- Tavaly óta Ön az SAP-ban újonnan létrehozott COO (operatív igazgató) pozíciót betöltő Erwin Gunst személyes kommunikációs menedzsere. Miért volt szükség erre a pozícióra. Látszik-e már az eredménye annak, hogy létezik az új munkakör?
- A pozícióra azért volt szükség, mert növelni kellett az üzemi nyereséghányadunkat, és így időszerűvé vált a belső folyamatok átgondolása. Úgy véltük, a fejlesztési folyamatok megrövidítésével és hatékonyabb megszervezésével előre léphetünk. Az átszervezés eredménye valójában csak év végén lesz látványos, mivel sok időt vett igénybe az új folyamatok bevezetése.
- A COO pozíció létrehozásával az Ön feladatköre is megváltozott, az általános kommunikációs vezetői teendői mellett Erwin Gunst személyes kommunikációs tanácsadója is lett. Mennyiben különbözik ez a feladat a korábbiaktól?
- Most a menedzsment és Erwin üzeneteit tolmácsolom a média, az alkalmazottak és az ügyfelek felé, valamint én felelek azért, hogy olyan kép alakuljon ki bennük főnökeimről, ami megfelel a valóságnak. Mindezt globális szinten teszem.
- Az újságírók gondolom, Önnek küldik vissza a cikkeket megjelenés előtt. Németországban milyen az együttműködés az újságírók és a PR szakemberek között? Mert itthon meglehetősen sekélyes a "szabályozás", és sokan teljesen félreértelmezik az "ellenőrzés" fogalmát: automatikusan úgy érzik, hogy a visszakapott cikkeket ki kell javítaniuk.
- Kijavítani? Dehogyis. Mi többnyire meg sem kapjuk az egész cikket, legfeljebb akkor, amikor interjúról van szó. A cikkek esetében csak azt a részt kapjuk vissza ellenőrzésre, amit vezetőinktől idéznek. Az természetes, hogy ilyen esetben fontos a pontos megfogalmazás, de egy újságíró által megírt cikket nem írhatunk át.
Ha netán olyan információ jelenne meg, mely bizonyíthatóan nem hangzott el a beszélgetésen, vagy éppen annak az ellenkezőjét nyilatkoztuk, úgy természetesen jogi következményei vannak a cikknek. Bár az újságírónak is a hosszú távú együttműködés az érdeke, tehát ez ritkán fordul elő. Az apróbb, stilisztikai vagy egyéb javítások pedig részünkről nehezítenék az együttműködést, tehát ettől minden esetben eltekintünk.
- Valaki személyes kommunikációs tanácsadójának lenni kitesz napi nyolc órát?
- Hogyne. Sőt, még többet is. Főleg, hogy a feladatköröm egyre bővül. Nagyon sok üzenet van, amit különböző régiókhoz, azon belül csoportokhoz, és még a csoportokon belül is különböző szintekre kell eljuttatni. Ez az azt jelenti, hogy mindenki felé meg kell találni azt a hangot, amivel a leghatékonyabban jut el az üzenet. A gazdasági válság pedig a kommunikációs osztálynak is rengeteg plusz munkát ad.
- Milyen plusz munkát?
- Bizonytalan helyzetben, amikor mindenhol csak leépítésekről hallani, mindenki félti a saját munkáját. Bizonytalanságban pedig nem jó dolgozni, így ebben az időszakban sokkal erőteljesebbnek kell lennie a belső kommunikációnak. Eddig is ügyeltünk arra, hogy interaktív kapcsolatban legyünk a munkatársakkal: a vezetők ne legyenek izolálva, és ne tűnjenek elérhetetlennek.
Ez a sikeres belső kommunikáció kulcsa. Ezért van SAP TV, vezetői blog és intranet, ahol bárki bármilyen kérdést feltehet a vezetőknek. Ezen kívül a válságban kiemelten fontos cél szakmai hitelességük erősítése, azaz minden alkalmazottnak tudnia kell, hogy vezetőink, még ha számukra kedvezőtlen döntést is kénytelenek hozni, ezt kizárólag a hosszú távú fennmaradás érdekében teszik. Ez egy kommunikációs nagy falat.
- Kívülállóként azt gondolnám, hogy egy személyes tanácsadó feladata az is, hogy például felkészítse főnökét arra, hogyan kell viselkedni, ha teljesen eltérő kultúrájú országba indul tárgyalni. Tehát egyfajta protokoll tanácsadást is magában foglal ez a munkakör. Mennyire jellemző ez?
- Valóban van egy ilyen része is a munkámnak, bár tény, hogy globalizálódik a világ, és külföldön tárgyalva inkább az üzlet kerül a középpontba. De emellett természetesen ismerni és tisztelni kell a fogadó fél kulturális szokásait.
- Elképzelhető olyan hiba e területen, mely az üzleti tárgyalásra is rányomja a bélyegét?
- Ha nem vennénk figyelembe a helyi szokásokat, olyan hangulatot teremthetnénk magunk körül, mely kevésbé lehet gyümölcsöző. De erről persze szó sincs. Minden távoli út előtt kapunk egy úgy nevezett briefet a globális kommunikációs csoporttól, melyben minden tudnivaló megtalálható. Japánba érkezve például illik nekünk is meghajolni, és a névjegykártyánkat két tenyerünkben tartva átnyújtani. Ez a legalapvetőbb udvariassági forma.
- Mire érdemes figyelni, ha például arab kultúrájú oszágban tárgyalnak, ahol nagyon ragaszkodnak a hagyományokhoz?
- Egy arab országban semmiképpen sem szervezünk a tárgyalás utánra fix programot, ugyanis ott órákig tart egy megbeszélés, és teljesen kiszámíthatatlan, mikor lesz vége. Mind az arabok, mind a japánok megadják a módját a tárgyalásnak és az étkezésnek is. Japánban például a szokásos esti ügyfél-vacsora egy hosszú órákon át tartó, nyolc fogásos menü volt, amit gésák szolgáltak fel hagyományos japán ritmusban, azaz lassan, óvatosan, minden ételt külön-külön bemutatva. De ugyanígy Indiában is a helyi szokások szerint fogadtak minket: száriban, az örök életet szimbolizáló gyertyával - és piros pöttyöt is kaptunk a homlokunkra, hogy megnyíljunk mások és a helyi atmoszféra előtt.
- Akkor azért szerencsére a globalizáció még az üzleti körökben sem törölte el teljesen ezeket a szép hagyományokat. Ám Önnek, mint világpolgárnak meglehetősen megszokott dolog lehet az interkulturális kommunikáció...
- Valóban az. Szüleim Brazíliába kivándorolt magyarok, én az Egyesült Államokban születtem és éltem évekig, majd Brazíliában nevelkedtem. Később Németországba költöztem az akkori férjemmel, úgyhogy van tapasztalatom e téren.
- Mi hiányzik Brazíliából, amit itt Európában semmi nem tud pótolni?
- A jó idő, a végeláthatatlan, gyönyörű strandok és a jó kedvű, barátságos emberek. Ráadásul Sao Paolóban vannak a legjobb éttermek is. Az egyetlen dolog, ami viszont nem hiányzik, az a bűnözés, ami áthatja a mindennapokat, és szinte képtelenség együtt élni ezzel. Ebből a szempontból sokkal nyugodtabb az életünk abban a német kisvárosban, ahol élünk...
Gábor Fanni
Menedzsment Fórum
