Miközben az internet világában kicsit is járatos felhasználó számára is világos a "hompage", a tartalomjegyzékként és központi navigációs bázisként szolgáló kezdőoldal funkciója, sok intranet site nem rendelkezik ilyen nyitóoldallal. Gyakori jelenség viszont, hogy az egyes osztályok-részlegek önállóan oldalakat alakítanak ki, melyek azután valamilyen központi oldalon lazán kapcsolódnak egymáshoz. Az információszervezési standardok, a design alapelvek teljes hiánya a dokumentumok olyan kaotikus gyűjteményéhez vezetnek, amelyben lehetetlen az eligazodás. Alapelvként fogalmazható meg, hogy az intranet site-okkal kapcsolatban ugyanazok a használhatósági (usability) elvárások érvényesülnek, amelyek ma már világosan megfogalmazódnak (de nem mindig teljesülnek) a nyilvános webhelyekkel kapcsolatban.
Az információ-rengetegben való eligazodásban komoly segítséget jelent az átgondolt, hierarchikus könyvtár-struktúra. Ehhez mintául szolgálhat valamelyik nagy hierarchikus kereső, de tárgykörök hierarchiáját a helyi ügyekben járatos szakembernek kell kialakítani.
Ahogy egy internetes portálon, úgy az intraneten is feltétlenül szükség van egy jó keresőre. Ez felhasználhat olyan információkat, amelyek az internetes kereséskor nem alkalmazhatók. (Például az egyes oldalak relatív fontossága.)
A fizikailag létező, de a mindennapi munka során nem használt intranet egyik fő ismérve a "Hírek" szekció elavultsága. Nagyobb cégeknél ezek a hírek kiválóan átvehetik a különféle vállalati hírlevelek feladatát. Kisebb cégeknél is komoly szerepet játszhat azzal, hogy tehermentesíti a dolgozókat bejelentések és emlékeztetők állandó áradatától.
Hiába az intranet rendszer minden kifinomultsága, ha az emberek nem akarják ezt használni. Csak akkor van esély sikerre, ha a leendő felhasználók már a folyamat elejétől részt vesznek a fejlesztésben, tesztelésben. A korszerű intranet rendszerek (vállalati portálok) személyre szabható kialakításukkal nyújtanak alternatívákat a felhasználóknak. Ennek alkalmazásával bárki eldöntheti, hogy bizonyos alapinformációkon mely funkciók, információk jelenjenek meg az intranet nyitóoldalán.
Az európai vállalatok, szervezetek igen lassúak a tudásmenedzsment technológiák bevezetésében. Az IDC felmérése szerint csak 64 százalékuk rendelkezik intranettel, 33 százalékuk pedig extranettel. Míg a svédek vállalatok 78 százalékánál működik intranet, Nagy Britannia a maga 55 százalékával az európai átlagtól is jócskán elmarad.
Használható intranet
Az intranet ma még sok vállalatnál nem a tudásmegosztást, csupán az informatikusok ambícióit szolgálja. Ez azonban nem annyira az intranetnek, mint inkább a megfelelő vállalati kultúra hiányának róható fel.
