A tartalommenedzselés egyaránt alapvető jelentőségű a nagy mennyiségű, folyton változó árut kínáló on-line áruházaknak, a nagyszámú dokumentumot tartalmazó vállalati intranet hálózatoknak, a rendszeresen frissülő portáloknak és nem tudnának e nélkül működni az internetes piacterek sem.
A tartalommenedzselésnek köszönhetően gazdagabb, aktuálisabb, a célközönség igényeit kielégítő információ jeleníthető meg, ráadásul mindez költséghatékony és ésszerű folyamat a kiadó számára is.
Adatat, információ, tartalom
A tartalommenedzsment az olyan információk hatékony gyűjtésével, kezelésével és publikálásával foglalkozik, amelyek valamilyen kommunikáció rögzítésének (írás, hangfelvétel, kép, videó, animáció) eredményeképpen jöttek létre. A tartalommenedzsment folyamata három fázisra bontható.
- Az információk összegyűjtése, előállítása és valamilyen közös formátumra (pl. XML) való konvertálása.
-
- A tartalom kezelése a tárolón belül (adatbázis rekordok, tartalom komponensek és adminisztrációs adatok)
-
- Az adatok közzététele. A tartalommenedzselő rendszer a megfelelő publikációs formákban (webhely, nyomtatható dokumentum, e-mail hírlevél ) teszik hozzáférhetővé az információkat.
Ennek megfelelően a tartalommenedzsment rendszerek a következő részekből épülnek fel:
- Információgyűjtő rendszer. Azoknak a személyeknek, eszközöknek és eljárásoknak az összessége, melyek feladata a tartalom összegyűjtése, szerkesztői és meta-szerkesztői feldolgozása.
-
- Menedzsment rendszer. Adatbázis, mely valamennyi tartalmat, metaadatot, valamint a hozzáféréshez, frissítéshez és adminisztráláshoz szükséges folyamatokat és eszközöket tartalmazza.
-
- Munkafolyamat (workflow) rendszer. Azoknak a személyeknek, eszközöknek és eljárásoknak az összessége, melyek azt biztosítják, hogy a gyűjtés, tárolás és publikálás folyamata hatékonyan, a jól meghatározott időrend és lefolyás szerint menjen végbe.
-
- Publikációs rendszer. Azoknak a személyeknek, eszközöknek és eljárásoknak az összessége, melyek feladata a publikációk készítése a tárolókból kivett adatok segítségével
