Mi történik, ha valaki nem tud részt venni a webes konferencián? Semmi probléma. A konferenciaeszközök - például a Microsoft Live Meeting - lehetővé teszik a bemutatók rögzítését, beleértve a hangot is. A munkamenet a rögzítést követően közzétehető, és az értekezletről hiányzók az interneten keresztül hozzáférhetnek.
Alapvető tudnivalók a webes konferenciákról
Webes konferenciák használata esetén senkinek sem kell repülőjegyet vásárolni vagy üzleti árat fizetni az utazásért. A technológia lehetőséget nyújt diavetítések bemutatására, valamint a dokumentumok megosztására több vagy kevesebb személlyel, akik mind a számítógépük előtt ülnek. A résztvevők általában egy telefonos konferenciaközpontot vesznek igénybe hangkapcsolat létesítéséhez.
Mivel nem igényelnek speciális hardver- vagy szoftvereszközöket, a webes értekezletek költsége jelentősen alacsonyabb a hosszabb utazásoknál. Csupán telefon, internetkapcsolattal rendelkező számítógép és böngésző használata szükséges.
Hogyan működik e technológia? A Microsoft Office Live Meeting egy népszerű webes konferenciaeszköz, melynek használata esetén az értekezlet vezetője - vagyis az előadó - ütemezheti az értekezleteket és meghívhat résztvevőket. A résztvevők a megadott időpontban bejelentkeznek a Live Meeting webhelyre, és az értekezlet kezdetét veszi.
Az előadók lehetővé teszik a résztvevőknek az asztal megtekintését egy Live Meeting munkamenetben. Az előadók számítógépén látható információk megjelennek a virtuális résztvevők számítógépének képernyőjén is. Továbbíthatnak például Microsoft Office PowerPoint bemutatókat, vagy lépésenkénti útmutatót nyújthatnak a hallgatóságnak Excel munkalapokon. A Live Meeting technológia lehetővé teszi a szöveges csevegést, az online szavazást, rajzok továbbítását valamint bemutatók rögzítését és lejátszását is.
Az üzletkötői látogatások, képzések, ügyfeleknek szóló bemutatók, az új termékek bemutatása és a csoportértekezletek csak példák a webes konferenciák felhasználási területeire. A számlázás általában előfizetés vagy percdíj alapján történik.
Azonnali üzenetek - már nem csak csevegéshez
Olykor elegendő a probléma megoldásához egy rövid, néhány kulcsszemély részvételével zajló informális értekezlet. Ha a résztvevők irodája nem a közelben van, az azonnali üzenet - általában az online csevegés kedvenc eszköze - használata költséghatékony alternatívát jelenthet az e-mailek sorozatához vagy a távolsági telefonhívásokhoz képest. Azonnali üzenetek segítségével a következő műveleteket hajthatja végre:
- Alkalmazások és faliújság megosztása: A Windows Messenger, a Windows XP Professional rendszerbe épített azonnali üzenetküldő program többre alkalmas a munkatársakkal vagy partnerekkel folytatott valós idejű beszélgetésnél. Áttekinthet dokumentumokat, illetve valós időben használhatja online partnereivel a faliújság-szolgáltatást, így projektekben együtt dolgozhat velük. Megnyithat például egy Microsoft PowerPoint bemutatót a számítógépen, megoszthatja azt valamely online Windows Messenger partnerével, majd engedélyezheti neki a módosítást. A faliújságot megnyitva pedig toll és papír használatához hasonló módon oszthat meg információkat. Bármely Windows alapú programból a vágólapra másolhat továbbá információkat, majd azokat beillesztheti az azonnali üzenetekbe.
- Fájlok és fényképek küldése és fogadása: Lehetséges, hogy dokumentumokat vagy fényképeket kell elküldenie online Windows Messenger partnereinek. A Windows Messenger lehetőséget ad arra, hogy a fájlokat közvetlenül elküldhesse a partnereknek, és értesít az átvitel befejeződéséről.
- Szemtől szemben videokonferencia használatával: A Windows Messenger támogatja a videokonferenciák használatát, így a személyes találkozók helyett ütemezhet videokonferenciát. Mind Önnek, mind partnerének szüksége van egy Windows XP alapú számítógépre, hangkártyára, mikrofonra, hangszórókra vagy fejhallgatóra, webkamerára, valamint egy lehetőleg szélessávú internetkapcsolatra.
- Szóbeli kommunikáció: A Windows Messenger két számítógép közötti kommunikációt biztosító szolgáltatásaival a világ bármely pontján beszélhet partnereivel, általában a telefonos szolgáltatásoknál alacsonyabb költségek mellett. Továbbá ha előfizet számítógép és telefon közötti szolgáltatásra, bármely telefonszámot felhívhatja a számítógépről. A csatlakozáshoz Windows XP rendszer, hangkártya, mikrofon, hangszóró vagy fejhallgató, valamint internetes vagy helyi hálózati kapcsolat szükséges. A telefonos kommunikációhoz szolgáltatót is kell választani.
További eszközök az üzleti értekezletekhez
Az Office Live Meeting és a Windows Messenger csak néhány módját nyújtja annak, hogy a technológia segítségével a lehető legkisebbre csökkentse az üzleti utak költségét és idejét. Az alábbiakban néhány további olyan technikai eszközről olvashat, amelyek segítségére lehetnek az értekezletek beállításában és előkészítésében:
- Online értekezletek ütemezése: Az értekezlet időpontjában elérhető résztvevők körének meghatározása gyakran csaknem ugyanannyi időt vesz igénybe, mint maga az értekezlet. Az Exchange Server 2003 üzenetküldő rendszere – a Windows Small Business Server 2003 egyik összetevője – lehetővé teszi a munkatársak naptárának megtekintését. Az Office Small Business Edition programcsomag részét képező Office Outlook 2003 segítségével megállapíthatja, hogy munkatársai mely időszakokban elérhetők, valamint előre beállított válaszokat tartalmazó meghívókat küldhet ki nekik az értekezletekre.
- Az értekezletekhez szükséges anyag elérhetővé tétele: Gyakran szükséges, hogy a meghívottak felkészülten érkezzenek az értekezletekre. Ha azt szeretné, hogy a résztvevők az értekezletet megelőzően áttekinthessenek néhány dokumentumot, időt takaríthat meg, ha a legfrissebb verziókat közzéteszi az intraneten. Ha a vállalatnál a Windows Small Business Server rendszert futtatja, a Windows SharePoint Services eszköz segítségével készíthet egy belső webhelyet, ahol a többiek bármikor hozzáférhetnek a közzétett dokumentumokhoz.
