Egy irodai alkalmazott egész élete során átlagosan 80 000 órát tölt a munkahelyén. Hogy mindennapjainak egyharmadát milyen körülmények között tölti el, az alapvetően meghatározza életvitelét és testi-lelki állapotát. A minőségi munkakörnyezet kialakítására és fenntartására kifejlesztett japán 5S-módszert egyre több hazai kkv is alkalmazza annak érdekében, hogy sikeresen megfeleljenek a nemzetközi versenyhelyzetben.
A módszer alappillérei a következők:
1. Seiri - szelektálás
2. Seiton - szisztematikus elrendezés
3. Seiso - rendben, tisztán tartás
4. Seiketsu - rendszeresség, folyamatos gyakorlás
5. Shitsuke - fegyelmezett magatartás
A szépen hangzó elvek azonban csak akkor érnek valamit, ha beültetjük őket a mindennapi munkahelyi gyakorlatba.
Az 1. szabály, azaz a szelektálás lényege, hogy a szükséges tárgyakat (eszközöket, szerszámokat, stb.) egyértelműen el kell különíteni a feleslegesektől, és ez utóbbiakat azonnal el kell távolítani a munkahelyről. Dobjuk ki tehát azokat az újságokat, katalógusokat, leveleket, amelyek már aktualitásukat vesztették. A sürgős elintéznivalókat ellenben tegyük külön dossziéba. Feljegyzéseinkből vezessük át a határidőnaplóba a fontos teendőket, neveket, telefonszámokat.
A szisztematikus elrendezés alapján az eszközöket olyan szabályozott rendben kell elhelyezni, tipizálni, hogy a következő használatkor könnyen hozzáférhetők legyenek.
Ennek érdekében célszerű a leggyakrabban használt tárgyakat kéz alá helyezni. A nagyobb tárgyakat rakjuk alulra, és használjuk bártan a megkülönböztető jelöléseket (színeket, címkéket). A jelölési feladatokat egy munkamenetben kell elvégezni, megszakításuk ugyanis zavart okozhat az azonosításban
Gyakorlat teszi a mestert
Nem kevésbé fontos a harmadik pont, a munkahely tisztán tartása. Valamennyi eszköz, berendezés karbantartásáról, takarításáról gondoskodni kell, amely nem csupán a takarítónő feladata. A munkanap végén mindig pakoljunk el.
Mindezek a feladatok mit sem érnek azonban, ha nem végezzük őket rendszeresen. A munkatársaknak gondot kell fordítaniuk továbbá a saját öltözködésükre is; mindig rendezetten, tisztán jelenjenek meg.
Az 5. szabály kimondja, hogy minden munkavállalót rá kell nevelni az előírások, szabályok maradéktalan betartására a munkavégzés során. Fegyelmezett munkával kell biztosítaniuk a megfelelő minőségi színvonal folyamatos fenntartását.
A munkafeladatok rotálásával, bővítésével, tevékenységek kombinálásával és - ahol alkalmazható - csapatmunkával lehet az irodai tevékenységbe változatosságot és színt vinni. A monoton és egyhangú munka fásulttá és levertté, míg a színes és mozgalmas feladatok élénkké tesznek, valamint kreativitásra és tettekre ösztönöznek minket.
Azok pedig, akik 4 óránál több időt töltenek a számítógépük előtt, a kellemes közérzet biztosítása végett a PC közvetlen közelében növény helyezésével lényegesen növelhetik komfortérzetüket.
Az 5S alkalmazása során követelmény, hogy azt a vállalat egészére ki kell terjeszteni, senki nem bújhat ki alóla. A program felelőse a vezető, nem háríthatja a szabályok betartatását az alkalmazottakra, és a szabályok megvalósulását is neki kell ellenőriznie, s ha indokolt, nem mulaszthatja el a felelős elmarasztalását.
