Bizonylati elv, fegyelem, számviteli bizonylatok
A törvény indoklása szerint a bizonylatokat sok esetben nem az előírásoknak megfelelően használják, hiányosak, nem őrzik őket megfelelően, a szabálytalanul kiállítottakkal esetenként visszaélnek. Ezért a törvény szabályozza, hogy a számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A bizonylatok viszont csak akkor alkalmasak a hitelesség bizonyítására, ha a törvény hatálya alá tartozók "egységesen" alkalmazzák a bizonylatok legfontosabb, törvénybe foglalt tartalmi és alaki kellékeit.
A számviteli bizonylatok, a bizonylati elv és fegyelem új szabályozása nagyrészt azonos az előző törvényben foglaltakkal: minden gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani; a számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján lehet adatokat bejegyezni. A bizonylatok feldolgozásának rendje: pénzeszközöket érintően a pénzmozgással egyidejűleg, illetőleg a pénzintézeti értesítés megérkezésekor, egyéb esetben a tárgyhót követő 15-éig esedékes. Egyéb műveletek adatait a tárgynegyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni (korábban "negyedévenként" volt a normaszöveg).
A bizonylati rendet megszigorították. Úgy járhatunk ezzel, mint az áfatörvénynek a számla tartalmára vonatkozó előírásaival, amelyeket — bár 1993 óta szinte változatlanul benne foglaltattak a törvényben — komolyan venni csak 2000-től kellett. Most, ha nem tévedek, az ellenőrzések a bizonylati fegyelmet fogják megcélozni.
Minden bizonylatra rá kell vezetni a könyvelés módjára és a könyvviteli számlákra történő hivatkozást, ami a kontírozást jelenti. Azt azonban nem tudom teljes bizonyossággal megmondani, hogy mit érthetett a törvényalkotó a "könyvelés módján"; ez lehet például az, hogy egyszeres vagy kettős, esetleg kézi vagy gépi.
A könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítés időpontja alatt valószínűleg a főkönyvi könyvelés időpontját kell érteni, az igazoláson pedig azt, hogy ki rögzítette. Vélelmezhetően például egy költségszámlánál nem ez az első könyvekben való rögzítés, hiszen ezt megelőzi a bejegyzés a pénztárkönyvbe (pénztárnyilvántartásba).
A "minden adat, amelyet jogszabály előír" kitételbe nagyon sok minden beletartozhat, vagy éppen nem. A vám- és jövedéki bizonylatokon a vám- és a jövedéki törvényben foglalt előírásoknak kell megjelenniük, de a sort bizonyára lehetne folytatni valamennyi ágazati előírással. Ez a fogalomkör még sok vitára ad majd okot, főként, ha az ellenőrzés vagy a könyvvizsgáló tágan értelmezi.
Új előírás: a számlák aláírási kötelezettsége. "A számla, az egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy az általa a bizonylat aláírására feljogosított személy (ideértve a polgári törvénykönyv szerint vélelmezett képviseletet is) a gazdálkodó azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja."
A vállalkozások többségénél a képviseletre jogosult személy nem személyesen fogja a számlákat aláírni. Fel kell készülni arra, hogy a Ptk. szerint a meghatalmazást írásban kell adni a feljogosított személyeknek, még az üzletben elárusító úgynevezett vélelmezett képviselőnek is. Ugyanis könnyen előfordulhat, hogy a nem meghatalmazott által aláírt számla nem lesz adóigazgatási azonosításra alkalmas. Mindezek figyelembevételével körültekintően kell elkészíteni a számlarendet alátámasztó bizonylati rendet.
Úgy látszik, elengedhetetlen követelmény minden kiadás utalványozása, mert csak ez alapján vezethető be a könyvekbe a tétel. Ez történhet a kapott készpénzfizetési számlán is oly módon, hogy az ügyvezető vagy az általa meghatalmazott ráírja: kifizethető.
A bizonylatokat tartalmi szempontból is minősíteni kell. Sokszor előfordul ugyanis, hogy egy vásárlási számla több költséghelyen is elszámolható, ilyenkor a vállalkozónak és nem a könyvelőnek kell minősíteni (anyag-e valamely tétel vagy éppen áru stb.).
A bizonylati fegyelem megszilárdítására irányuló előírások legalább annyi problémát felvetnek majd, mint a számla tartalmára vonatkozók. Sajnos, az esetek többségében most is többletmunkával fogunk előállítani olyan adatokat, amelyek információs tartalma nem lesz több. A szabályok betartására azonban figyelni kell, mert az adóhatóság mulasztási bírságot szabhat ki, a könyvvizsgáló pedig nem adhat tiszta elfogadó nyilatkozatot.
Megjelent a Piac és Profit újságban
