Szerencsésnek mondható az olyan vállalkozó, akinek egyszerű, kis léptékű üzlete van, esetleg maga is képes elboldogulni az adóügyek bonyolult világában. Mégis, talán még szerencsésebb az, akinek van egy profi könyvelője. Sokan azt mondják, egy jó könyvelő aranyat ér - s ha nem is szó szerint, hiszen már nem aranyból verik a pénzt, azért igaz a mondás, hiszen komoly összegeket tud megspórolni nekünk a könyvelő, nem is beszélve arról a nyugalomról, amit biztosít.
A legtöbb vállalkozó inkább töltené az idejét a saját üzletének dolgait végezve, mintsem az adóügyekkel - nos, egy jó könyvelő leveszi az adózás terheinek nagy részét az ügyfele válláról, ezzel időt nyerve neki, hogy azzal tudjon foglalkozni, ami ténylegesen az ő dolga.
A profi vállalkozó tudja, mi az, ami esetleg nem az ő feladata - a könyvelést pedig remekül lehet igen kiváló szakembereknek delegálni.
Mit csinál a könyvelő?
Rögzíti a rendszerben a számlákat és a bizonytalanokat, akár elektronikus formában, digitális könyvelő programon keresztül. Emellett folyamatosan figyeli a törvényi változásokat, valamint hogy a számláink megfelelnek-e az aktuális szabályzatoknak. Elkészíti a kimutatásokat, éves beszámolókat, mérlegkimutatást, eredménykimutatást, kiegészítő mellékleteket. Az összesített adatokat a hatóságok felé elszámolja, vagyis elkészíti és az ügyféllel egyeztetve időre leadja az adóbevallást. Ezen kívül pedig tájékoztatja az ügyfelet, ha megváltoznak a törvényi szabályozások, vagy ha valahol hibát talál a rendszerben. Ezek a könyvelő általános feladatai. A profi könyvelő azonban többet tud.
Mi nem a könyvelő feladata?
Nem a könyvelőnk feladata, hogy kezelje a pénztárunkat, vagy hogy határidőre banki átutalást végezzen a cégünk nevében. Ha az előző könyvelőnk hibákat vétett, nem a jelenlegi szakember feladata a hiba korrigálása, bár természetesen ha valami hibát tapasztal, akkor figyelmeztet minket, és javaslatot tehet annak megoldására. Az sem a könyvelő feladata, hogy a kiállított számlák valóságtartalmát ellenőrizze, vagy a számlákhoz tartozó szerződéseket elkészítse. Nem a könyvelő, hanem a cégvezető feladata, hogy a partnerekkel tartsa a kapcsolatot, vagy szerződést kössön velük. A már lezárt üzleti év iratainak rendszerezése és tárolása sincs benne alapból a könyvelő feladatai között. Ha úgy alakul, természetesen lehet a könyvelővel való szerződésben ezt külön rögzíteni.
De mégis mitől lesz profi egy könyvelő?
Egy profi könyvelő pontosan és jól végzi a dolgát, ez az alap. Magabiztos és precíz, elérhető, ha kérdéseink lennének, és szükség esetén tanácsot is ad, ha valamiben nem tudunk boldogulni. Figyelmeztet, ha hibát talál, és etikus, vagyis nem vállalja szabálytalanságok elfedését. A kérdéseinkre tudja a választ, általában azonnal, vagy ha utána is kell néznie valaminek, akkor is pontosan és precízen dolgozik. A jó könyvelő mellett a cégünk nemigen kap se figyelmeztetést, se büntetést az adóhatóságtól.
Fontos még, hogy tanácsadásra is elérhető legyen: egy-egy javaslata segíthet, hogy a cég a lehető leggazdaságosabban működjön, ezért a profi könyvelő tanácsaira feltétlenül érdemes odafigyelni. A jó könyvelő tehermentesíti a céget, naprakész információkkal rendelkezik. Korrekt. Pontos. Elérhető. Felelősséget vállal a munkájáért. Egyszóval: profi.
Mi alapján válasszak könyvelőt?
A végzettség ellenőrzése lehet az egyik alap. Meglepően fontos lehet emellett a szimpátia is: emberileg tudunk-e együtt dolgozni? Ez azonban kevés, bizalom is kell, amit alapvetően az hoz meg, hogy látjuk, hogy érti a szakmáját. Érdemes ajánlás alapján érdeklődni megbízható és jó könyvelő után, de még akkor is hasznos lehet megnézni a referenciákat, hiszen egy másik ügyfél beszámolója hitelesebbé teszi a könyvelő szakmai megítélését. Egyre több könyvelő van, aki különböző iparágakra szakosodott. Ha a cégünk egy bizonyos iparágra szakosodott, mindenképpen megéri körülnézni a szakágra specializálódott könyvelők között, illetve ellenőrizni, hogy van-e ebben gyakorlata.
Honnan fogom tudni, hogy megbízható-e?
A könyvelő megbízhatóságára következtethetünk a referenciákból, de a puding próbája mindig az ellenőrzés: ha a cégünk ellenőrzést kap, és a hatóságok nem találnak hibát, akkor valóban megbízható, tehát kincset érő a könyvelőnk. A megbízhatóságot tehát az idő és az ellenőrzések döntik el, de az előzetes tájékozódás és a saját megérzéseink is sokat nyomnak a latba annak eldöntésére, hogy őt választom-e. Hiszen könyvelőt választani majdnem olyan jelentős, mint cégtársat vagy üzleti partnert.
Hogyan és mikor szerződjek?
Ugyancsak számottevő tényező maga a szerződés: annak pontos megállapítása, hogy kinek mi a feladata egészen részletekbe menően. Így az ügyfél, a könyvelő is tudja, mire számíthat. Érdemes naptári év kezdetére időzíteni a szerződést, hiszen így tiszta lappal indulhat a könyvelő, nem kell - hiszen nem is feladata - az esetleges előző évi hibákat neki korrigálnia. Ha nem január elsején kezdődik az együttműködés, jó időpont lehet még június 30. vagy szeptember 30. is.
Alapkövetelmény, hogy a könyvelőnek legyen felelősségbiztosítása, és a szerződésben legyen benne a titoktartás is - hiszen bár a “könyvelői titoktartás” szófordulat nincs még benne a magyar nyelvben, a köztudatban nagyon is - hiszen az anyagi biztonságunk múlhat a könyvelő munkáján. Győződjünk meg róla, hogy a kiválasztott könyvelő rajta van-e a Nemzetgazdasági Minisztérium listáján mérlegképes könyvelőként.
Tisztázni kell azt is, lesznek-e speciális vagy többletfeladatai a cégünket illetően.
Mit csináljak, ha nem jól választottam könyvelőt?
Több oka lehet a könyvelőváltásnak: költözés, a cég modernizálása, amelyet a könyvelő nem tud követni, esetleg emberileg nem találjuk meg a hangot, vagy egyszerűen: a könyvelőnk hibát (hibákat) vétett, és nem akarjuk, hogy további veszteségeink legyenek. Ebben az esetben érdemes év végére időzíteni a váltást, hogy az új évben az új, profi könyvelőnk tiszta lappal indulhasson. A függőben lévő dolgokat zárjuk le, bontsuk fel a szerződést; mindenképp figyeljünk azonban oda, hogy ne haraggal, hanem jó viszonyban váljunk el egymástól - ez mindkét fél javára válik.
Most már tudjuk, milyen könyvelőt keresünk.
