Kezdjük az alapokkal!
Mielőtt áttérnénk azokra a konkrét hibákra, amelyeket mindenképp el kell kerülnünk egy hivatalos levélben, nézzük meg, mit tehetünk azért, hogy legyen egy jó alapunk. Ha ez megvan, akkor már csak ellenőriznünk kell, és egy kicsit feljavítani!
Ha e-mailt írunk, mindenképp szükség lesz egy tárgyra, ami megjelöli a levelünk témáját. Ezután érdemes utánanéznünk, hogy pontosan kinek írjuk az adott levelet, így lesz egy megfelelő megszólításunk. Ennek hiányában általánosan működik a „Tisztelt hölgyem/uram!”-formula. Ha ezzel megvagyunk, következhet a levél törzsszövege. Amennyiben ennek kapcsán nagyon bizonytalanok vagyunk, érdemes szétnézni online, ugyanis számtalan mintalevelet találhatunk a legkülönbözőbb témákban. Ezekből a levél lezárására is szerezhetünk inspirációt, de az egyszerű „Tisztelettel” szinte mindig beválik.
Ezek alapján azt mondhatnánk, hogy nem is olyan nehéz egy ilyen szöveg megírása – ám rögtön áttérünk a lehetséges hibákra, amelyek kicsit árnyalják majd ezt az elképzelést.
7 kerülendő hiba a hivatalos levelekben
Amennyiben jó benyomást szeretnénk kelteni abban, aki a levelünket olvasni fogja, az alábbiakra mindenképp érdemes kiemelt figyelmet fordítani.
Helyesírás
Nem mindenkinek jó a helyesírása – ha tudjuk, hogy ez nem az erősségünk, akkor használjunk egy nyelvi ellenőrző programot. Az elírások és helyesírási hibák ugyanis azt a hatást kelthetik, hogy komolytalanok, netán műveletlenek vagyunk.
Informális nyelvezet
A hivatalos levélnek már az elnevezésében is benne van, hogy egy hivatalos dokumentumról van szó. Éppen ezért nem használhatunk benne laza mondatokat vagy akár szlengben megszokott kifejezéseket – ezek ugyanis biztosan nem olyan hatást keltenek, amilyet mi el szeretnénk érni.
Túl sok nyelvi fordulat
Az sem jó, ha valaki túlságosan sok szófordulattal, szólással és kifejezéssel tűzdeli tele az írását. Ez a fajta nyelvi cizelláltság egyrészt fárasztó lehet az olvasó számára, másrészt teljesen szükségtelen is.
Mondatvégi írásjelek
Lehet, hogy egy-egy mondatunk végére szívesen tennénk felkiáltójelet, hogy azzal nyomatékosítsuk a mondanivalónkat, ám ez nem túl jó ötlet egy hivatalos levélben. A felkiáltójelek ugyanis szinte könyörögnek a figyelemért, kissé erőszakosak, de akár arra is utalhatnak, hogy a szöveg írója „kiabálva” írja az adott sort.
Rövidítések
Manapság az állandó pötyögés miatt már annyira megszoktuk a rövidítéseket, hogy szinte fel sem tűnik, milyen gyakran alkalmazzuk azokat. De ne feledjük: most nem a barátainknak fogalmazunk!
Tegezés
Az előző gondolatra utalnánk vissza: most nem a barátainkkal, ismerőseinkkel chatelünk, hanem egy – valószínűleg – fontos ügyben fogalmazzuk meg a gondolatainkat, mégpedig általában egy számunkra ismeretlen embernek. Mindenképp a magázás mellett döntsünk, hiszen ez a tisztelet jele!
Formázás
Ha máshonnan másolunk ki gondolatokat vagy először egy szövegszerkesztőben dolgozunk, akkor mindenképp nézzük meg, hogy az e-mail rendszerünkben is jól mutat-e a végeredmény. Amennyiben kézzel dolgozunk, különösen fontos, hogy olvashatóan, tiszta papírra, rendezett formában írjunk.
Ha ezekre az apróságnak tűnő, de jelentős részletekre odafigyelünk, akkor biztosak lehetünk abban, hogy a hivatalos levelünk eléri majd a célját.
