás fokmérője? Felismerték-e ezt a szponzorok?

5. Milyen speciális PM módszert, eszközt vettetek be a komplex ügyek menedzselésére?