Az Outlook néhány szolgáltatása - például a távollét ideje alatt beérkező levelekre automatikus válaszküldést biztosító szolgáltatás - Microsoft Exchange Server 2003 e-mail fiók használatát igényli. Az Exchange kiszolgáló a Windows Small Business Server 2003 operációs rendszer része. Az Outlook profilban megadott fiókok típusát az E-mail fiókok párbeszédpanelen ellenőrizheti, amelyet az Outlook Eszközök menüjéből érhet el.
Az elektronikus levelezés gyorsasága az írásbeli kommunikációs lehetőségek tekintetében egyedülálló, továbbá a legkevésbé költséges módját kínálja a világ különböző pontjain tartózkodó vásárlókkal és munkatársakkal való kapcsolattartásnak. Éppen ezen előnyökből kifolyólag előfordulhat, hogy e-mail üzenetei a kívánttól eltérő eredményt hoznak.
Nem minden esetben a mondandó az elsődleges szempont
Gondolja át az alábbi, az üzleti életben mindennapos levelezési eseteket:
- Egy potenciális vevő valami érdekességre bukkan vállalkozása webhelyén, majd további tájékoztatás reményében egy e-mail üzenetet küld. A gyors válaszadásra törekedve Ön csupán egy rövid mondatot vet oda, mielőtt a "Küldés" gombra kattintana. Nem gondolja, hogy a jobb benyomás keltése érdekében fordíthatott volna több időt a válaszlevél megszerkesztésére?Ügyelt a név szerinti, megfelelő stílusban történő megszólításra? A levél elküldése előtt átolvasta azt ellenőrzés céljából? Futtatott helyesírás-ellenőrzőt? A levél hangvétele barátságos és segítőkész volt? Bátorította további kapcsolatfelvételre a vevőt?
- Az értékesítési ügyfelek részére frissített árjegyzéket küld. Mivel ez valószínűleg az összes ügyfelet érinti, hogy időt és munkát takarítson meg, egyetlen csoportos e-mailt készít. De gondolt arra, hogy egy személyesebb kapcsolatfelvétel esetleg több eredménnyel járhat? Említette, hogy bármilyen kérdés felmerülése esetén szívesen nyújt további tájékoztatást telefonon - lehetőséget teremtve ezzel egy személyesebb eszmecserére? Az árjegyzéket mellékletként küldte, vagy az e-mail szövegtörzsében helyezte el? Egyszerű szöveges vagy HTML formátumban küldte a levelet? Az üzenet tárgy mezője kellőképp egyszerű és lényegre törő volt? Futtatott helyesírás-ellenőrzést az e-mail elküldése előtt?
Az elektronikus levelezés során sajnos gyakorta nem az üzenet tartalma, hanem annak stílusa szenved hiányt. Az üzenet hiába tartalmaz a címzett számára értékes információkat, ha ezek egyéb problémák folytán nem lehetnek nyilvánvalók. Egy, az európai irodai alkalmazottak közreműködésével készült felmérés például rávilágított arra, hogy negatív érzéseket táplálunk a helyesírási hibákat tartalmazó elektronikus levelek feladói iránt.
Az elektronikus levelezés során kerülendő hibák
A megfelelő stílus az e-mailek megfogalmazása során éppen akkora jelentőséggel bír, mint a vevővel való telefonbeszélgetés. Az elektronikus levelezés esetében a kifejezésmód ugyan eltérő lehet, de a cél ebben az esetben is azonos.
Amíg a személyesen vagy telefonon lefolytatott beszélgetés alatt alkalmazkodhat partnere reakcióihoz, az e-mail esetében ez nem lehetséges. A „Küldés" gombra történő kattintással végérvényesen elveszíti a további mondandó hozzáfűzésének lehetőségét, tehát ajánlott alaposan átgondolni a küldendő levél tartalmát. Fontolja meg az alábbi néhány tanácsot:
- Ismeretlen, illetve kevéssé ismert személyekkel való kommunikáció esetén alkalmazzon némileg formális hangnemet, és fordítson figyelmet a megfelelő, lehetőleg név szerinti megszólításra. A Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager az ügyfelek adatainak központi helyen történő tárolása révén lehetővé teszi az ügyfelek nevének, illetve egyéb információinak hatékonyabb rendszerezését.
- Az e-mail tárgy mezője legyen egyszerű és lényegre törő.
- Koncentráljon a lényegre, ügyeljen a tömör megfogalmazásra.
- Használjon könnyen olvasható betűtípust és betűméretet (néhány tanulmány szerint a tízes méretű Verdana és Arial betűtípus a legkönnyebben olvashatók közé tartozik). Tartózkodjon a díszítőelemek használatától az üzleti kommunikációban.
- A vírusok terjesztésének megelőzése miatt használjon egyszerű szöveges üzenetformátumot, illetve előzetes engedély nélkül ne küldjön mellékleteket. Tartsa naprakészen víruskereső programját. A Microsoft Office és az Outlook 2003 számos olyan szolgáltatással rendelkezik, amelyek segítségével csökkenthető a vírusok, valamint a vírusokat tartalmazó levélszemét okozta kockázat.
- Használjon olyan aláírást vagy vCard névjegyet, amely tartalmazza az összes kapcsolattartási információt, beleértve a telefonszámot és a vállalat nevét is.
- A nyelvtani és egyéb hibák korrigálása miatt az üzenetek elküldése előtt minden esetben olvassa át azokat, illetve futtasson helyesírás-ellenőrzőt.
- Kerülje a félreérthető humort és megjegyzéseket, illetve a szlenget.
- A valós feladótól (tehát nem levélszemétküldőtől) érkező üzenetek esetében mindig tájékoztassa a feladót 24 órán belül arról, hogy megkapta az üzenetet, abban az esetben is, ha pillanatnyilag nem áll módjában teljes választ adni. A Microsoft Outlook 2003 alkalmazás Quick Flag jelölők szolgáltatásának segítségével prioritás és idő szerint egyaránt megjelölheti az üzeneteket.
- Amennyiben több mint 24 óráig tervez távol maradni számítógépétől, használja a "Házon kívül" automatikus választ.
