A MAKSZ által vizsgált tenderek közül - amelyekről 645 esetben számoltak be a tagok - mindössze 32 százalék felelt meg a szövetség által korábban megfogalmazott ajánlásnak, a pályázatok 68 százaléka pedig figyelmen kívül hagyta a Versenytárgyalási Útmutatóban foglaltakat. Az esetek 54,7 százalékában - leggyakoribb problémaként - a kiírók nem adták meg a versenytársak nevét, de tízből négyszer (39,3%) azt sem definiálták, hogy hány körösre tervezik a tendert. Emellett minden negyedik (28,8%) ajánlattevő nem adta meg a kiírt pályázatra vonatkozó hozzávetőleges költségvetést, míg minden hetedik (14,4%) hiányos brief-et bocsátott a jelentkezők rendelkezésére. Ezen problémákon túl voltak olyan tenderkiírások is, amelyek nem feleltek meg a szerzői jogi szabályozásnak (4,1%).
A felmérést követően a MAKSZ a 2010-es Reklámkonferencián tartott előadást az új tendereztetési szabályzatról, melynek keretében rövid, ügyfelekkel és médiaauditorokkal készített interjúkat mutatott be a helyes pályáztatással kapcsolatban. Károlyi Zsuzsanna, az E.ON Hungária Zrt. kommunikációs vezetője, Grósz Judit, a UPC Magyarország országos marketing és értékesítési igazgatója, Pénzes Anna, a MediaSpirit Consulting ügyvezetője, valamint Macher Szabolcs, a Mattai ügyvezetője rámutattak arra, hogy valóban van mit javítani a tendereztetési gyakorlattal kapcsolatban. Hangsúlyozták, hogy egy vállalat életében fontos, hogy etikailag korrekt tendereztetést folytasson. A kommunikációs vezetők kiemelték a személyes konzultáció jelentőségét, ill. az egyértelmű és világos pályázati kiírás szükségességét. A pályázóknak tisztában kell lenniük azzal, hogy milyen feltételekkel tud indulni a cégük a tenderkiíráson.
A MAKSZ a tagjaival való egyeztetést követően a tenderekkel és egyéb pályáztatási eljárásokkal szembeni minimum követelményeket az alábbiakban határozta meg:
- Részvevők számának és körének meghatározása (lehetőség szerint a résztvevők nevének megadása),
- eljárási határidők (legalább kezdete és vége) rögzítése,
- több szakasz vagy forduló esetén azok számának és rendjének meghatározása,
- a személyes brief és prezentációk időzítésének meghatározása,
- személyi és infrastrukturális minimum követelmények rögzítése,
- a várt ajánlattal szemben támasztott, valamint annak súlyponti és elbírálási szempontjainak lefektetése,
- garanciák a szellemi termékek védelme érdekében.
A MAKSZ a tenderekre vonatkozó Részvételi és Eljárási Szabályzatát és útmutatóit a World Federation of Advertisers (WFA) és a European Association of Communications Agencies (EACA) irányelvei alapján fogalmazta meg. A szövetség a nem megfelelően kiírt tenderek számának csökkentése érdekében állt elő új koncepciójával, amelynek bevezetése hozzájárul a piaci transzparencia megvalósulásához, valamint ahhoz, hogy a versenytárgyalási feltételek már a tenderek kiírásakor tisztázódjanak. Előnyökkel szolgál tehát mind az ügynökségek, mind az ügyfelek számára, mivel alkalmazása időt, energiát és erőforrásokat takarít meg mindkét fél számára.
A tendereztetés munkájának megkönnyítésére készítette el a MAKSZ a szekciónkénti Versenytárgyalási Útmutatót, valamint a pontos megbízás elkészítésének folyamatában segítséget nyújtó Briefing Útmutatót, mely a szövetség honlapján megtalálható.
